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NBBIRDCHINA办事处财务主管实务操作手册宁波波导销售有限公司财务部第一部份•办事处财务主管实务操作一、协助办事处主任制定办事处月度费用计划200X年月费用计划表所属地域：填报时间：200X年月日财务主管（签字）办事处主任（签字）财务总监（签字）分公司经理（签字）姓名岗位说明差旅费水电费办公费租赁费通讯费运杂费小计宣传促销费广告费小计合计批复金额备注合计合计人民币大写：拾万千佰拾元角分二、指导经办人员填制正规报销单1，什么是合法合规的原始单据：必须是有税务或财政部门监制章的正规合法票据（银行，铁路，航空等国有大型企业单据除外）2，由谁填制报销单：业务实际发生资金支出人为报销人二、指导经办人员填制正规报销单3、报销单的填制时间：报销人填制报销单必须按财务部关于报销时限要求及时报销，因未及时报销造成的损失由责任人自行承担。二、指导经办人员填制正规报销单4、报销单的填制内容：必须按费用发生明细分类完整填列时间、地点、事由，单据张数、金额(大写金额前必须以币或计等字样填写)、报销人（业务实际发生支付人为费用报销人。二、指导经办人员填制正规报销单5、报销单的粘贴：必须按凭证方向统一横向粘贴（单据叠放长横纵短），按费用发生明细序时分类粘贴）；因未按要求粘贴报销单的，财务主管有权退回。三、办事处财务主管如何审核费用报销单1、审核报销人是否与业务发生或资金支出人一致。2、审核报销单的填制时间是否合规：报销人填制报销单必须按财务部关于报销时限要求及时报销，因未及时报销造成的损失由责任人自行承担。三、办事处财务主管如何审核费用报销单3、审核原始单据的合法合规性：必须是有税务或财政部门监制章的正规合法票据（银行，铁路，航空等国有大型企业单据除外）4、审核报销单的填制内容是否与原始单据一致，填列项目是否完整：必须按费用发生明细分类完整填列时间、地点、事由，单据张数、金额(大写金额前必须以币或计等字样填写)、报销人（业务实际发生支付人为费用报销人）。三、办事处财务主管如何审核费用报销单5、审核费用报销金额是否超标，报销事项是否符合公司的费用管理制度；6、审核报销单的粘贴是否合规。四、办事处财务主管如何复核促销员工资1、获取促销员招聘表和档案；2、对照促销员招聘表和档案，查看工资表，查核是否有其人，并掌握促销员所在的门店和联系电话；参与促销人员会议，了解实际参加会议的人员情况，对照人事资料进行对比；四、办事处财务主管如何复核促销员工资3、到所在门店查核是否兼职，是否确有其人或异动；4、根据该促销员所在终端收回的保修卡和进销存表复查促销员工资是否按政策计算和发放；5、将有关情况反馈给财务总监。五、办事处财务主管如何参与营业员奖励的管理1、获取分公司关于营业员奖励的文件和政策；2、检查该终端收回的保修卡数量和质量和进销存表；3、获取营业员奖励发放表；4、对照营业员奖励文件和政策以及保修卡，查看营业员奖励计算和发放表，是否合规；五、办事处财务主管如何参与营业员奖励的管理5、了解终端详细情况和获取营业员资料；6、店面或电话回访营业员查核是否收到奖励；7、将情况直接汇报给办事处主任和财务总监处理；8、营奖资料和终端资料归档。六、办事处财务主管如何参与代理商汇款与发货的管理1、代理商填报要货明细表与打款凭据传真（银行汇款则直接交单据）给办事处财务主管；2、办事处财务主管查询是否打款（是现金则问分公司出纳，是单据则直接转交分公司出纳进帐）并凭单登记与代理商往来台帐；如有价保，根据价保情况登记与代理商往来台帐；3、审核要货数量与价格是否符合公司政策六、办事处财务主管如何参与代理商汇款与发货的管理4、分公司会计复核要货数量及价格，并查看库存是否满足要货要求；5、财务总监复查出纳和会计意见决定是否发货；6、分公司物流会计填制出库单进入送货流程；7、财务主管根据送货单登记与代理商往来台帐。七、办事处财务主管如何与代理商对帐切入点一、复核款项往来资金票据1、获取某一期间代理商打款明细表，注意打款方式是现金还是汇票；2、获取分公司同一期间收到的代理商打款明细表；3、详细核对每一笔明细是否收到并核实出金额上存在差异的具体单据。七、办事处财务主管如何与代理商对帐切入点二、复核分公司出库单与代理商收货单（或退货单）1、获取分公司某一期间发给该代理商的出库单明细和该代理商的退货清单；2、获取代理商同一期间收货的明细清单和退货清单；3、详细核对每一笔出库和收货明细是否相符，重点核对退货和收到退货的清单。