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第三章会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了：一、《会计电算化管理办法》二、《会计核算软件基本功能规范》三、《会计电算化工作规范》四、《会计基础工作规范》五、《会计档案管理办法》一、《中华人民共和国会计法》1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》再次以法律的形式规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。二、《会计基础工作规范》1996年6月17日，财政部发布《会计基础工作规范》，对会计电算化工作做了具体规范。三、《会计档案管理办法》1998年8月21日，财政部发布《会计档案管理办法规定》，采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证１５年2记账凭证１５年3汇总凭证１５年二会计账簿类4总账１５年包括日记总账。5明细账１５年6日记账１５年现金和银行存款日记账保管２５年。7固定资产卡片固定资产报废清理后保管５年。8辅助账簿１５年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。9月、季度财务报告３年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册１５年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表５年15银行对账单５年企业和其他组织会计档案保管期限表第二节会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求(p44)根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量假设）3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。第二节会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求(p44)根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量假设）3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。会计分期财政年度又称预算年度。国家预算的有效起止期限，通常为1年。1月1日起至12月31日止：中国、法国、德国、波兰、奥地利等4月1日至下年的3月31日止：英国、加拿大、日本、印度等7月1日起至下年6月30日止：瑞典、孟加拉国、巴基斯坦、苏丹等10月1日起至下年9月30日止：美国、尼日尔、泰国第二节会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。“垃圾进，垃圾出”会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。第二节会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求（一）对初始数据输入的基本要求(P45)在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。第二节会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求（二）会计核算软件输入原始凭证的相关要求（了解）会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期填制凭证单位或填制人姓名接受凭证单位名称经济业务内容、数量、单价和金额等P68，第十九条第二节会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求(p45)1.（P67，第十三条）2.（P67，第十四条）3.（P67，第十四条）在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：（1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。第二节会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求1.（P68，第十六条）修改功能2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。（P68，第十七条）3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。（P68，第十七条）4.（P68，第十八条）5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。（无论什么凭证都需要审核）第二节会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求（五）会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求P68，第二十二条、二十三条1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。第二节会计核算软件的要求2011年3月27日外汇牌价货币名称现汇买入价现钞买入价卖出价基准价英镑1046.431014.121054.831056.85港币83.9583.2884.2784.13美元654.37649.12656.99655.80瑞士法郎710.77688.83716.48722.35新加坡元517.64501.66521.80520.24瑞典克朗102.3299.16103.14103.77丹麦克朗123.30119.50124.29124.72挪威克朗116.49112.90117.43118.02日元8.02637.77858.09078.0968第二节会计核算软件的要求三、会计数据处理功能的基本要求会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在三个方面。记账结账报表生成其他方面（一）对会计核算软件记账功能的基本要求P46会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。账账相符5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。但年底可以例外。（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求1.根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。2.而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。3.对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。（四）会计核算软件提供的的其他处理功能1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。（P69，第二十五条）2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。四、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出的形式:屏幕查询输出会计数据输出的最基本形式打印输出会计数据输出的最基本形式通过软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出利用网络传输输出多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出)（一）会计软件提供查询的相关要求对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，当然提供的信息越全面越好。会计软件必须提供以下查询功能：P451.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。4.查询往来账款项目的结算情况。5.查询本期和以前各期的会计报表（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求会计软件必须提供以下打印输出功能：（七项）1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。（P70，第三十一条）2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。（P70，第三十二条）3.会计软件必须提供