登记会计账簿

第二节登记会计账簿一、启用表与扉页的填制为了确保账簿记录的合法性和完整性，明确记账责任，在启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表，表内详细载明：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖有关人员名章和单位公章。更换记账人员时，应办理交接手续，在交接记录内填写交接日期和交接人员姓名并签章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编写页数，不得跳页、缺号。使用活页式账簿，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编写页码，另加目录，记录每个账户的名称和页次。二、总账的登记要点为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，并符合下列要求：（一）准确完整。“登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。（二）注明记账符号。账簿登记完毕后，应在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画“√”，表示记账完毕，避免发生重记或漏记。（三）文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，不要写满格，一般应占格距的二分之一，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。（四）正常记账使用蓝黑墨水。为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。在会计的记账书写中，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如果数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。（五）特殊记账使用红墨水。下列情况，可以用红色墨水记账：1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；前一讲，我们学习会计账簿的主要内容，如何选用会计账簿及账簿的格式。今天，我们学习总账的登记、日记账的登记、明细账的登记、月末、年末结账、及账簿的更换与保管。引言2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。（六）顺序连续登记。各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，更不得随便更换账页和撤出账页，作废的账页也要留在账簿中，如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。（七）结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样，以表示余额的方向。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在“余额”栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“0”应当放在“元”位。（八）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页发生额合计数及余额，在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。（九）登记发生错误时，必须按规定方法更正，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更下、红字更正、补充登记等方法更正。（十）定期打印。《会计基础工作规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”这是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总记账凭证等登记。【例题·多选题】可以用红色墨水记账的情况有（）。A.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录B.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数C.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额D.以上都对【答案】ABCD三、日记账的登记要点（一）库存现金日记账的登记方法库存现金日记账由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务）登记现金收入，根据现金付款凭证登记现金支出；并根据“上日余额+本日收入—本日支出=本日余额”的公式逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。库存现金日记账的具体登记方法如下：1.日期栏：是指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。2.凭证号栏：是指登记入账的收付款凭证的种类和编号。3.摘要栏：是指说明登记入账的经济业务的内容，文字要简练，但要能说明问题。4.收入、支出栏：是指现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和现金支出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金实存数核对，即通常所说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终，计算现金收付和结存的合计数，通常称为“月结。”【例题·判断题】库存现金收入是根据收款凭证登记的。（）。【答案】错误【解析】库存现金收入是根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务）登记的。（二）银行存款日记账的登记方法银行存款日记账是由出纳人员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记，其登记方法与库存现金日记账的登记方法基本相同。根据银行存款收款凭证和有关的库存现金付款凭证（库存现金存入银行的业务）登记银行存款借方（收入）栏，根据银行存款付款凭证登记其贷方（支出）栏，每日终了应结出余额。“银行存款日记账”应定期和“银行对账单”核对，至少每月核对一次。月度终了，企业账面余额和银行存款对账单之间如有差额，必须逐笔查明原因进行处理。并按月编制“银行存款余额调节表”调节相符。【例题·单选题】银行存款日记账应定期和（）核对。A.收款凭证B.付款凭证C.银行对账单D.银行存款总账【答案】C四、明细账的登记要点明细分类账的登记方法通常有以下几种方法：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细分类账；三是根据记账凭证登记明细分类账。不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。现金、银行存款账户由于已设置了日记账，不必再设明细账，其日记账实质上也是一种明细账。（一）三栏式明细分类账的登记。三栏式明细分类账设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。三栏式明细账适用于只进行金额核算有的库存现金日记账设置了对方科目栏，是指库存现金收入的来源科目或支出的用途科目。如从银行提取现金，其来源科目（即对方科目）为“银行存款”。其作用在于了解经济业务的来龙去脉。特别提示的账户，如应收账款、应付账款、实收资本等账户。【例题·多选题】三栏式明细分类账设有（）三个栏目。A.借方B.贷方C.科目D.余额【答案】ABD（二）多栏式明细分类账的登记。多栏式明细分类账是将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。多栏式明细分类账适用于成本费用类科目的明细账登记。在实际工作中，成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲销。（三）数量金额式明细分类账的登记。数量金额式明细分类账其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）栏都分别设有数量、单价和金额三个专栏。该明细账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户。每次进行明细登记时，除登记金额栏外，还需相应登记收发材料的数量与单价。五、月末结账要点对于应办理月结的账户，在各账户最后一笔记录下面通栏划一条红线，在红线下结算出本月发生额及月末余额（如无余额，应在“余额栏”内注明“0”符号并在“借或贷”栏内写上“平”字），并在摘要内注明“本月合计”或“本月发生额及余额”字样，然后在下面通栏再划上一条红线。【例题·多选题】对于应办理月结的账户，应在（）。A.各账户最后一笔记录上面通栏画一条红线B.各账户最后一笔记录下面通栏画一条红线C．“本年合计”行上面通栏画一条红线D．“本年合计”行下面通栏画一条红线【答案】BD六、年末结账要点对于应办理年结的账户，在各账户12月份月结数字下，结算填列全年12个月的发生额及年末余额，并在摘要栏内注明“本年合计”或“本年发生额及余额”字样，然后在下面通栏再划上双红线，表示“封账”。有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏内注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。即将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。【例题·多选题】对于应办理年结的账户，正确的有（）。A.在“本年合计”行下面通栏画单红线B.在“本年合计”行下面通栏画双红线C.有余额的账户，要将其余额结转下年D.以上都对【答案】BC【例题·判断题】年初将有余额账户的余额记入新账余额栏时，需编制记账凭证（）。【答案】错误【解析】将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证。七、账簿的更换与保管（一）账簿的更换为了保持账簿资料的连续性，每年年末都要更换新账。1.总账、日记账和大部分的明细账，每年更换一次。年初，要将旧账各账户年末余额直接转记到新账各账户的第一行中，并在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。上年旧账各账户最后一行“摘要”栏内注明“结转下年”字样，并将其下面的空行划一条斜红线注销。旧账余额过入新账时，不需要编制记账凭证。2.对于数额变动较小、内容格式特殊的明细账，如固定资产明细账，可以连续使用多年，而不必每年更换新账。（二）会计档案的保管会计凭证、会计账簿和会计报表都是企业的会计档案和历史资料，必须妥善保管不得销毁和丢失。正在使用的账簿，应由经管账簿的会计人员负责保管。年末结账后，会计人员应将活页账簿的空白账页抽出，并在填写齐全的“账簿启用及经管人员一览表”、“账户目录”前加上封面，固定装订成册。经统一编号后，与各种订本账一起归档保管。各种账簿的保管年限如表4-6所示。表4-6会计档案保管期限一览表档案名称保管期限备注一、会计凭证类1、原始凭证15年2、记账凭证15年3、汇总凭证15年二、会计账簿类1、日记账15年其中：现金日记账和银行存款日记账25年2、明细账15年3、总账15年包括日记总账4、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5、辅助账簿15年三、财务报告类包括各级主管部门的汇总财务报告1、月、季度财务报告3年包括文字分析2、年度财务报告永久包括文字分析四、其他类1、会计移交清册1