七、办事处财务主管如何与代理商对帐切入点三、复核调价盘库确认数量和补差金额1、获取分公司某一时点确认的该代理商调价盘库数量和单台补差政策；2、获取代理商同一时点自己计算的调价补差库存和调价补差金额；3、详细核对每一笔调价库存数量确认明细是否相符，调价补差单价与计算是否正确。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理1、什么是代理商库存代理商库存：指代理商的用于批发的实物库存数量。不含代理商用于零售的库存及铺货数量、不含预付款折合的货物数量。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理2、什么是终端库存终端库存：指为用于零售的实物库存数量，含代理商用于零售的库存及铺货数量。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理3、什么是通路库存通路库存：为销售通路中经销商的所有实物库存。通路库存=代理商库存+终端库存。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理4、通路库存、代理商库存、终端库存之间的关系。通路库存=代理商库存+终端库存八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理5、什么是通路进销存表通路进销存表：是指用于统计确定某一期间某一代理商（或终端）期初库存及期间收货、期间销出和期初库存数的进销存表，包括因各种原因造成的通路库存不实调整数。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理7、通路进销存表（参考表）及其对应关系所属期间：200X年月日-200X年月日填表人：商品品名及规格期初库存数本期收货数终端零售数理论通路库存数通路库存实盘数差异数调整原因分析①②③④=①+②-③⑤⑥=⑤-④S1200S3200***合计八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理8、如何进行通路库存的管理1)按上期通路实盘数作为期初通路数2)获取并审核保修卡3)根据代理商台帐汇总代理商各机型本期收货数。4)获取经我公司业务员或相关人员盘点的该通路实盘库存明细表或串号明细表，并通过E-MIS系统复查，整理出有效的通路库存明细表。八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理8、如何进行通路库存的管理5)填制通路库存进销存表，并计算出表中的待查数。6)对表中待查数出入较大的直接找相关业务员了解详细情况及原因7)原因分析及解决办法（见下表）八、办事处财务主管如何参与通路库存的管理8、如何进行通路库存的管理原因原因分析解决办法原因一期初库存盘点或期初资料不实，分清责任界限报办事处主任和财务总监处理原因二保修卡遗失或故意瞒报，或大量保修卡不合规范；根据数量大小报办事处主任或财务总监处理原因三期间发货数或保修卡统计错误重新统计原因四我公司相关人员未进行实盘，代理商或终端通路虚报库存（骗取调价补差）少报库存（业务员工作失误，给以后的工作留下隐患）对通路库存盘点结果进行复查，结果报办事处主任和分公司财务总监对有关人员进行处理原因五外地串货进入报总部处理九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理1、什么是保修卡保修卡是指出售波导手机时从手机包装盒中获取的记载所出售手机相关信息和零售商，以及购机用户相关信息用于证明该手机及其购置情况的卡片。九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理2、加强保修卡（存根联）管理的原因：1)消费者方面：是确保其所购手机为真品的重要保证，也是其手机售后服务保证的重要凭据2）零售终端方面：是零售终端向供货方证明其销量，获取优惠销售空间的重要凭据九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理3、加强保修卡（存根联）管理的原因：3)供应商方面：是供应商获取销量信息，制定销售政策，确定调价库存数量和计发促销员工资，营业员奖励，保护消费者利益的重要凭据九