第八章 会计电算化的规范与管理

第八章会计电算化的规范与管理第一节会计电算化的法规制度会计电算化法规制度是指国家及会计电算化方面的法律与制度。我国20世纪80年代以来，按照《会计法》规定，财政部制定并发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列国家统一的会计电算化法规制度。一、与会计电算化相关的法规我国政府通过颁布统一的会计法规制度，对单位会计工作做出了具体规范。其中与会计电算化相关的法规条款如下：（一）中华人民共和国会计法1999年10月31日颁布的《中华人民共和国会计法》中以法律形式规定：1.使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定2.使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。（二）会计基础工作规范1996年6月17日由财政部发布的《会计基础工作规范》，有如下条文对会计电算化工作做了具体规范：1.开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。2.清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。3.移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。4.实行会计电算化的单位,对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。5.实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。6.实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。7.实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。8.实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。9.实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。（三）会计档案管理办法采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。二、会计电算化专门法规依据中华人民共和国会计法，财政部于1994年6月颁布《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》，于1996年6月10日颁布《会计电算化工作规范》等一系列有关会计电算化的专门制度，对会计电算化工作的各个方面进行了具体规范。第二节会计核算软件的规范各单位施行会计电算化时应选取会计核算软件，无论是自行研发还是市场购买，核算软件的基本功能必须符合国家的规定。会计核算软件的规范是指在会计数据的输入、输出、处理、安全几大方面的基本功能应符合财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，以保证会计核算软件质量。会计核算软件基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。其主要规范性要求如下：一、会计核算软件总体性要求（一）合法性方面的要求会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。（二）功能性方面的要求1.会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。2.会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，也可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.会计软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（三）技术性方面的要求1.会计核算软件应当符合GB/T19581－《信息技术－会计核算软件数据接口》国家标准的要求。接口标准按国际标准XBRL（网上财务报告标准）在我国尚处于研讨阶段,但其代表将来的发展方向。XBRL标准是指以扩展性标记语言XML为基础，开发的可扩展的商务报告标准。2.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。3.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。（四）管理性方面的要求1.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行，应当建立相应的审批手续。2.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求（重点）会计核算软件中会计数据输入可以采用会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。（一）会计核算软件必须具备初始化功能。会计核算软件初始化功能主要包括以下内容：1.输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括：总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法，包括：记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。4.定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。5.输入操作人员岗位分工情况，包括：操作人员姓名、操作权限、操作密码等。6.会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。（二）会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能1.输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。3.在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；（3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行；（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行；（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。4.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能。5.会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。6.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“－”号或者其它标记表示。7.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，应当经审核确认后生成记账凭证。8.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。（三）会计核算软件对需要输入的原始凭证，按照以下方法进行处理1.输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改；3.在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。4.会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。三、会计数据处理功能的基本要求（重点）会计电算化后数据处理主要由计算机自动进行，对内部数据处理的总要求是符合国家统一会计制度的规定，具体体现为：（一）账簿登记功能会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；2.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账；3.总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；4.会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能；5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。（二）银行对账功能会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。（三）会计核算方法选择功能通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记录。（四）会计报表编制功能会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。（五）结账功能会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。1.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。2.机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。3.结账后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。4.会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。四、会计数据输出功能的基本要求（重点）会计数据一般有屏幕查询、打印输出、磁盘输出及网络传输等输出形式。屏幕查询与打印输出是最基本的输出形式，网络传输主要用于下级分支机构向上级传送账簿与报表时采用，对会计数据输出的一般要求是输出内容完整可靠，格式符合规范。财政部在《会计核算软件基本功能规范》中具体要求是：（一）查询输出会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能。1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；4.查询往来账款项目的结算情况；5.查询到期票据的结算情况；6.查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。（二）打印输出会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。1.会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定；2.会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式