第二讲 电算化会计信息系统

二○○五年二月本讲主要介绍电算化会计信息系统的一些基本概念，以及其特征和数据流程，最后将电算化会计信息系统按照功能模块做了一个子系统的划分，通过本讲的学习，同学们能够对电算化会计信息系统有一个深入的理解。第二讲、电算化会计信息系统二○○五年二月一、会计信息系统一些基本概念二、会计信息系统的特征三、电算化会计信息系统数据处理流程四、电算化会计信息系统的划分及其关系第二讲、电算化会计信息系统二○○五年二月（一）、数据的概念数据是对客观事物属性的描述，是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。如：描述物体的面积：200平方米。数据可以是具体的数字，也可以是文字或图形。（二）、信息的概念1、信息是反映客观世界中各种事物特征和变化的知识，是数据加工的结果，对信息使用者来说，信息是有用的数据。信息必然是数据，但数据未必是信息，信息仅是数据的一个子集，有用的数据才成为信息。一、会计信息系统一些基本概念二○○五年二月（二）、信息的概念2、会计信息特指在会计核算和管理中需要的各项数据，包括资产信息、负债信息、生产费用和成本信息、收入信息、以及有关利润实现和分配的信息。会计信息可分为财务信息、管理和决策信息。（1）财务信息，反映已经发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容。（2）管理和决策信息，指管理和决策所需要的特定信息，如标准成本和实际成本对比分析信息、历史资料比较分析信息、客户信用登记信息、会计预算中的各年度规划等3、信息的特点，信息一般具有可靠性、相关性、时效性、完整性、易理解性，以及可校验性等特点一、会计信息系统一些基本概念二○○五年二月（三）、系统的概念1、系统是由两个或两个以上要素相互联系，相互作用而构成的有机体2、系统的分类（1）、人工系统（2）、自动系统（3）、计算机系统3、系统的特点（1）、独立性：每个系统都是一个相对独立的个体（2）、目的性：每个系统都有其特定的目的（3）、层次性：每个系统可以划分为许多子系统（4）、运动性：系统总是不断同外界有数据交流（5）、适应性：每个系统都能根据需要扩充和压缩自己，以适应系统变化的需要一、会计信息系统一些基本概念二○○五年二月（四）、信息系统的概念1、信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统，即该系统可以收集、输入、处理数据；存储、管理、控制信息；向信息的使用者报告信息，使其达到预定的目标；2、信息系统的功能可以归纳为以下5个方面：（1）、数据的收集和输入；（2）、信息的存储；（3）、信息的传输；（4）、信息的加工；（5）、信息的输出一、会计信息系统一些基本概念二○○五年二月（五）、会计信息系统的概念会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债权人、政府部们提供财务信息、分析信息和决策信息的实体；该系统通过收集、存储、传输和加工各种会计信息，并将其反馈给各有关部门，为经营和决策活动提供帮助。会计信息系统分为手工会计信息系统和电算化会计信息系统。随着计算机在会计信息系统中的广泛应用，目前人们把基于计算机的会计信息系统成为电算化会计信息系统，或者简称为会计信息系统一、会计信息系统一些基本概念二○○五年二月（一）、会计信息系统中会计数据处理方式的演变1、手工会计信息系统阶段2、机械会计信息系统阶段3、电算化会计信息系统阶段（二）、会计信息系统的特点（手工和电算化系统共有）1、信息量大：约占整个管理信息系统的70%2、数据结构复杂：会计信息系统对经济活动的反映主要从资产、负债、所有者权益、成本和损益5个方面进行，这5个方面包含了许多层次的内容，每一个方面又细分为多个分支（多个下级科目），五个方面不仅有内部的增减变化，而且五个方面之间也有增减变化，其变化呈现相互联系的网状结构二、会计信息系统的特征二○○五年二月（二）、会计信息系统的特点（手工和电算化系统共有）3、数据加工处理方法要求严格4、数据的及时性要求高5、数据的全面性、完整性、真实性和准确性要求严格6、数据的安全可靠性要求高7、数据具有可校验性8、同其他子系统联系紧密（三）、电算化会计系统的特征1、数据的准确性明显提高2、数据的处理速度明显提高3、提供信息的系统性、全面性、共享性大大增强4、各种管理模型和决策方法的引入，使系统增强了预测和决策能力二、会计信息系统的特征二○○五年二月（一）、手工会计处理流程1、数据收集2、会计数据处理3、会计信息报告4、会计数据存储（二）、电算化会计处理流程1、数据输入2、会计数据处理3、会计信息输出4、会计数据存储三、电算化会计信息系统数据处理流程二○○五年二月（一）、电算化会计信息系统的划分电算化会计信息系统的划分带有明显的行业特点，行业不同子系统的划分亦不完全相同；工业企业经营活动的特点使包括供、产、销3个环节，其电算化会计信息系统一般划分为账务处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、往来核算、销售核算、成本核算、报表、财务分析和领导查询等子系统。