《会计信息系统及其课程设计》七

《会计信息系统及其课程设计》七第七章固定资产核算与管理子系统本章目标【本章目标】1、固定资产核算的业务流程与数据流程2、固定资产核算系统的内部结构3、固定资产核算系统的代码设计4、固定资产核算系统的业务处理【学习内容】7.1固定资产核算与管理子系统概述7.2固定资产核算与管理子系统流程分析7.3固定资产核算与管理子系统代码设计与主要功能模块7.4固定资产核算与管理子系统的使用第一节7.1固定资产核算与管理子系统概述一、固定资产管理的意义1、固定资产的含义与范围2、加强固定资产管理的意义①固定资产是企业重要的生产劳动资料固定资产作为企业生产经营过程中使用的主要劳动资料，其数量和质量在一定程度上反映企业生产经营规模的大小和技术装备水平的高低，对企业生产经营活动的开展，具有十分重要的作用。②固定资产折旧是积累再生产资金的方式固定资产在长期的生产经营活动中虽然能够保持其原有的实物形态，但其价值会随着固定资产的磨损而逐渐转移，这部分损耗价值要以折旧费形式转入成本费用中，并以累计折旧的方式积累固定资产再生产的资金。③固定资产管理与总账管理及成本管理密切相关固定资产管理与总账管理及成本管理密切相关，固定资产的增加、减少、修理、改扩建、折旧、减值都是总账需要反映的内容，折旧费的计提和分配则是成本计算中折旧费用的依据。二、固定资产管理中的有关问题固定资产管理的基本过程融合了固定资产的增加、减少、修理、改扩建、折旧和减值处理。固定资产相关的管理问题可概括为以下方面：1、固定资产可以按不同标准分为不同类型在这几个大类之下，企业还可根据管理的需要进行细分，例如机器设备、运输设备、办公设备等等。对固定资产进行分类管理，有助于了解固定资产的分布和使用情况，促进固定资产的有效利用。此外，不同类别的固定资产可能适用的折旧方法和政策不同，例如不同的使用状态可能决定了是否要计提折旧。2、固定资产的来源有多种，不同的方式不仅计价的方法不同，而且涉及的核算科目也不相同。固定资产可以来自外购、自行建造、投资转入、融资租入、改扩建、债务重组、非货币性交易、捐赠、盘盈、无偿调拨等途径。对于不同的来源，需要按不同的方法确定价值，同时用不同的科目进行核算。3、固定资产应分部门进行管理固定资产投入使用以后，可以分布在不同的部门，体现为不同部门的成本费用。因此明确固定资产的使用部门，一方面可以落实责任，有效管理企业的重要资产，另一方面可以知道各项固定资产的受益部门，准确反映折旧费用的归属部门和归属科目。换言之，固定资产按部门进行管理具有重要意义。4、固定资产在使用过程中，可能因为各种情况而减少。例如出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。5、固定资产有多种计提折旧的方法固定资产在使用过程中，保持原来的实物形态，但是价值是在逐渐转移的，这主要通过折旧来体现。固定资产的折旧方法较多，包括不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法。6、固定资产管理的一大特色在于固定资产卡片的管理。无论是手工会计还是计算机会计，都选择了固定资产卡片这样的管理方式。卡片是为每一项固定资产而设置的，随着固定资产的增减变动，卡片也相应地增加或修改。卡片项目是固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。此外，企业完全可以根据需要定义一些有助于管理决策的卡片项目，以收集更丰富的数据，提供更多的有用信息。7、固定资产需定期进行前面的清查。固定资产使用期限较长，因此很可能因为各种各样的原因，使得一项固定资产的可收回金额低于账面的价值，账面价值是固定资产的原值扣除累计折旧和减值准备后的价值。导致这种情况的原因可能是固定资产的损坏，或者是技术陈旧，或者是其他经济原因。总之，为了不虚夸资产的价值，防止虚盈实亏的情况出现，企业需要定期对各项资产进行全面的检查，合理地预计各项资产可能发生的损失，并计提资产减值准备。这样才能真实地反映企业固定资产的状况，为固定资产的相关决策提供真实的信息支持。