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财务部2016年月日黑龙江华邦天合农业发展股份有限公司请款流程及费用管理规范目录MULU一、货币资金管理制度二、借款流程与管理规定三、费用报销流程与管理规定四、日常费用管理的相关规定五、报销票据的整理及粘贴要求六、票据的审核标准1货币资金管理制度Part货币资金管理制度为加强对公司货币资金的管理和内部控制，保证货币资金的安全，提高货币资金的使用效率，制定本规定：1、各部门的费用支出严格按照资金计划管理的要求，实行计划用款；我公司制定于每周五15:00前上报下周资金使用计划（电子版及签字齐全的纸质版），对于用款不事先上报资金计划的部门，如有突发情况需付款的，需补报资金计划，领导签批后，财务部方可付款；2、现金借款或报销超过5000元，应提前一天通知财务部出纳以便备款。21借款流程与管理规定Part借款流程1、填写借款单借款人按规定填写借款单，注明：借款事由、借款金额（大小写需填写一致，不得涂改）、借款日期、借款部门、支付方式：现金或转账（电汇、支票）。2、审批流程（1）签订合同类借款：经办人填单→主管部门经理审批签字→财务部会计（合同管理）审核→财务部长审批（2）出差或其他临时性借款：经办人填单→主管部门经理审批签字→财务部长审批3、财务付款（1）现金：本公司借款经办人凭审批后的借款单到财务部出纳处办理借款手续；（2）电汇：出纳凭审批后的借款单将款项汇到借款经办人提供的收款单位银行账户；（3）支票：a.收款单位经办人持收款单位财务专用章或加盖财务专用章的收据（写明款项用途和收到某某公司的款项及金额），由本公司借款经办人陪同到财务部出纳处办理领取支票手续；b.本公司借款经办人到财务部出纳处办理领取支票手续，经办部门在领取支票后10日内将支票及时送交给收款单位，并取回收款单位加盖财务专用章的收据（写明款项用途和收到某某公司的款项及金额）送回本公司财务部会计处。财务会计（合同管理）签字部门经办人填写借款单签订合同类借款出纳付款部门经理审批同意出差或其他临时性借款财务部部长审批签字是否已报周资金计划是否借款审批流程图携带合同原件（留复印件）补报资金计划借款管理规定1、签订合同类借款：借款人将“合同复印件”移交至“财务部会计（合同管理）”处登记备案，备案后“财务部会计（合同管理）”在借据上签字；2、出差借款：借款人需持手续齐全的“借款单”到出纳处办理借款；请于出差回来后一周内把所发生的费用报销完毕，剩余现金还款完毕，如逾期未还者当月工资缓发；3、其他临时借款：如会议费、办公费用、备用金等，除备用金以外的借款，业务结束后及时办理核销手续，借款未还者原则上不得再次借款（特殊情况除外），长期（期限确认）未清理个人借款者需定期与会计对账并签字确认，如因个人原因不及时核销个人借款的，当月工资缓发4、出纳将各借款人借款逐笔登记个人挂账，每日与会计核对后，于下班前将个人借款情况上报董事长；5、原则上每年末要将所有个人借款归还。第二年重新办理借款。323费用报销流程与管理规定Part费用报销流程1、填写报销单报销人根据费用性质整理粘贴报销单据并填写对应报销单，注明：报销金额（大小写需填写一致，不得涂改）、报销日期、报销部门、报销用途、注明附件张数、支付方式：现金或转账（电汇、支票）或冲账；须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单。2、审批流程报销人填写对应费用报销单→部门负责人审批签字→财务会计审核→财务部长审批3、财务付款（1）现金：报销人凭审批后的报销单到财务部出纳处办理报销手续；（2）电汇：出纳凭审批后的报销单将款项汇到报销人提供的收款单位银行账户；（3）支票：a.收款单位经办人由本公司报销人陪同到财务部出纳处办理领取支票手续；b.本公司报销人到财务部出纳处办理领取支票手续，经办部门必须在领完支票后10日内将支票送交给收款单位。