Excel在会计中的应用

Excel在会计中的应用韶关学院韶州师范分院——数学系陈冰目录•第一章：Excel概述•第二章：Excel进阶•第三章：Excel高级应用•第四章：Excel在会计凭证中的应用•第五章：Excel在会计账簿中的应用•第六章：Excel在会计报表中的应用•第七章：Excel在会计核算流程中的应用•第八章：Excel在应收账款管理中的应用•第九章：Excel在工资核算中的应用•第十章：Excel在固定资产管理中的应用•第十一章：Excel财务分析中的应用第一章Excel概述1.Excel工作界面2.自定义工作环境1.1Excel工作界面工作表标签列标活动单元格行号工具栏标题栏任务窗格菜单栏绘图工具栏名称框公式编辑框Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。1.1Excel的工作界面•任务窗格•标题栏•菜单栏•工具栏•名称框和编辑栏•工作表区域•工作表标签•状态栏•水平、垂直滚动条1.1任务窗格1.2标题栏1.3菜单栏1.4工具栏1.5名称与编辑栏1.6工作表区域1.7工作表标签1.2自定义工作环境•设置屏幕显示•设置默认值•自定义工具栏•定制菜单1、设置屏幕显示•“选择——工具”打开选项对话框。•①、显示•②、批注•③、对象•④、窗口选项2、设置默认值•①、显示和隐藏关于工具栏的屏幕显示•②、显示和隐藏使用过的工作簿•③、设置默认文件位置•④、设置工作表中的字体和大小Excel的版面专为表格设计，从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条，根据需要可以取消网格线。网格线、自动分页符的隐藏与显示设置默认工作目录选择“工具”“选项”菜单，在打开的对话框中选择“常规”选项卡。设置表格内容使用的默认字体与字号在“选项”对话框中的“常规”选项卡中，可设置表格内容使用的默认字体与字号。3、自定义工具栏选择“工具”--“自定义”4、定制菜单①、向菜单中添加命令②、设置菜单的显示及打开方式第二章Excel进阶1、基本操作2、公式3、函数2.1基本操作•2.1.1Excel的操作对象1.单元格2.工作表3.工作簿4.工作范围单元格Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号：Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。名称框和公式编辑框名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含３张工作表，但是３张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由256×65536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。2.1.2创建新工作簿在Excel中可以新建空白工作簿，也可以利用已有工作簿创建，还可以使用系统带的模板新建工作簿。1.新建空白工作簿启动Excel2003时，系统自动创建一个新的默认的工作簿文件，其名称为“Book1”。要新建工作簿，可使用下面两种方法。使用工具按钮单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，即可建立一个新的空白工作簿。使用菜单选择“文件”“新建”菜单，打开“新建工作簿”任务窗格，单击其中的“空白工作簿”超链接。2.根据现有工作簿新建若要新建的工作簿与以前创建的工作簿很相似，可以单击“新建工作簿”任务窗格中的“根据现有工作簿”超链接，打开“根据现有工作簿新建”对话框，在其中选择用于创建新工作簿的原有工作簿文件，单击“创建”按钮即可。3.根据模板创建在“新建工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，然后在“电子方案表格”选项卡中选择一个模板样式，单击“确定”按钮即可。2.1.3编辑工作表表间切换单击表标签，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。多表的选择选择相邻的多张工作表选择不相邻的多张工作表2.1.3编辑工作表标签的重命名在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。2.1.3编辑工作表更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图2.1.3编辑工作表添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可2.1.3编辑工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令删除工作表2.1.3编辑工作表移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。2.1.3编辑工作表在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。调整工作表显示顺序拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。2.1.3编辑工作表输入表格内容数据是工作表中重要的组成部分。常用的数据输入类型包括数字、文字、日期以及时间等常量数据。输入表格基本数据在工作表中输入的基本数据一般包括数值型数据和字符型数据。数值型数据由数字0~9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“％”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。