三、固定资产的会计核算固定资产的会计核算与上述的固定资产管理活动息息相关，主要涉及固定资产增减变动、折旧和减值的核算。以工业企业为例，其固定资产核算所涉及的主要会计科目和核算过程如下：1、固定资产核算中涉及的会计科目①“固定资产”科目。②“累计折旧”科目。③“银行存款”、“在建工程”、“实收资本”或“股本”、“长期应付款——应付融资租赁款”及“未确认融资费用”、“递延税款”及“资本公积——接受捐赠非现金资产准备”、“待处理财产损溢”、“应收账款”或其他负债科目、“资本公积——无偿调入固定资产”等科目。④“固定资产清理”和“长期股权投资”科目。⑤“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”和“在建工程”等科目。⑥“固定资产减值准备”科目。2、固定资产的账务处理固定资产下述几种情况需进行账务处理：①固定资产因各种情况而增加：②固定资产因各种情况而减少：③月度终了，计提折旧：④每年或定期计提减值准备四、固定资产核算与管理子系统的特点和目标1、固定资产核算与管理子系统的特点（重点）①数据量大，数据保存时间长。固定资产核算与管理子系统为每一项固定资产设置卡片进行管理，卡片上记录许多项目，有着极其丰富的数据。换言之，固定资产文件的记录个数多，同时数据项目也多，这就不难理解固定资产核算与管理子系统的数据量较大。此外，已经淘汰的固定资产的数据也需要保留，以加强固定资产的管理，保留必要的审计线索。因此，数据的保存时间较长。②数据处理频率较低。固定资产的增减变动并不是企业经常发生的业务，此类数据处理的频率极低。而固定资产折旧的计提和分配一般每个月处理一次即可。③数据处理方式较为简单。固定资产的增减变动可以通过固定资产卡片的增加、删除以及编制各种固定资产变动单来处理，处理方法较为简单。此外，固定资产每月计提折旧的处理，在计算机系统中，只需要在初始设置中定义好各种折旧方法的计算公式，并设置每一项固定资产的折旧方法，就可以在每月末执行折旧计算，由系统自动完成每项固定资产的折旧计提；并且在设置好不同部门的对应折旧费用科目的情况下，系统可以根据固定资产的所在部门直接完成折旧费用的分配，然后生成自动转账凭证，由用户修改、确认。④管理要求高。固定资产是企业的重要资产，对之加强管理是非常必要的，根据固定资产的初始数据和后来的业务数据，可以生成大量的账表，提供丰富的信息，以满足管理的需要。⑤与成本核算子系统和账务处理子系统存在数据传递关系。固定资产与成本核算子系统和账务处理系统之间存在着数据传递关系，其中折旧费用的计提和分配形成的数据在传递时也是周期性的，这一点和工资子系统相似。成本核算子系统中折旧费用的数据来自固定资产核算与管理子系统折旧费用计提和分配的结果。固定资产增减变动、折旧的计提分配、固定资产减值准备的计提冲回等形成的记账凭证须传递到账务处理子系统中去。2、固定资产核算与管理子系统的目标（重点）①对固定资产卡片的格式进行管理，并录入初始的固定资产数据，以便在此基础上处理固定资产的增减变动，进行折旧的计提分配和固定资产减值准备的计提及冲回。②根据固定资产增加的单据，及时准确地以固定资产卡片的方式录入新的固定资产的各项数据。③根据固定资产减少的单据，及时地进行资产减少的处理，但不删除相应的卡片，以备查询，因此是在固定资产卡片中生成卡片注销记录。④在固定资产发生变动时，例如发生原值的增减、部门的转移、使用状况的变动、折旧方法的调整、累计折旧的调整、工作总量的调整、净残值率的调整、类别的调整等情况，系统应当能根据相应的单据，及时准确地编制变动单进行相关的处理，从而为下一个期间折旧的计提和分配做好准备。⑤在每个月月末，根据每项固定资产的折旧方法、所属的部门、所属的类别、固定资产卡片中的相关数据，自动计提折旧和分配折旧费用。⑥能根据固定资产可收回金额和账面价值的情况，及时准确地编制变动单，处理减值准备的计提和转回，反映固定资产的实际价值。⑦提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并在固定资产增加、减少、原值变动、累计折旧变动、折旧计提和分配、减值准备计提和冲回时，能自动生成记账凭证，传递数据给账务处理子系统和成本核算子系统。