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1第六章系统管理与财务处理系统初始化学习目的及要求熟悉系统管理模块的功能，掌握建立账套、操作员及权限设置的有关知识和方法；掌握账套管理和年度账套管理的方法。理解基础档案的内容及作用，掌握各种基础档案的设置方法。理解总账系统的业务控制参数的作用，掌握其设置方法；掌握设置会计科目体系的原则、方法；掌握设置各种辅助账的作用和方法；掌握设置外币及汇率、凭证类别和结算方式的作用与方法。掌握设置期初余额的要求和方法，会试算平衡。第一节系统管理用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。为了实现一体化的管理模式，要求各个子系统具备公用的基础信息，拥有相同的账套和年度账，操作员和操作权限集中管理并且进行角色的集中权限管理，业务数据共用一个数据库。因此，需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块的功能就是提供这样一个操作平台。其优点就是对于企业的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，随时可以掌握企业的信息系统状态。系统管理的使用对象为企业的信息管理人员（即系统管理软件中的操作员Admin)或账套主管。系统管理模块主要能够实现如下功能：对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)账套。对操作员及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制，包括用户、角色和权限设置。对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账和结转上年数据，清空年度数据。一、系统注册系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理2该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改，对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及子系统的年末结转，所选账套的数据备份等），以及该账套操作员权限的设置。系统允许用户以系统管理员admin的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。由于在第一次运用该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统管理员admin进行登录，此时并没有为管理员admin设置口令，即其密码为空，为了保证系统的安全性，可以更改系统操作员的密码。用户运行用友U8管理软件系统管理模块，登录注册的主要操作步骤如下：选择进入系统管理模块，如图：2．选择注册，如图3．登录3此时确定即可登录,从系统管理界面可以看出，系统管理的功能列表分为上下两部分，上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是子系统中正在执行的功能。查看时，用户可在上一部分用鼠标选中一个子系统，下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，它们都将根据系统的执行情况而自动变化。选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称(标识)；在服务端或单机用户则选择本地服务器名称(标识)。输入操作员注册名称和密码。如要修改密码，则单击改密码选择钮。选择要进行操作的账套和进行业务处理的会计年度。在操作日期组合框内键入操作时间，一般默认是当前系统时间。输入格式为yyyy-mm-dd。也可点日历参照选择一个自然时间。注意：对于系统管理员(Admin)和账套主管看到的登录界面是有差异的，系统管理员登录界面只包括：服务器、操作员、密码三项，而账套主管则包括：服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。而在教学过程中，由于一台计算机共多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设置密码。4如果以账套主管的身份进入系统管理则应在启动系统管理后，在操作员框中输入账套主管的编号或姓名，如果有口令还应输入相应的口令。二、建立账套在使用系统之前，首先要新建本单位的账套。用户在系统管理界面单击【账套】菜单选择【建立】，则进入建立单位新账套的功能。【操作步骤】1.输入账套信息用于记录新建账套的基本信息，界面中的各栏目说明如下：已存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。其作用是在建立新账套时可以明晰已经存在的账套，避免在新建账套时重复建立。账套号：用来输入新建账套的编号，用户必须输入，可输入3个字符(只能是001-999之间的数字，而且不能是已存账套中的账套号)。账套名称：用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的信息，用户必须输入。可以输入40个字符。账套路径：用来输入新建账套所要被保存的路径，用户必须输入，可以参照输入,但不能是网络路径中的磁盘。启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，具体到月，用户必须5输入。会计期间设置：因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以系统提供此功能进行设置。用户在输入启用会计期后，用鼠标点击〖会计期间设置〗按钮，弹出会计期间设置界面。系统根据前面启用会计期的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）标识为可以修改的部分。用户可以任意设置。例如本企业由于需要，每月25日结账，那么可以在会计日历-建账界面双击可修改日期部分（灰色部分），在显示的会计日历上输入每月结账日期，下月的开始日期为上月截止日期+1((26日)，年末12月份以12月31日为截止日期。设置完成后，企业每月25日为结账日，25日以后的业务记入下个月。每月的结账日期可以不同，但其开始日期为上一个截至日期的下一天。输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第二步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。2.输入单位信息用于记录本单位的基本信息，单位名称为必输项。