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：涉及方面存在的问题解决的方法消费者不知道有保修卡促销员或营业员培训时为促销员与顾客必须交流内容不愿填写真实的个人信息促销员或营业员耐心讲解提高消费者自我保护意识填写不规范，字迹潦草促销员或营业员督促填写时规范并作为检验促销员或营业员工作质量的重要方面九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：涉及方面存在的问题解决的方法零售商故意不给消费者保修卡引导零售商提高经营信誉直诚实经营之路已销售但不提供给供应商保修卡（为故意多报调价库存留余地）严格调价库存盘点，见物点物，未见实物一律不予保价长期漏报，事后要求补报和零售商反复申明过期保修卡不得作为销售政策依据保管不善遗失由零售商自行负责九、办事处财务主管如何加强保修卡的审核和管理4、保修卡管理中存在的问题与解决方法：涉及方面存在的问题解决的方法波导公司单据传递过程中遗失由责任人负责未仔细审核导致不规范保修卡混入仔细审核购机时间，代理商印章，等必填内容重报过期作废或用户联保修卡通过进销存表和复查抽查发现过期作废或用户联保修卡虚报假保修卡通过进销存表和复查抽查发现虚报保修卡从重处理保修卡统计数量加计错误实行复核责任制张冠李带（造成计发工资和奖励以及制定销售政策不实）随机抽查，电话随访违反政策，串货销售，异地保修卡串入输入串号时查实十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收费管理1、如何进行售后材料的收发管理：1）、严格售后材料收发权限审核，确保进出有审批。2）、严格售后材料的收发单据往来，确保进出有单据，实物有去向。3）、及时登记售后材料台帐，月末或日常抽查核对帐帐和帐实余额。4）、保管好各种收发单据及台帐。十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收费管理2、如何进行售后材料的收费管理：1）、严格售后材料收发及使用按流程操作。2）、定期或不定期抽查维修理工单并核对收款单据。3）、随时盘点维修收费并督促出纳及时解缴分公司。4）、审核维修工单中用料收费及进行消费者电话回访。5）、保管好维修工单与收缴费凭证据。十、办事处财务主管如何进行售后材料收发及收费管理3、售后材料的收发与收费流程：详见财务管理大纲的业务流程十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和促销礼品管理1、管理要点：1），所有收发单据必须填列完整并有财务主管和仓管、对方收货人签字验收；2），办事处财务主管必须保证月末与分公司财务和办事处仓管对帐，确保帐实，帐帐一致；3），对发出的广告宣传用品和促销礼品办事处财务主管必须注意抽查核实使用情况，对发出和领用的促销礼品注意与该辖区终端销量挂钩审核，确认使用是否合规十一、办事处财务主管如何进行广告宣传用品和促销礼品管理2、操作流程：1），仓管和财务主管分类建立广告宣传用品和促销礼品台帐；2），根据分公司的送货单，登记相应台帐，发出广告宣传用品和促销礼品时填制销售出库单（四联）并登记台帐；3），办事处财务主管及时向分公司财务上报广告宣传用品及促销礼品的出库情况。4），办事处财务主管确保月末对帐相符。十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表1、报表内容审核检查报表内容是否与上级要求是否相符，是否有超出要求或少填报的内容。2、报表相关信息审核检查报表相关信息与所获取原始单据信息是否一致。十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表3、所属期间或时点审核检查报表填报内容所属期间或时点是否符合要求：报表内容一般对其所属期间有专门的要求，分清楚是月报还是季报；是一段专门的期间还是一个时点的信息。要保证所填数据与所属期间或时点的一致。。十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表4、勾稽关系审核检查报表数据间勾稽关系，横向与纵向是否矛盾，上次填报期末与本次期初是否一致，小计与合计是否相符，“其中”栏是否大于“合计”栏等等。5、备注栏审核检查备注栏是否将需说明事由的客观情况表述清楚。十二、办事处财务主管如何审核报送的各种报表6、报表签字审核