商业企业经营活动的特点是包括进、销、存3个环节。其电算化会计信息系统一般划分为账务处理、工资核算、固定资产核算、采购核算、库存核算、销售核算、报表、财务分析与领导查询等子系统四、电算化会计信息系统的划分及其关系二○○五年二月（二）工业企业电算化会计信息系统各子系统的基本功能结构1、账务处理子系统是电算化会计信息系统中的一个主要子系统，它以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账；银行对账；账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。2、工资核算是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费用分配转账凭证，传递给账务处理子系统3、固定资产核算子系统存储和管理固定资产卡片，进行固定资产的变动核算，，输入固定资产增减变动或项目内容的变化原始凭证以后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片四、电算化会计信息系统的划分及其关系二○○五年二月（二）工业企业电算化会计信息系统各子系统的基本功能结构4、材料核算子系统根据有关凭证，进行材料采购的核算，完成库存材料收、发、结存的核算，自动编制材料费用分配转帐凭证，自动传给账务处理子系统，通常工业企业才需要这种软件，商业和行政事业单位不需要这种软件5、往来核算子系统根据往来业务的有关凭证，完成应收账款、应付账款等业务的登记、核销工作；自动编制有关凭证并传递到账务处理子系统，有的会计软件又划分为应收账款核算、应付账款核算两个相对独立的子系统6、销售核算子系统根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产成品收、发、存核算；销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算。四、电算化会计信息系统的划分及其关系二○○五年二月（二）工业企业电算化会计信息系统各子系统的基本功能结构7、成本核算子系统根据会计核算和管理的要求，计算全部生产费用支出和产品的总成本与单位成本，打印输出规定的成本表，并为成本分析、成本控制、核算销售利润提供必要的成本数据资料8、报表子系统根据会计核算数据，完成各种会计报表的编制与汇总工作；9、财务分析和领导查询子系统财务分析子系统是能够利用会计核算数据，进行会计管理和分析的子系统；领导查询子系统可以从各子系统中提取数据，并将数据进一步加工、整理、分析和研究、按照领导的要求提供有用信息，并以最直观的表格和图形表示。四、电算化会计信息系统的划分及其关系二○○五年二月（三）、电算化会计信息系统中各子系统之间的相互联系电算化会计信息系统中，各业务系统既要对各自的原始凭证进行处理，同时又要汇总原始数据，编制出记账凭证，并传输到账务处理子系统进行账务处理，因此，子系统间的相互关系主要表现为数据传递关系。就各子系统而言，大致分为如下的3种情况进行数据传递。1、单向接收型，如报表子系统2、单向发送型，如工资子系统、固定资产子系统3、双向联系型，如账务处理子系统、成本子系统四、电算化会计信息系统的划分及其关系二○○五年二月（三）、电算化会计信息系统中各子系统之间的相互联系在处理各个子系统相互之间数据的传递关系上，一般有三种做法1、集中传递式，指各个子系统之间的数据传递关系，通过一个专门的自动转账系统来实现，需要建立一个自动转帐系统2、账务处理中心式，指各业务子系统对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接传递到账务处理子系统；账务处理子系统对涉及到成本、费用的凭证进行汇总之后，传递到成本子系统3、直接传递式，指各业务子系统首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证传递到账务处理子系统；同时，工资、固定资产、材料等业务子系统以及账务处理子系统要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本子系统进行成本核算。四、电算化会计信息系统的划分及其关系