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第二章电算化会计的组织与实施第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回电算化会计工作规划，是对一个地区、一个行业、一个单位、一定时间的电算化会计发展方向、发展目标、发展任务及具体实施所作的安排。学习要点：1．了解电算化会计系统的实施过程。2．理解电算化会计工作的规划与组织工作的意义，掌握电算化会计系统的内容。3．熟悉电算化会计日常管理各个方面的工作及其要求。4．理解电算化会计系统安全控制的必要性，掌握安全控制的内容与要求。3．1电算化会计工作的规划与组织3．1．1电算化会计工作的规划第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回1．电算化会计工作规划的意义（1）有利于科学、合理地安排人力、物力、财力，有效地建立电算化会计系统。（2）有利于科学、合理地控制建立电算化会计系统的整个过程（3）有利于先进的会计软件及软件应用经验的推广和普及（4）有利于做好电算化实施中的各项衔接工作，提高系统的开发效益和运行效益。（5）为电算化会计工作的实施与考核提供了依据。3．1．1电算化会计工作的规划第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．1．1电算化会计工作的规划2．电算化会计规划的分类（1）按作用范围可区分为电算化会计宏观规划和电算化会计微观规划。宏观规划主要指国家电算化会计发展规划、行业电算化会计发展规划和地区电算化会计发展规划。微观规划主要是针对一个单位、一定时期的电算化工作所要达到的目标以及如何有效地实施这个目标而制定的具体的实施计划。（2）按规划作用期可分为长期规划、中期规划和短期规划。长期规划的作用期一般在5年以上。中期规划一般在3至5年之间。短期规划的作用期一般在2年之内。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．1．1电算化会计工作的规划3．电算化会计规划的内容（1）机构及人员配置规划。不同单位可根据其自身的特点，决定是否设立专门的电算化会计机构与相应的计算机专业人员。（2）计算机及其他硬件设备购置规划。（3）软件配置规划。有条件的单位也可以采用购买通用会计软件与对软件的二次开发相结合的方式。（4）费用预算计划。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回最好能建立一个电算化会计工作组织策划机构来具体负责。机构的主要任务：制定本单位电算化工作发展规划，组织电算化会计系统的建立，拟订电算化会计管理制度，组织会计人员参加计算机应用知识培训，负责电算化会计系统的测试与运行。3．1．2电算化会计工作的组织电算化会计工作的组织结构可以分为几下几种方式：（1）分散管理方式。在单位的二级或三级管理部门设立会计机构，每个部门相对独立开展会计核算工作。优点：能调动各部门的积极性。便于各部门根据实际情况决定电算化实施进程。缺点：可能使数据不能共享，影响系统效益。可能造成人力资源闲置或浪费。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．1．2电算化会计工作的组织（2）集中管理方式。成立计算机信息中心。把电算化会计所包括的管理、开发和使用维护等工作都放在单位信息中心处理。会计部门定期按规定向信息中心提供核算和管理所需的数据，由信息中心负责电算化会计的日常运行。优点：提高数据共享程度，有利于计算机资源的利用。缺点：容易出现系统运行质量差，效率低等情况。易产生依赖思想，降低系统的运行效率。（3）集中管理下的分散组织方式。单位内部设立专门的机构，统一负责计算机应用规划工作。统一安排，指导各业务部门开展电算化工作。优点：既照顾了各业务部门的特点，又能统一组织管理。组织结构设置时应考虑以下因素：（1）单位管理模式和组织机构设置。（2）业务规模和性质。（3）现有技术条件和人员状况。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2电算化会计系统的建立电算化会计系统结构如图：会计人员会计软件系统软件（操作系统、数据库管理系统等）计算机硬件会计制度规范图3-2电算化会计系统的组成电算化会计系统的建立主要是指：硬件的配置、系统软件和会计软件的配置、会计人员的配备，各种电算化管理制度的制订。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．1电算化会计硬件配置主要结构模式：单机系统、多机系统、多用户系统、计算机局域网络系统硬件配置：是指电算化会计所需硬件系统的构成模式。1．单机系统是指整个系统中只配置一台计算机以及相应的外部设备。特点：所有的数据集中输入和输出。优点：数据共享程度高，数据一致性好，系统开发周期短、见效快，投资规模小，操作简便，对系统环境要求也不高。缺点：功能较弱，可靠性比较差。不利于设备、数据的共享，容易造成资源的浪费，输入输出往往成为数据处理的瓶颈。适用范围：经济和技术力量比较薄弱、会计业务比较简单、会计管理功能拓展不完整的小型单位。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．1电算化会计硬件配置2．多机系统整个系统中配备多台计算机，各台计算机之间形成松散的结构，数据输入、处理和输出分布在不同的计算机上完成。优点：缓解了单机系统中输入输出的“瓶颈”问题。缺点：不具有实时数据交换能力。其数据共享性能差，系统的整体效率低。适用范围：适用于会计业务比较多，会计机构设置比较分散，系统维护能力强的单位。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．1电算化会计硬件配置3．多用户系统指整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端，数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理结果可直接返回终端用户。优点：实现了对数据的共享，既提高了系统效率，又使系统具有良好的安全性。缺点：系统比较庞大，系统维护的要求比较高。适用范围：适用于会计业务量大、地理分布集中、资金充裕且具有一定系统维护能力的单位。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．1电算化会计硬件配置4．计算机网络系统是指用通讯线路连接的多台计算机组成的一个运行系统，各计算机之间可以通过网络共享服务器上的硬件资源和软件资源，并可以与其他计算机或其他网络进行通讯和交换信息。网络体系包括客户机/服务器（C/S）和浏览器/Web服务器（B/S）等多种方式架构。优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据共享，传输速度较高，容易维护，可靠性较高，使用简便，结构灵活，具有可扩展性。缺点：安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染或受到恶意侵害。