报销审批流程图部门经办人填写报销单部门负责人审批财务会计审核是否审核通过通过是否已报周资金计划是否核销借款（冲账）报销款项出纳付款补报资金计划未通过财务部长审批财务会计报销管理规定1、各部门在办理各项业务时必须取得相应的合法票据；2、下列8项经济业务开具的增值税专用发票“进项税额”可以抵扣，业务人员取得下列经济业务的发票时，应询问销售方是否可开具“增值税专用发票”，如可以开具，业务人员应务必取得“增值税专用发票”；报销管理规定3、为保证发票的真实性，1000元以上金额的发票，需经办部门在税务局网站验证真伪，并打印查询结果粘贴到报销票据后方可办理报销手续；4、根据财务入账要求，不同类经济业务的发票要分别粘贴，分别填写报据；5、费用报销时，收款单位与发票开具单位必须一致，否则，财务部拒绝办理；6、为明确部门费用支出，发生的费用按部门报销，不同部门员工共同发生的费用填写报据时按部门划分金额；报销管理规定7、目前有一些费用无法取得相应的正规发票，需进行替票报销；替票报销应提供相关附件：收款人的收条、替票申请（写明具体的款项实际用途、替票发票用途、金额、不能提供正规发票原因）报至部门负责人审批，审批同意后，方可至财务部办理报销手续；8、报销时发票要整齐的粘到票据粘贴单上，附件（替票申请除外）均需附到财务记账凭证内，各部门经办人员请用一次纸打印（可到财务部领取B5纸张及票据粘贴单）。434日常费用管理的相关规定Part差旅费第一条标准通讯补助标准：不享受话费补助的其他岗位工作人员因公到0451区域外出差的，按10元/天补助备注：一类城市：包括北京、上海、广州、深圳、天津二类城市：省会城市以及珠海、中山、东莞、惠州、厦门、温州、宁波、苏州、无锡、常州、青岛、大连等地级市三类城市：上述城市之外，为三类城市经理级（含经理）以下员工，出差时需选择公司合作的快捷酒店入住，费用标准按协议价格执行；如出差地点无公司合作的快捷酒店，其费用比照协议价格。差旅费第二条具体要求1.公司提供交通工具，出差人员不享受交通补助；2.住宿费报销时必须提供住宿费发票；3.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用；4.如出差员工实际消费未达到差旅费补助标准，应据实报销，不予补偿；超过标准部分，由出差员工自行承担；5.公司组织召开会议、培训不享受出差补助；6.总监及总监级以上人员出差的，出租车费用实报实销。报销出租车费用的当日不核销交通补助；7.凡已核销差旅费误餐补助的员工，其出差期间在公司食堂的餐补费用，按标准从下个月度餐费补助中据实扣除；8.不予核销半天住宿费用；9.经理级及经理级以下员工，原则上同性别应住同一房间；10.报销差旅费应完整填写起讫地点、时间及天数，在任何城市停留时间一天以上（包括1天）的都必须逐一记载，分别填列。出差天数以出发日和结束日交通票据时间为证，算头不算尾或算尾不算头，首尾日只记一天；一、员工在市内因公外出或加班发生的交通费，应由外出或加班员工提供有效交通费发票据实报销。如：出租车发票应记载“黑龙江省国家税务局出租车发票发票联”、“黑龙江省出租车发票专用章”字样及“黑龙江省国家税务局监制章”，若无上述记载，出租车发票无效；市内因公外出（加班）交通费特别注意此发票专用章字样二、在核销交通费时，需填写《因公外出（加班）交通费明细表》，写明日期、部门、人员姓名、事由、路线、金额，报至外出或加班部门负责人审核签字，并将该《因公外出（加班）交通费明细表》粘贴于本次报销的交通费报据的最后一页，可至财务部办理核销手续。市内因公外出（加班）交通费1、报销招待费，需填写招待费报销单，同时需提供有效的餐饮发票；2、报销招待费，由运营管理服务中心薪资专员登记；经办人、报销部门负责人、运营管理服务中心薪资专员在餐费报销单上签字后，方可到财务部办理报销手续；3、凡当天已报销过业务招待费的员工，其当天在食堂的餐补费用，由运营管理服务中心薪资专员按标准从下个月度餐费补助中据实扣除。注：有效的餐饮发票应记载“饮食业定额发票发票联”字样、“地方税务局监制章”及收款方“发票专用章”；印鉴应清晰，不得模糊；若无上述记载，餐饮发票无效。