第一章 会计电算化概述

第一章会计电算化概述第一节会计电算化简介我国会计信息化工作经历了模拟手工记账的探索起步阶段、与企业其他业务相结合的推广发展阶段、适应会计准则和制度的发展要求引入会计专业判断的渗透融合阶段及与内部控制相结合建立ERP系统的集成管理阶段一、模拟手工记账的探索起步阶段“会计电算化”一词是1981年8月财政部和中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。在当时是指电子计算机信息技术在会计工作中的应用，简称为“会计电算化”。而我国把计算机技术与会计学交叉的应用学科称为“电算化会计”，二者在所指的对象上是有所不同的。国外最早使用计算机处理会计业务是1954年美国通用公司用计算机处理工人工资。该阶段的基本特征是采用相应的数据库管理系统，开发企业自身的“账务处理系统”。其目的是让会计人员从复杂的手工劳动中解放出来，减轻会计人员的工作量，提高劳动效率和信息输出速度。这一时期发布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》（1989年12月）和《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》（1990年7月）两个文件，确定了商品化会计核算软件的评审制度和标准。二、与企业其他业务的推广发展阶段这一阶段的主要特征是在企业组织内部实现会计信息和业务信息的一体化，并在两者之间实现无缝联结，使会计信息和业务信息能够做到你中有我、我中有你。既减少了数据输入的工作量，又实现了数据的一致性，保证了数据的共享性。财政部先后发布了《关于发展我国会计电算化实业的意见》（1994年5月）、《会计电算化管理办法》（1994年6月）、《会计电算化工作规范》（1996年6月）。三、引入会计专业判断的渗透融合阶段在这一时期，企业纷纷建立了以会计电算化为核心的管理信息系统和企业资源计划，但其实质任然停留在会计电算化阶段。四、与内部相结合建立ERP系统的集成管理阶段2008年6月由财政部、国资委、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布的《企业内部控制基本规范》，标志着我国内部控制规范建设取得了重大突破和阶段性成果，是我国企业内部控制建设的一个重要里程碑。会计电算化解决的是利用信息技术进行会计核算和报告工作的相关问题。会计信息化则是在会计电算化工作的基础上，以构建和实施有效的企业内部控制为指引，集成管理企业的各种资源和信息。故会计电算化是会计信息化的初级阶段和基础工作。第二节会计核算软件一、会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件、无形资产核算管理软件、货币核算管理软件、材料核算管理软件、销售核算管理软件、财务成果核算管理软件、资本运营核算管理软件、费用核算管理软件、报表管理软件等，均可视为会计核算软件。大型企业中应用的企业资源计划（EnterpriseResourcesPlanning,简称ERP）软件中也包含有处理会计核算数据的功能，这部分功能模块也属于会计核算软件的范畴。二、会计核算软件的分类（一）通用与专用会计软件这是按会计软件按使用范围划分的1、通用会计软件通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。我国通用会计核算软件以商品化软件为。通用会计核算软件又可分为全国通用和行业通用。通用会计核算软件具有以下特点：（1）通用性强。（2）需要初始化处理。（3）功能全面。（4）见效快、成本低。不足之处：会计核算软件越通用，系统初始化的工作量就越大，计算机系统的资源占用和浪费就越严重，用户的某些特殊核算要求难以得到满足等。这就应运而生了一些具有针对性的专用会计软件。对于如何选择会计核算软件，《会计电算化工作规范》指出：“选择通用会计核算软件应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性好满足审计要求等方面的问题”。其中：（1）合法性。主要是指会计核算软件应该符合国家会计制度及《会计核算软件基本功能规范》的要求。（2）安全性。主要是指会计核算软件应有防止会计信息被泄露和被破坏的能力，以及防错、查错和纠错的能力。（3）正确性。这是最基本的要求，即会计核算软件必须能够正确处理会计业务，产生并输出内容和格式都是正确的账簿和报表。（4）可扩充性。主要是指会计核算软件可以灵活地扩充功能，以适应会计核算和财务管理发展的需求。（5）方便性。一是会计核算软件的流程和操作是否容易理解和学习，二是会计核算软件的操作是否方便。2、专用会计核算软件专用会计核算软件又叫定点开发会计核算软件，一般是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要自行开发、委托其他单位开发或与软件公司联合开发的，供本单位使用的会计核算软件。（二）单用户和多用户软件这是按硬件结构划分的。三、会计核算软件的功能模块（一）会计核算软件的构成会计核算软件基本功能的系统组成应包括：账务处理、货币资金核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、应收/应付款核算、成本与财务成果核算、会计报表生成与汇总等，这些功能模块又叫子系统或系统。1、账务处理模块账务处理模块是会计核算软件的核心模块，它是以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等功能。它还应具有往来管理、部门核算和项目核算等功能。2、应收应付款核算功能模块应收/应付款核算功能模块主要根据应收应付业务的有关凭证，完成应收账款、应付账款的往来业务的登记、核销工作，以及应付票据、预收账款、预付账款的核算等。3、固定资产核算功能模块主要完成固定资产增减变动登记和计算、计提折旧。4、存货核算功能模块存货核算功能模块主要是对存货的收、发、存业务进行会计核算，完成存货的计价，生成与存货有关的转账凭证，输出各种存货的明细账，以及盘亏、盘盈等相关的明细账。5、销售核算功能模块6、工资核算功能模块工资核算功能模块以职工个人的工资原始数据为基础，完成职工应发、实发工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用分配转账凭证，传递给账务处理功能模块等。