适用范围：具有一定的计算机应用基础和较强经济实力的大中型单位。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．2电算化会计软件配置1．会计软件的来源及其选择（2）安全性。就数据管理看，无论是数据输入、加工或存储，还是数据的传递和输出，都有着不同的安全性要求。电算化会计软件的取得方式：（1）在电算化会计系统建立初期，或会计业务比较简单的企事业单位：可考虑选择商品化会计软件。（2）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要求的单位：可定点开发专用会计软件。（3）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开发部分配套的模块。电算化会计系统对会计软件有以下基本要求：（1）合法性。首先其所有功能与规范要符合有关财税法规和财经制度的规定，符合财政部对会计软件基本功能规范所提出的要求。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．2电算化会计软件配置2．商品化会计软件的选择用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：（1）软件功能一个较为成熟的软件具有以下几方面的功能：一是主要功能，包括正确处理会计业务流程，完成会计凭证填制，会计账簿登记，会计报表的生成与输出等工作二是辅助功能，包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一些有利于用户使用软件系统的所有功能。三是服务功能，包括重建文件索引，整理被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，恢复会计信息系统文件以及清理存储空间等功能。四是控制功能，包括输入数据的正确性控制，输出内容范围的控制，数据顺序和方式控制，使用权限的控制等系统控制能力。采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会计人员业务素质要求较高。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．2电算化会计软件配置（3）软件的技术性能技术性能包括使用的数据库系统的安全可靠性能，易学易用易懂的性能等。此外，软件的可维护性，可审计性，可移植性，以及软件运行平台、运行环境（如网络环境、数据库环境）等等，都是需要考虑的因素。（4）售后服务质量（2）本单位会计业务的特点首先是单位的行业特点。其次是单位规模大小、会计业务数据量的多少、会计核算精确度的高低等等。（5）费用商品化会计软件的购置费用一般包括软件价格、实施费用（包括培训和安装费用）、售后服务费用、其他配套费用（如系统软件及防病毒软件的购置费用）和扩充升级费用等。2．商品化会计软件的选择用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．3电算化会计人员配置1．基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位。2．电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位：《会计基础工作规范》中要求：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。”实现电算化处理后，会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。（1）电算化系统主管。系统主管人员负责协调计算机及会计软件系统的运行，要求具备会计和计算机基本知识以及相关的电算化会计组织管理经验。系统主管又可称作系统管理员、账套主管或超级用户，可由会计主管兼任。（2）数据录入。录入人员负责输入记账凭证和其他有关数据，要求具备会计软件操作技能，或通过电算化会计初级培训。实施电算化会计的单位应该要求所有会计人员具备担任会计软件操作员的条件。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．3电算化会计人员配置（4）电算化系统维护。系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据。需要注意的是，系统维护员不应直接对实际会计数据进行操作。（5）数据分析。数据分析员负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备一般的软件操作知识和比较全面的会计知识，最好通过电算化会计知识中级培训。（3）凭证审核。凭证审核员负责审核输入的会计数据以及对输出的账簿、报表进行确认。要求会计人员具备会计和计算机双方面的基本知识，达到电算化会计初级培训的水平。（6）会计档案保管。档案保管员负责各种会计档案资料的保管工作以及数据资料的安全保密工作。2．电算化会计岗位。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．3电算化会计人员配置电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式：第一种是由财政部组织开展的初级、中级和高级电算化会计培训。培训对象是在职的会计人员。第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训。第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的电算化会计培训。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．4电算化会计规范的确立财政部颁布的《会计电算化管理办法》规定，采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：（1）使用的会计软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。（4）有严格的操作管理制度。主要内容包括：①操作人员的工作职责和工作权限。②预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。③预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施。④必要的上机操作记录制度。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．2．4电算化会计规范的确立（5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：①保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。②会计数据和会计软件安全保密的措施。③修改会计软件的审批和监督制度。（6）有严格的会计档案管理制度。第2章电算化会计的组织与实施上页下页返回3．3电算化会