第四章 会计核算软件操作基础知识

第四章会计核算软件操作基础知识第一节电算化会计核算基本流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。一、手工会计核算流程在手工条件下，由于考虑到每个会计人员能够完成的工作量，因此，不同规模和不同业务量的企业可能采用不同的会计核算流程（也称会计核算组织程序），这些会计核算组织程序主要包括：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式。这四种流程有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。科目汇总表会计核算形式最为常见，其处理流程见图4-1所示。图4-1科目汇总表核算形式处理流程二、手工会计核算流程的缺陷手工会计条件下，会计核算形式都是围绕如何减少工作量而产生的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要缺陷有以下四点：1、数据大量重复。凭证是会计核算的数据源，从一定的意义上讲，它所包含的信息量等于各种明细账、总账以及会计报表所包含的信息量之和。从信息量的角度来看，明细账、总账、报表并没有比凭证增加什么。但考虑到不同的对象需要不同的信息，因此，手工处理设置了登记明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。2、信息提供不及时。各种会计账表是会计核算的“最终产品”，是企业内部管理部门、银行部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关决策的依据。但由于需要处理的数据量较大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟一个相当长的时间才能编制出各种会计账表，严重削弱了会计账表所起的作用。3、准确性差。无论会计人员的素质如何，在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下，只能靠加重会计人员劳动强度的方式来实现目标。三、电算化会计核算基本流程实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。电算化会计核算基本流程如图4-2所示。图4-2电算化会计核算基本流程（一）编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1、手工编制完成记账凭证后录入计算机。2、根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。3、由账务处理模块以外的其他业务系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。（二）凭证审核由有审核权限的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。（三）记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1、记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2、同时登记总账、明细账和日记账；3、各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。（四）结账和编制会计报表手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。四、电算化会计核算流程与手工核算流程的区别电算化方式和手工方式下的会计核算流程的区别主要表现在以下几个方面：1、数据处理的起点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，而电算化方式下会计核算可以以记账凭证、原始凭证、机制凭证作为处理起点。2、数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在电算化方式下系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要人工登记，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。3、数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在电算化方式下，数据存储在如凭证文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。4、对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在电算化方式下，由于预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。5、会计资料的查询统计方式不同。在手工方式下财会人员为编制—张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在电算化方式下，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以很快的速度完成数据的查询统计工作。1、手工会计下的几种核算流程其差别主要体现在登记____的方法和依据不同。A.明细账B.总账C.日记账D.现金账答案：B2、电算化后,账表的存在形式发生了哪些变化____。A.存贮介质磁性化B.内容临时生成C.格式不同D.内容永久存在答案：AB3、电算化方式和手工方式下的会计核算流程的区别主要表现在____方面。A.数据处理的结果不同B.数据处理方式不同C.数据存储方式不同D.数据处理的起点不同答案：BCD4、电算化方式和手工方式下的会计资料的查询统计方式相同。答案：错第二节会计核算软件账务处理模块一、账务处理模块概述账务处理模块是会计核算软件的一个主要功能模块，它以货币为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业的经济活动，由该模块提供的会计信息及财务报表能反映企业的财务状况和经营成果。账务处理模块的整个处理过程就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。从历史来看，会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但账务处理一直是必不可少的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，没有账务处理也就没有会计。（一）账务处理模块的任务账务处理模块的任务主要包括以下几个方面：1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理模块与其他核算模块的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。（二）账务处理模块与其他功能模块的关系一个完整的会计核算软件由若干个模块构成的，根据《会计核算软件基本功能规范》，这些模块主要包括账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。如图4-3所示。图4-3账务处理模块与其他功能模块的关系从图中可以看出账务处理模块接收应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算等模块生成的凭证；向会计报表、财务分析模块提供财务数据、生成财务报表及其他财务分析表等。账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。（三）账务处理模块的特征账务处理模块与其他功能模块相比，具有以下几个重要特征：1、规范性强，一致性好2、综合性强，在整个会计核算系统中起核心作用会计核算系统中的其他模块都只是局部反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务的。而账务处理模块则是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此，账务处理模块产生的信息具有很强的综合性和概括性。此外，账务处理模块还要接收其他模块产生的数据，同时，还要向其他模块传递数据，这样账务处理模块又是数据交互的桥梁，它把其他模块有机地结合在一起，形成了完整的会计核算系统。3、控制要求严格，正确性要求高（四）账务处理模块的基本功能结构该结构从左到右，明确地反映出会计数据从输入开始，经过若干处理，最终得到会计信息输出的过程。（1）系统初始化主要完成账套、会计科目代码、期初余额、凭证类别等必要的系统初始数据和运行参数的定义和输入，为使用账务处理模块作准备。系统初始化是整个账务处理模块的基础，一般由系统管理员或电算主管负责。（2）凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、查询、记账等，它对会计信息输出的质量起决定性的作用。（3）账簿处理包括各类账簿信息的查询与输出。电算化方式下的输出包括屏幕显示输出、打印输出和文件输出。（4）银行对账主要完成企业银行账和银行对账单的核对。有些系统单独设计一个出纳管理模块，把银行对账放在其中。（5）期末处理包括自动转账、月末结账以及到年底时的年末结账。（6）系统维护是为了保护数据的安全、帮助用户更好地使用系统而采取的一些手段。不同类型、不同规模的企业对电算化会计核算系统的需求各不同，导致了账务处理模块的系统分析结果各不相同，因此，账务处理模块的功能结构也有所不同。但总的来说，其核心思想与核心内容还是基本一致的。二、系统初始化账务处理模块系统初始化主要是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。实际上，账务处理模块系统初始化设置也就是将通用会计核算软件转化成为专用会计核算软件，将手工方式下的会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。账务处理模块的系统初始化是一项非常重要、非常关键的工作，是后面使用通用财务软件的基础。系统初始化工作的成功与否，直接影响到了会计电算化工作的效果。（一）初始化建账套初始化建账套也就是在计算机环境下利用会计核算软件为企业建立一套属于自己的账簿文件。这一步设置操作应该在第一次使用软件的时候完成。通用会计核算软件一般允许同时为多个具有独立核算能力的单位记账，每一个核算单位就是一个独立的会计核算主体，具有独立完整的会计账簿体系。实际上，账套就是一系列的紧密相关的业务数据构成的数据库文件。不同的账套数据之间彼此独立，没有任何关联。（二）设置操作员及权限按照财政部规定，会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。因此，在电算化会计核算系统中，需要给每个使用人员设置一定的权限，明确每个使用人员的权限和职责，避免与业务无关的人员或防止无权限的人员对系统进行非法操作。这样使会计核算系统在有效地控制下能够正常运行，严格执行内部控制制度，保证系统的安全性和会计信息的保密性。操作员分工的主要依据是会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。权限就是指操作员所具有的操作权限，主要包括建账、录入凭证、审核、记账、输出等。一般系统默认账套主管拥有全部权限。（三）设置会计科目会计是通过账户对经济业务进行分门别类的记录和反映的，各单位由于经济业务的不同，所设置的会计科目也有所不同。电算化会计核算软件能记什么账，一个账户与另一个账户之间的对应关系等都取决于所设置的会计科目。系统初始化中的会计科目设置是否合理，决定了系统能否正常运行。因此，在通用会计核算软件中，一般不固定会计科目，而是按行业的不同预置一级会计科目，由用户根据本单位自身的需要灵活选择设置。1、会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据。（2）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求。凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目。（3）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整。不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。（4）设置会计科目要注意保持相对的稳定。（5）一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广。2、会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式来表示。但由于汉字名称常会有重名现象出