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1第三章会计凭证和会计账簿【教学目的】通过本章学习，要求学生掌握会计凭证和会计账簿的作用及其种类；掌握会计凭证的填制方法和会计账簿的登记方法；掌握编制报表前的账项调整、对账结账和财产清查等工作的具体内容。【教学重点与难点】⑴会计核算的具体组织形式。⑵总分类账和明细分类账的平行登记原则。⑶错账的三种更正方法。⑷账项调整的具体内容。⑸财产清查的组织及实施。第一节会计凭证一、会计凭证的意义及种类（一）会计凭证的意义会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是记账的依据。通过会计凭证的填制与审核，可以检查每笔经济业务是否真实、正确、合法、合规。通过会计凭证的填制与审核，可以明确和加强经济管理的岗位责任制。（二）会计凭证的种类会计凭证按其填制的程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证。1．原始凭证原始凭证俗称单据，它是证明经济业务已经发生，明确经济责任，并据以记账的原始依据。原始凭证按其来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。2．记账凭证记账凭证是根据原始凭证或原始凭证汇总表的经济内容，应用会计科目和复式记账法确定会计分录，并作为记账依据的一种会计凭证。记账凭证，按其反映的经济业务内容不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证和付款凭证用于现金、银行存款的收付款业务，转账凭证用于不涉及现金和银行存款收付的其他经济业务，即转账业务。这种记帐凭证被称为专用凭证。也有一些企业不分收款、付款和转账业务，均使用一种记账凭证，这种记账凭证称为通用记账凭证。2二、会计凭证的填制（一）原始凭证的填制1．原始凭证的基本内容2．原始凭证填制的基本要求：①真实可靠，②内容完整，③填制及时，④书写清楚，⑤顺序使用。（二）记账凭证的填制1．记账凭证的基本内容2．记账凭证填制的基本要求：①审核无误，②内容完整，③分类正确，④连续编号。3．记账凭证填制的具体要求（1）除结账和更正错误外，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。（2）一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。（3）填制记账凭证时，如果发生错误，应当重新填制。（4）实行会计电算化的单位，其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求，并应认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。（5）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。（6）摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精炼。4．记账凭证填制举例（1）专用凭证的填制①收款凭证的填制。凡是涉及到现金或者银行存款增加的，应填制收款凭证。②付款凭证的填制。凡是涉及到现金或银行存款减少的，应当填制付款凭证。需要注意的是：对于从银行提取现金或将现金存入银行等业务，只需填制付款凭证，不再填制收款凭证，以免重复记账。③转账凭证的填制。凡是不涉及到现金和银行存款增、减变化的业务，应当填制转账凭证，转账凭证根据不涉及现金和银行存款收付的转账业务的原始凭证填制。（2）通用凭证的填制[具体填制举例见书P52-54页]三、会计凭证的审核（一）原始凭证的审核对原始凭证的审核从以下三个方面进行：31．合法性、合规性、合理性审核。即审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家的有关方针、政策、法令、纪律；是否违反财务、会计制度；审批手续是否完备。2．完整性审核。审核原始凭证的内容是否填写齐全，有关经办人员是否都已签名或盖章，是否经过主管人员审批同意，手续是否完备，书写是否清晰。3．正确性审核。审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额、合计数等有无差错，大写与小写金额是否相符等。（二）记账凭证的审核记账凭证须在记账前经过专人审核，审核的主要内容是：1．记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容和张数是否与记账凭证相符。2．记账凭证所确定的会计分录正确与否。3．记账凭证中的有关项目填列是否齐全，有无错误，有关人员是否签名或盖章。四、会计凭证的传递与保管（一）会计凭证的传递会计凭证的传递，是指会计凭证从编制、办理业务手续、审核、整理、记账，到装订保管的全过程。为组织好会计凭证的传递，在确定会计凭证的传递程序和传递时间时应考虑以下几点：1．应根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营管理上的需要具体规定各种凭证的联数和传递程序；注意流程的合理性，避免不必要的环节，以免影响传递的速度。2．应根据有关部门和人员办理必要业务手续的需要，确定凭证在各个环节上的停留时间。3．应通过调查研究，协商制订会计凭证的传递程序和传递时间。（二）会计凭证的保管会计部门根据会计凭证登记账簿以后，应将各种记账凭证按照编号顺序连同所附原始凭证，定期装订成册，以防散失。为了便于查阅，每册凭证都应加具封面，载明单位名称，记账凭证的种类、张数、起讫号数及其所属的年度、月份、起讫日期。装订成册的会计凭证应加粘封签，并由会计主管人员盖章。对某些数量过多，或今后需要抽出利用的原始凭证，也可另行装订或单独保管，但应在记账凭证中注明。如遇特殊情况，需要某项凭证作证时，应予复制，避免抽出原凭证而导致原册残缺。4会计凭证要集中保管，并按年和月的顺序排列，以便查阅。查阅时应有一定的手续制度，一般不得出借。会计凭证应按会计制度规定的保管期限归档保管，保管期满后，必须按规定手续，报经批准后才能销毁。第二节会计账簿一、会计账簿的意义及种类账簿是由一定格式、相互联系的账页组成，用来序时、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。（一）账簿的作用1．通过账簿可以全面、系统地反映企业的经济活动情况。2．利用账簿记录，既可提供总括的核算资料，又可提供明细的核算资料。3．利用账簿记录可以为编制财务报告提供完整的数据。（二）账簿的种类1．账簿按其用途分类账簿按其用途分类，一般可分为序时账簿、分类账簿和备查登记簿。（1）序时账簿，也称日记账。是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。常用的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账。（2）分类账簿，简称分类账。