第3章财务会计循环与总帐系统

第3章财务会计循环与总帐系统【学习目的与要求】掌握财务会计循环的概念理解财务会计循环的流程掌握总帐子系统的初始设置掌握凭证管理的基本功能等等第一节财务会计循环概述一、财务会计循环（一）、财务会计循环的基本概念财务会计循环，是指财会人员通过设置会计科目、填制凭证、复式记帐、编制财务报表等一系列方法，获取企业经营活动的数据进行加工、存储、汇总，以达到全面、系统的反映企业人、财、物、供、产、销等经营活动信息，并通过财务报告为投资人、债权人、经营管理者、政府部分提供财务报告的一系列核算工作第一节财务会计循环概述一、财务会计循环（一）财务会计循环的基本概念财务报告获取经营活动的数据编制凭证复式记帐编制与提交报告第一节财务会计循环概述一、财务会计循环（二）从价值管理的视角理解财务会计循环（三）从信息系统角度理解财务会计循环1、数据采集2、数据加工3、报告信息第一节财务会计循环概述二、财务会计循环的基本特征（一）规范性强（二）综合性强（三）集成性要求高（四）正确性要求高第一节财务会计循环概述二、财务会计循环的风险分析财务报告不仅仅是经营管理者使用，投资人、债权人、经营管理者、政府都是使用者，所以，正确、真实、有效与否影响很大，存在的风险不言而喻第一节财务会计循环概述案例：顾雏军案顾雏军是格林柯尔系的创始人，旗下控制科龙电器等五家上市公司，善玩各种左手倒右手的资本游戏。2005年1月登上了第二届“胡润资本控制50强”的榜首。2005年9月顾雏军正式被捕，2008年因虚假注册、挪用资金等罪一审获判有期徒刑十年。第一节财务会计循环概述案例：（续）顾雏军曾于天津大学任教，是顾氏制冷剂的发明者。曾任格林柯尔科技控股有限公司董事会主席、格林柯尔制冷剂（中国）有限公司董事长、顺德格林柯尔企业发展有限公司执行董事、广东科龙电器股份有限公司董事局主席和合肥美菱股份有限公司董事长。第一节财务会计循环概述案例：（续）顾雏军使用的手段有：虚假银行收付凭证虚假银行存款账簿记录虚假银行对账单隐瞒每笔资金的转入与转出伪造公司印章，虚构科龙的销售收入……编制虚假报表第一节财务会计循环概述所以，一个企业的总账系统运行的好与坏，就决定着财务会计循环风险的大与小，一个企业的财务循环出现的问题，可能会导致企业巨大损失，而且会给整个资本市场带来灾难第二节财务会计循环的流程分析一、手工环境下的账务处理流程分析二、手工环境下账务处理流程的缺陷（一）数据大量重复（二）信息提供不及时（三）准确性差（四）工作强度大三、IT环境下帐务处理的基本流程设计（一）帐务处理流程中的主要角色1、业务人员2、凭证编制人员3、凭证审核人员4、记账与结帐人员5、查询与分析人员第二节财务会计循环的流程分析三、IT环境下帐务处理的基本流程设计（二）帐务处理流程P.63图3－4（三）对“银行对账”加工进一步细化P.64图3－5第二节财务会计循环的流程分析四、IT环境下和手工环境帐务处理的异同分析1、数据处理的起点与终点不同2、数据处理方式不同3、数据存储方式不同4、对账的方式不同5、会计资料的查询统计方式不同第二节财务会计循环的流程分析一、总账子系统的目标及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面高效、正确完成记账的数据处理过程随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个期间的各种帐表建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递与数据共享第三节总账子系统的总体设计二、总账子系统的基本功能1、初始设置6、会计报表2、凭证处理7、辅助管理3、出纳管理8、系统服务4、期末处理9、其他5、账簿处理第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略在会计信息系统中，帐、证、表是主要的数据形式，在计算机的存储器中都将用数据文件来加以存放这些数据文件又分三类：基础数据文件主数据文件临时数据文件第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略基础数据文件：是账套运行的基础，一般在一次设定后更新很少的，如科目文件、凭证类型文件、人员权限文件等第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略主数据文件：是账套运行后产生的经济业务的重要数据文件，必须长期保存的，如凭证文件。第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略临时数据文件：是账套运行后产生的、在帐务处理结束之后不需要保存可以删除的数据文件，如临时凭证文件、银行对账文件第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略数据的存储策略实际上就是如何涉及文件结构，如何存放相应数据，以及今后文件如何保存第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略如：会计科目文件这是一个基础数据文件，关键是应该在文件中设计多少字段，用以存储科目的相关信息第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略如：会计科目文件每一个科目，除了基本的属性－－名称、编码、科目性质，还有辅助的属性－－－项目核算、外币核算等等第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略所以，方案一：第三节总账子系统的总体设计序号字段名称说明1科目编号如1001、100022科目名称如银行存款3科目类型如资产、负债4余额方向如借、贷三、总账子系统主要数据文件与存储策略方案二：序号字段名称说明1科目编号如1001、100022科目名称如银行存款3科目类型如资产、负债4科目级别如一级、二级5上级科目上机科目编码6是否末级科目T或F7余额方向如借、贷三、总账子系统主要数据文件与存储策略方案三序号字段名称说明1科目编号如1001、100022科目名称如银行存款3科目类型如资产、负债4科目级别如一级、二级5上级科目上机科目编码6是否末级科目T或F7辅助核算如部门核算、项目核算等8余额方向如借、贷三、总账子系统主要数据文件与存储策略又如：记账凭证文件与会计科目不同的是，记帐凭证数据文件设计时，主要考虑的问题是如何保存一张凭证第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略我们看到，每一张记账凭证涉及到的借贷科目数量是不一样的，那么数据文件中需要设定几个借方、几个贷方呢？第三节总账子系统的总体设计三、总账子系统主要数据文件与存储策略实际上，我们往往采用“以不变应万变”的存储策略，就是每一张凭证都拆成一借一贷的关系这样，数据文件的结构就容易确定了：第三节总账子系统的总体设计记账凭证文件：第三节总账子系统的总体设计序号项目说明1凭证类别如“收款”2凭证号如“120001”3日期如“2010－12－15”4摘要如“提现金”5科目编码如“1001”6借贷标志借或贷7金额8附件9录入输入员名10审核审核员名11记账记帐员名三、总账子系统主要数据文件与存储策略另外：记账凭证是主文件，数据需要长期保存，而长期保存时主要是针对业务数据，所以，上述文件结构一般适应于临时凭证文件，作为长期保存的数据可以适当删减第三节总账子系统的总体设计一、账套设置二、会计科目体系设计与初始设置•1、会计科目编码设计的必要性•便于反映会计科目的逻辑关系•保持会计科目的唯一性•便于计算机处理和分类•节省存储空间•提高处理速度第四节总账子系统的初始设置一、账套设置二、会计科目体系设计与初始设置•2、会计科目编码方法•－－一般采用分组码第四节总账子系统的初始设置一、账套设置二、会计科目体系设计与初始设置•3、科目编码设计的基本原则•规定性原则•层次性原则•一致性原则•简短性原则•扩展性原则第四节总账子系统的初始设置