输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第三步设置。3.核算类型设置用于记录本单位的基本核算信息，界面各栏目说明如下：6本币代码用来输入新建账套所用的本位币的代码，系统默认的是人民币的代码RMB。本币名称用来输入新建账套所用的本位币的名称。系统默认的是人民币，此项为必有项。账套主管用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。对于账套主管的设置和定义请参考操作员和划分权限。企业类型用户必须从下拉框中选择输入与自己企业类型相同或最相近的类型。系统提供工业和商业两种选择。行业性质用户必须从下拉框中选择输入本单位所处的行业性质。选择适用于企业的行业性质。这为下一步是否按行业预置科目确定科目范围，并且系统会根据企业所选行业(工业和商业)预制一些行业的特定方法和报表。是否按行业预置科目如果用户希望采用系统预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾，那么进入产品后，会计科目由系统自动已经设置；如果不选，则由用户自己设置会计科目。输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第四步设置。4.基础信息设置界面各栏目说明如下：7存货是否分类：如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打勾，表明您要对存货进行分类管理；如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。注意，如果您选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。客户是否分类：如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理；如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。注意，如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。供应商是否分类：如果您单位的供应商较多，且希望进行分类管理，您可以在供应商是否分类选项前打勾，表明您要对供应商进行分类管理；如果您单位的供应商较少，您也可以选择不进行供应商分类。注意，如果您选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。是否有外币核算：如果您单位有外币业务，例如用外币进行交易业务或用外币发放工资等，可以在此选项前打勾。输入完成后，点击〖完成〗按钮，系统提示可以创建账套了么，点击是完成上述信息设置，进行下面设置；点击否返回确认步骤界面。点击〖上一步〗按钮，返回第三步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。85.建账完成后，可以继续进行相关设置，也可以以后从企业门户中进行设置。继续操作：系统进入分类码设置,然后进入数据精度定义。完成后系统提示XXX套建立成功,您可以现在进行系统启用设置,或以后从〖企业门户_基础信息〗进入〖系统启用〗功能,是否进行系统启用设置提示。选择是进入系统启用设置界面,选择否以后进入业门户_基础信息_基本信息进行设置如果此时完成当前设置，则企业建账成功。对于其它相关参数，您可以在企业门户中进行设置。以上五步完成新账套的建立，您此时就可以进行操作人员的设置了。提示：只有系统管理员用户才有权限创建新账套。三、操作员及权限设置系统管理员和账套主管的权限明细表对于系统管理员(Admin)和账套主管其可操作的权限如下表：主要功能详细功能1详细功能2系统管理员(Admin)账套主管账套操作账套建立新账套建立YN年度账建立NY账套修改NY数据删除账套数据删除YN年度账数据删除NY账套备份账套数据输出YN年度账数据输出NY设置备份计划设置账套数据输出计划YN设置年度账数据输出计划YY账套数据恢复账套数据恢复YN9年度账数据恢复NY清空年度数据NY结转上年数据NY人员、权限角色角色操作YN用户用户操作YN权限权限操作YY上机日志YN注：Y表示具有权限，N表示不具备权限1.角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门但工作职能是一样的角色统称)。在设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属此角色其相应具有角色的权限。此功能的好处是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。本功能可以进行账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。10【操作步骤】在系统管理主界面，选择【权限】菜单中的【角色】，点击进入角色管理功能界面。在角色管理界面，点击〖增加〗按钮，显示增加角色界面，输入角色编码，可以录入12位字符；输入角色名称，可以是40位字符(角色编码和名称都不允许重复录入，而且此两项是必输项)；在备注中可以加入对此角色的注释，可以录入119位字符。在所属用户名称中可以选中归属该角色的用户。点击〖增加〗按钮，保存新增设置。选中要修改的角色，点击〖修改〗按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进行编辑，除角色编号不能进行修改之外，其它的信息均可以修改。删除当前的角色，点击〖删除〗按钮，则将选中的角色删除，在删除前系统会让您进行确认。如果该角色有所属用户，是不允许删除的。必须先进行修改，将所属用户置于非选中状态，然后才能进行角色的删除。点击〖刷新〗按钮，重新从数据库中提取当前用户记录及相应的信息。对于界面的选项是否打印所属用户是指在打印角色的同时将所属的该角色的客户同时打印出来。用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色11的权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。只有系统管理员有权限进行本功能的设置。2.用户(操作员)本功能主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。设置用户后系统对于登录操作，要进行相关的合法性检查。其作用类似于WINDOWS的用户账号，只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。12【操作方法】在系统管理主界面，选择【权限】菜单中的【用户】，点击进入用户管理功能界面。在用户管理界面，点击〖增加〗按钮，显示增加用户界面。此时录入编号、姓名、口令、