工资可分为基本不变数据（姓名、部门、参加工作时间、基本工资等）和变动数据（出勤天数、加班天数等）。7、成本核算功能模块成本核算功能模块的基本任务是归集和分配各种成本费用，计算产品的总成本和单位成本，计算和结转成本差异，输出成本核算的相关信息。8、会计报表生成与汇总功能模块会计报表生成与汇总功能模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，从账务处理系统中的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等。9、财务分析功能模块财务分析功能模块是能够利用会计核算数据进行会计管理和分析的功能模块。一般来说可以完成比率分析、结构分析、对比分析和趋势分析随着会计电算化水平的提高，会计核算软件正在由核算型向管理型方向发展。管理型的会计信息系统与核算型的电算化会计核算软件系统的主要区别在于各子系统除了有核算功能外，还增加了预测、计划制定、控制、评价和决策支持等管理上的功能，因此各子系统的名称也将随着功能的变化而改变。（二）会计核算软件各功能模块之间的相互联系1、各功能模块之间的联系会计软件各功能模块是独立的，但不是孤立的，各功能模块之间或多或少总存在某些联系，它们相互作用、相互依赖，共同实现会计的反映、控制和监督职能。各功能模块间的相互作用、相互依赖关系主要表现在控制联系和数据传递联系上。控制联系是指一个功能模块的输出状态对另一个功能模块输出状态和行为产生影响。数据联系是指一个功能模块的数据输出作为另一个功能模块的数据输入，供其加工处理并实现数据共享。会计核算软件各功能模块之间主要表现为数据联系。账务处理模块、成本核算模块是数据联系最复杂的两个功能模块，设计时应引起高度重视。账务处理模块是会计核算软件的核心模块。该模块以机制记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起构成完整的会计核算系统。四、会计核算软件与手工会计核算的异同（一）相同点目标一致、遵守共同的会计准则和会计制度、遵守共同的基本会计理论和会计方法、会计数据处理流程大体一致（二）不同点核算工具不同、信息载体不同、记账规则不完全相同、账务处理流程类型存在差别、内部控制方式不同补充1、会计电算化的含义会计电算化的概念有狭义和广义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括1、会计电算化软件的开发和应用，2、会计电算化人才的培训，3、会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，4、会计电算化软件市场的培育与发展等。会计电算化的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳。从会计电算化实现的功能来看，会计电算化主要内容分为会计核算电算化、会计管理电算化和会计决策电算化。会计核算电算化是会计电算化的初级阶段，主要是运用计算机代替手工核算，完成日常会计核算业务。这一阶段的主要工作内容包括：设置会计科目电算化、填制会计凭证电算化、登记会计账簿电算化、成本核算电算化、编制会计报表电算化等。会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关信息，借助计算机会计管理软件提供的功能和信息，帮助财会人员合理地筹措和运用资金，以达到节约生产成本和费用开支，提高经济效益的目的。会计管理电算化的主要任务是进行会计预测、编制财务计划、进行财务控制和开展会计分析等。又叫中级电算化。会计决策电算化是会计电算化的高级阶段。随着会计电算化事业的发展，会计电算化的内容也在不断丰富，必将在会计核算电算化和会计管理电算化的基础上进一步发展出电算化的辅助决策功能，也称为会计决策支持系统。决策支持系统是一种辅助决策人员进行决策的系统，它不是代替人决策，而是以现代信息技术为手段．为决策者提供所需的各类信息，提供种种科学方法和数学模型，帮助决策者能够选择到最佳方案，以减少或避免决策失误，降低决策风险。2、会计电算化的作用（1）提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。（2）提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。（3）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。3、会计电算化的管理体制《会计核算软件管理的几项规定(试行)》及该规定的《说明》中明确规定：财政部管理全国的会计电算化工作；地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作；各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。中国人民解放军总后勤部财务部具体负责军队的会计电算化管理工作。财政部门管理会计电算化的基本任务是：（1）制定会计电算化规划并组织实施。各级财政部门和业务部门要根据本地区、本部门实际情况制定本地区、本部门的会计电算化事业的发展规划，并采取切实有效的措施组织实施，有计划、有步骤地推动我国会计电算化事业的发展。（2）制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督。加强对会计核算软件市场的管理，以推动会计核算软件的规范化、专业化、商品化的发展。（3）促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平。（4）组织开展会计电算化人才培训。开展会计电算化工作，人才是关键。只有培养出—大批既懂会计又懂计算机的复合型人才，才能加快我国会计电算化事业的发展步伐。4、会计核算软件的功能模块划分的基本原则：（1）适用性：包括软件的可移植性，可扩展性，可维护性。（2）高内聚低耦合原则：内聚度是指一个功能模块内各个功能之间的联系程度，耦合度是指软件各功能模块间的联系程度。软件应尽量减少模块间的联系。（3）可靠性原则：可以减少软件出错的可能。（4）符合会计核算基本要求的原则。（5）通用性原则。（6）以账务处