1．数值型数据的输入输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“－”，或给数字加上圆括号。例如，输入“－5”或“（5）”都可在单元格中得到－5。如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”。如果要输入日期和时间，日期的格式为月/日/年；时间的格式为小时：分：秒，也可通过单元格格式对话框设置日期和时间的格式。如果要输入百分数，可以直接在数值后输入百分号。如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。2．字符型数据的输入字符型数据是指字母、汉字或其他字符开头的数据。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号等，输入时应在数据前输入单引号“’”。在已建立的工作表中输入基本数据，其操作步骤见视频2-1。以自动填充方式输入学号在输入“姓名”与各科分数时，我们是直接在单元格中输入的。下面以输入学生学号，向大家介绍快速、高效的数据输入方法——自动填充。利用公式求出学生总分公式就是对工作表中的数值进行计算的等式。根据前面输入的信息，此处我们利用一个函数公式来求各学生的总分成绩。关于公式和函数后面有详细介绍。利用拖动方法复制公式在Excel中，结构相同只是运算数有所变化的公式，是可以复制的。我们已经算出了第一个学生的总分，对于其他学生的总分就可以用复制公式的方法得到，这样可以大大地提高效率。格式化工作表以上我们完成了所有数据的输入，接下来将使用Excel提供的丰富的格式化命令对表格进行格式化。单元格、行与列的选择在合并单元格、调整行高与列宽等一些格式设置之前，先介绍一下单元格、行与列等的选择方法。1．单元格及单元格区域的选择选择单元格用鼠标指向单元格，单击鼠标左键选定该单元格。用键盘的上、下、左、右方向键移动到指定的单元格。使用功能键选定单元格选定单元格区域单击所要选择单元格区域的第一个单元格，如A2。按住鼠标左键，拖动鼠标到最后一个单元格G5，释放鼠标左键，活动单元格随着鼠标的拖动而不断变化，选定的区域反相显示。行与列的选择在对工作表进行格式化时，经常需要选择整行（列），有时需要选定多行（列）或不连续的行（列）。选择行的方法如下。将鼠标指针移到所要选择行的行号处，此时指针变为向右的箭头，单击鼠标左键，整行被选中。2.1.4修饰工作表•1、设置单元格格式•2、格式化行和列•3、自动套用格式•4、使用样式通过合并单元格制作表头当输入文本较长，文本周围有多余的空白单元格时，可以通过合并单元格来解决。例如，一般情况下，我们都是将标题设置在表格的中间。调整工作表的行高与列宽在Excel中，可以使用两种方法来改变行高和列宽。第一种：直接使用鼠标拖动来快速调整；第二种：通过执行Excel菜单中的命令或快捷菜单中的命令，可以对行高和列宽精确设定。下面使用第二种方法精确调整工作表的行高与列宽，其操作步骤见视频2-5。为单元格设置字体调整好表格的行高和列宽后，在Excel中可以对表格中文字的字体、字形、字号等进行修饰美化调整单元格的对齐方式单元格中数据的各种对齐方式都是相对于单元格上下左右的位置而言的。默认情况下，单元格的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。在日常工作中，可根据实际需要重新设置单元格中数据的对齐方式，另外，用户还可以随意地旋转字符的角度。为表格添加边框在Excel工作表中，虽然从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条。为了使表格中的内容显示得更为清晰明了，增加表格的视觉效果，我们可以为表格添加边框。为表格增加底纹为了进一步加强表格的表现力，还可以为选定的单元格或整个表格添加底纹图案。保存工作簿保存与打开工作簿在建立文件并输入数据后必须将其保存，以确保文件在日后还可以使用。打开工作簿若要打开一个已建立的工作簿，可按如下的操作步骤进行。2.1.5打印工作表制作好工作表后，若要打印工作表，只需单击工具栏上的“打印”按钮，即可按照Excel默认设置开始打印。但是，不同行业的用户需要的打印报告样式是不同的，每个用户都可能会有自己的特殊要求。Excel为了满足用户的需求，提供了许多用来设置或调整打印效果的实用功能，如设置打印区域、进行打印预览、设置打印方向、打印时的缩放、页眉和页脚等，操作步骤见视频2-11。在用户选定了打印区域并设置好打印页面后，即可正式打印工作表了。打印时，根据需要还可对打印范围、打印份数等进行设置。2.2公式1、公式的概述2、公式的基本操作3、公式的引用4、公式的错误与审核5、数组计算2.2公式公式是指使用运算符和函数对工作表中的数值进行计算的等式。公式必须以等号（=）开始，用于表明其后的字符为公式，紧随等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间用运算符分隔。公式“=PI()*A2^2”2.2.1公式中的运算符运算符是指表示运算关系的符号。MicrosoftExcel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符可以完成基本的数学运算算术运算符比较运算符可以比较两个数值的大小，其结果是一个逻辑值，即TRUE或FALSE比较运算符文本运算符可以将一个或多个文本字符串连接为一个组合文本，文本运算符只有一个：&（和号），其含义是将两个文本值连接或串联起来产生一个连续的文本值，如“North”&“wind”的结果是“Northwind”。引用运算符可以将单元格区域合并计算，它包括冒号、逗号和空格文本运算符