是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿。按账簿反映内容详细程度的不同，又分为总分类账（简称总账）和明细分类账（简称明细账）。（3）备查登记簿，也称辅助登记簿。是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿。2．账簿按其外表形式分类账簿按其外表形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。（三）会计账簿的基本要素会计账簿格式多种多样，总分类账、明细分类账和日记账等主要账簿一般由封面、扉页和账页等构成。二、会计账簿登记的基本要求（一）启用账簿的规则（二）登记账簿的规则51．准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。2．注明记账符号。3．书写留空。4．正常记账使用蓝黑墨水。在特殊情况下，可以使用红色墨水记账。（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；（2）在不设借方或贷方栏的多栏式账页中，登记减少数；（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；（4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。5.顺序连续登记。6.过次承前。（三）错账的更正规则1．划线更正法。在填制凭证、登记账簿过程中，如发现文字或数字记错时，可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线，然后在划线上方填写正确的记录。在划线时，如果是文字错误，可只划销错误部分；如果是数字上错误，应将全部数字划销，不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后，经办人应在划线的一端盖章，以示负责。2．红字更正法。在记账以后，如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时，可以采用红字更正法进行更正。先用红字填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”，据以登记入账。例如，长期借款利息支出5000元，在固定资产已办理竣工决算以前发生的，应记入工程成本，而误记为当期损益。并已登记入账。其订正的方法如下：①用红字金额填制一张与原错误凭证相同的记账凭证，其分录如下：借：财务费用贷：长期借款②用蓝字填制一张正确记账凭证，其分录如下：借：在建工程5000贷：长期借款5000500050006如果根据上列两张记账凭证分别记入有关科目并无错误，但所填的金额大于应填的金额时，也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，以冲销多记部分。在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。例如，收到购货方偿付的货款10000元，多记了90000元，并已入账。其误记分录为：借：银行存款100000贷：应收账款100000为了更正多记的90000元，就应用红字金额填制一张记账凭证。其分录如下：借：银行存款贷：应收账款3．补充登记法。在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可采用补充登记法进行更正。更正时，可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账，并在摘要栏注明“补充×年×月×号凭证少记金额”。例如，通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款6500元，在填制记账凭证时，将金额误记为5600元，少记了900元，并已登记入账。更正时，应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。其补充更正分录是：借：银行存款900贷：应收账款900三、日记账的格式及登记日记账是用来登记现金和银行存款收入、付出和结存情况的账簿。由出纳人员根据与审核无误的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔登记。一般用三栏式。四、分类账的格式及登记根据提供资料的详细程度不同，分类账可分为总分类账和明细分类账。（一）总分类账总分类账简称总账，它是总括反映企业经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等状况的账簿。总分类账的格式一般比较简单，采用较广的是三栏式结构，称为“三栏式总账”。记账时可采用的会计核算程序有以下五种：1．记账凭证核算组织程序900090007记账凭证核算组织程序是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证直接登记总分类账的一种核算形式。2．科目汇总表核算组织程序科目汇总表核算组织程序，亦称记账凭证汇总表核算组织程序。它是根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后据以登记总分类账的一种账务处理形式。科目汇总表是指根据记账凭证汇总编制，列示有关总分类账的一种记账凭证汇总表。它的主要作用是作为记账凭证与总分类账的中间环节，以减少登记总分类账的工作量。3．汇总记账凭证核算组织程序汇总记账凭证核算组织程序是根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，再根据记账凭证编制汇总记账凭证，然后据以登记总分类账的一种账务处理形式。汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证都是分别根据收款凭证、付款凭证和转账凭证进行汇总填制的。汇总的期限一般不应超过10天，每月至少汇总3次，每月填制1张，月终计算出合计数，据以登记总分类账。（1）汇总收款凭证。汇总收款凭证根据收款凭证分别填制现金汇总收款凭证和银行存款汇总收款凭证，并分别与有关贷方科目相对应。（2）汇总付款凭证。汇总付款凭证根据付款凭证分别填制现金汇总付款凭证和银行存款汇总付款凭证，并分别与有关借方科目相对应。（3）汇总转账凭证。根据转账凭证的每一贷方科目填制汇总转账凭证，将与其相对应的科目填制在汇总转账凭证的“借方科目”栏。为了使填制的汇总转账凭证避免漏汇或重汇，在填制转账凭证时，最好使一个贷方科目与一个借方科目相对应。（二）明细分类账明细分类账简称明细账，应根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证逐笔进行登记，也可以定期（3天或者5天）登记。但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记，以便随时与对方单位结算，核对库存余额。明细账的格式，应根据其所反映经济业务内容的特点以及实物管理的要求不