⑧提供各种固定资产管理信息，辅助固定资产的相关决策和管理。第二节7.2固定资产核算与管理子系统流程分析一、固定资产核算与管理子系统的业务流程（重点）固定资产子系统是会计信息系统中的一个较为简单的子系统，它包括四方面的内容：一是以固定资产卡片的方式，处理固定资产的增减变动；二是根据设置的折旧方法计提各项资产的折旧；三是根据固定资产的使用部门或固定资产的类别分摊折旧费用；四是固定资产减值准备处理。固定资产核算与管理子系统的业务流程如图7-1所示：图7-1：固定资产的数据流程图业务流程图说明如下：①固定资产增加时，根据原始单据增加新的固定资产卡片，添加固定资产增加记录，同时更新固定资产卡片记录。②固定资产减少时，根据原始单据进行资产减少处理，添加固定资产减少记录，同时更新固定资产卡片记录。③固定资产发生内部调动等各种变动时，根据原始单据增加变动单，添加变动单记录，同时更新固定资产卡片记录。④根据固定资产卡片的记录和相应的折旧方法，计提折旧，形成折旧清单记录，同时更新固定资产卡片记录。⑤根据折旧清单记录，按照所属的不同部门或者不同的资产类别，进行折旧分配，形成折旧分配记录，同时更新成本记录。⑥固定资产全面检查以后，进行减值准备的计提或冲回处理，更新减值准备记录，同时更新固定资产卡片记录。⑦固定资产增减变动、折旧计提、减值准备计提和冲回等处理，在影响到相关会计科目的金额时，相关的资料要定期过入总分类账户。二、固定资产核算与管理子系统的数据流程1、固定资产系统中的输入数据固定资产输入资料包含着两类数据，一类是业务数据，第二类是基础数据，2、固定资产核算与管理子系统的数据流程图参照固定资产子系统的业务处理流程，我们给出一个固定资产子系统的基本数据流程如图7-2所示。图7-2：固定资产子系统的数据流图该流程图说明如下：①在初始化设置中，用户完成账套参数的设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法定义、卡片项目及样式设置和原始固定资产卡片的输入。系统将这些数据保留在基础信息文件和固定资产卡片文件中，以备随时调用。②依据固定资产增减变动数据，输入新的固定资产卡片、资产减少单、变动单，更新固定资产增减变动文件和固定资产卡片文件。这里也包含了减值准备的计提和转回数据的输入和处理。③输入工作量统计资料，存人固定资产工作量文件。④月末根据固定资产工作量文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据，执行折旧计算的处理，形成折旧计算文件。⑤月末依据折旧计算文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据，执行折旧费用分配处理，形成折旧分配文件。⑥折旧分配文件中折旧费用分配的数据传递到成本核算子系统，作为折旧费用进一步分配的依据。⑦系统自动将折旧分配文件、固定资产增减变动文件中的数据加工成机制凭证存在记账凭证文件，并通过自动转账模块传递到账务处理子系统。这些凭证有的不需要人工干预就可以生成，有的需要人工补充缺少的数据，⑧根据管理当局的需要，系统通过基础信息文件、固定资产卡片文件、固定资产增减变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件输出各种账表。如固定资产统计表、固定资产部门使用表、折旧汇总表等。三、固定资产子系统的数据文件固定资产子系统中有两类主要的数据文件：一类是基础数据文件，另一类是业务数据文件。这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据，另一方面通过进一步加工处理又可以形成各种账表数据输出。其中：固定资产卡片文件、固定资产增减变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件是固定资产子系统的主要数据库文件。第三节7.3固定资产核算与管理子系统代码设计与主要功能模块一、固定资产核算与管理子系统的代码设计1、固定资产子系统中最主要的代码是固定资产代码。固定资产代码是对每项固定资产进行编码，为了分类汇总的需要，固定资产代码可包含固定资产大类的信息