招待费“发票专用章”印鉴模糊未加盖“发票专用章”为妥善解决员工外出办公时的午餐问题，规范员工餐费报销标准，规定如下：1、员工在市内因公外出，中午12:00前无法回公司食堂就餐的，误餐补助的标准为12元/人/次，由外出就餐员工提供有效餐费发票在公司规定的标准内核销。2、员工因公外出，中午需在外就餐的，在核销餐费时，需提报《外出办事审批单》由运营管理服务中心薪资专员审核、登记；将《外出办事审批单》与有效餐饮发票一同粘贴，经办人、报销部门负责人、运营管理服务中心薪资专员在餐费报销单上签字后，方可到财务部办理核销手续。3、凡当天已报销过外出餐费的员工，其当天在食堂的餐补费用，由运营管理服务中心薪资专员依据登记的《外出办事审批单》，按标准从下个月度餐费补助中据实扣除。市内外出办公误餐补助标准1.会议费的发票必须为正规发票，具有“全国统一发票监制章”字样，在发票费用项目上注明为“会议费”或“会务费”，发票抬头必须为公司全称，例如“哈尔滨壹加壹再生医学科技有限公司”“哈尔滨壹加壹股权投资有限合伙企业”“哈尔滨圣泰房地产投资有限公司”；发票的大小写金额一致，发票加盖收款方发票专用章，发票无涂改痕迹，且发票专用章清晰，不得模糊。2.报销会议费时，需附《会议通知》，需详细记载：会议时间、会议地点、参会人员、会议主题、会议内容。将《会议通知》、《会议记录》和《参会人员签到表》粘贴于本次报销的会议费发票后，方可到财务部办理核销手续。会议费1.机场过路费发票必须为正规发票：（1）机场过路费发票注明“机场专用路有限公司车辆通行费专用发票”及“全国统一发票监制章”字样，发票加盖“机场专用路发票专用章”；（2）高速过路费发票注明“收费公路通行费”及“财政票据监制章”字样，发票加盖“**省收费公路通行费收费专用章”；发票无涂改痕迹，且发票专用章清晰，模糊无效。2.停车费发票必须为正规发票：发票注明“**省**税务局通用定额发票”及“全国统一发票监制章”字样，发票加盖收款方发票专用章，发票无涂改痕迹，且发票专用章清晰，模糊无效。过路费及停车费发票专用章模糊过路费及停车费报销过路费及停车费时，需填报《过路费及停车费明细表》，需详细记载每次费用发生的原因及金额，应单独计算“停车费”与“过路费”的发生金额合计；将《过路费及停车费明细表》粘贴于本次报销的过路费及停车费报据的最后一页，方可到财务部办理核销手续。低值易耗品1.在购入办公用品、清洁用品、劳保用品等低值易耗品时，如发票中项目内容注明“附明细”字样，则发票后需附“发票明细清单”，列明所购物品的品名、单位、数量、单价、金额，同时“发票明细清单中的金额合计”与“发票金额”一致，“发票明细清单加盖的发票专用章”与“发票加盖的发票专用章”一致；2.报销低值易耗品时，经办人需将《出入库单》粘贴于本次报销的低值易耗品报据的最后一页，可至财务部办理报销手续。项目内容：附明细与发票加盖的发票专用章一致与发票上“金额合计”一致发票明细清单54报销票据的整理、粘贴要求Part报据填写标准1.报据填写标准：日期，报销金额大、小写，用途（费用类别），附件张数，经办人。a.日期：报据日期按实际报销日期填写；b.报销金额（大、小写）：准确填写，大小写金额一致；c.用途：按费用类别准确填写，若两月合并报销费用，需在费用类别后用（）标注。例：电话费（1—2月份）；d.部门：为明确部门费用支出，发生的费用按部门报销，不同部门员工共同发生的费用填写报据时按部门划分金额；e.支付方式：现金和转账，转账包括“电汇”及“转账支票”；如核销个人借款，在支付方式下方填写“冲账”f.附件张数：报据后所附原始凭证的合计张数，要求准确填写；g.审批手续齐全：签字齐全的审批手续。用途（费用类别）部门日期金额大小写支付方式所附原始凭证张数审批手续借（付）款单据填写样本注意：1.金额数字大写字样：零.壹.贰.叁.肆.伍.陆.柒.捌.玖.拾.佰.仟.万.零.整，不得用一、二、三等字样填写；2.金额数字大写到“元”为止的，在“元”后应写“整”字；