《会计信息系统及其课程设计》八

《会计信息系统及其课程设计》八第八章采购与付款子系统本章目标【本章目标】1、手工采购与付款业务流程2、采购与付款子系统的特点3、采购与付款子系统的目标4、电算化环境下采购与付款子系统的主要流程5、采购与付款子系统主要数据文件和功能结构【学习内容】8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析8.2电算化环境下采购与付款子系统的流程分析8.3采购与付款子系统总体结构设计第一节8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环。一般来讲，企业从采购到付款经历的步骤如图8-1所示:图8-1：采购到付款业务的主要步骤从图中可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求，选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并进行确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。一、采购与付款业务流程分析（重点）1、采购与付款业务涉及的部门一般来讲，采购与付款业务涉及五个重要的部门：①请购部门；②采购部门；③验收部门；④财务部门；⑤供应商（外部部门）。2、基本流程概述行业不同，采购与付款处理流程也不同，即使是同一行业，有些企业采购货物品种多、流程复杂，有些企业采购业务简单，流程也简单。一般说来，手工环境下，采购与付款的基本流程如图8-2所示：图8-2：采购的基本业务流程3．流程说明①请购。当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。②采购审批。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。③选择供应商。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素选择优质供应商。④编制采购订单。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。⑤发出订单。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财会部门、验收部门。⑥验收。当存货送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财会部门，同时将相应信息传递到存货子系统。⑦处理采购发票。当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。借：原材料或物资采购等应交税金——应交增值税（进项税额）贷：应付账款⑧付款。在付款到期时，财会部门向供应商签发支票付款。同时编制记账凭证，进行账务处理。借：应付账款贷：银行存款某些供应商对于快速还款提供折扣。例如，折扣政策：2/10，n/30，表示购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2％的折扣，如果不享受折扣则须在30天之内支付全部款项。当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证、登记账簿，更新应付账款等账户。借：应付账款贷：银行存款财务费用二、采购与付款核算和管理的特点通过上述流程分析可以看出，采购与付款业务核算与管理有以下特点：1．数据存储量大企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品，这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整的保存。因此，采购与付款需要存储和处理大量数据。2．数据变化频繁要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动；要保障采购质量必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息；当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，并经过审核后方可确认；无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证财务信息的正确反映。因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。3．管理要求高采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动，而且还要严格进行采购管理。因为过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会产生额外的库存管理费用；造成资本的僵化，使周转资金紧张；会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。因此，采购与付款流程必须提供丰富的管理信息，杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。4．与其他子系统联系广泛采购与付款流程要为存货子系统提供货到与检验合格的信息，与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品）账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本；要为总账子系统提供各种账务处理信息，正确反映存货的价值变化，流动负债的增减变化，以及现金流出等信息。三、手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析[案例]图8-3为福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程。图8-3：福特北美公司手工环境下的采购与付款流程①采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往财务部门；②供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到财务部门；③供货商将产品发票送至财务部门；④当订单、验收报告以及发票三者一致时，财务部门才能付款。在这种流程下，由于人工数据处理和数据传递的局限性，使得财务部门成为瓶颈：当质检部门不及时提供验收报告、采购部门不及时提供采购订单时，财务部门就不得不因单据的传递效率低下，延误采购结算和付款；当采购订单或者验收报告因两个部门分别编制而出现数据不一致时，财务部门又要把大量的时间花费在处理这三单是否吻合上，从而造成了人员、资金和时间的浪费。当时福特北美财务部门雇用员工500余人，冗员严重，效率低下。因此，该公司决心运用信息技术，改变现有流程，削减不必要的流程，在信息系统的支持下，提高了信息传递的速度、信息的准确性和共享程度。在裁员20％以上的情况下，仍然能够实现企业的管理目标。第二节8.2电算化环境下采购与付款子系统的流程分析目前很多企业采购业务流程相差较大，采购订单或订单管理差别较大，因此，加大了系统设计的难度。与此同时，采购与付款业务在核算和管理上还有诸多的特点和要求，也为利用信息技术构建采购与付款系统提供了广阔的应用空间。下面，我们从系统目标、流程方面进行深入讨论。一、采购与付款子系统的目标采购与付款子系统的目标包括以下几个方面：1．灵活、正确地反映企业个性化特征不同企业其采购类型、结算方式、付款条件，乃至供应商都不尽相同，即使同一企业在不同时期，上述特征也会变化。因此，采购与付款子系统能够灵活、正确地反映企业这些个性化特征，满足不同时期企业的管理变革的需求。2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制采购与付款子系统能够及时、准确地反映采购订单、采购入库、采购发票等日常工作的运作信息，并对关键环节进行实时控制。3．加强对资金的管理在采购与付款子系统中，能够动态体现从收到供应商的发票到处理付款为止的数据处理过程，反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况，跟踪应付账款的到期日，及时提供债务总额和现金需要量，加强对应付账款的核算和管理。4．提供各种核算和管理信息提供各种管理信息功能是指系统应及时、准确地为企业各部门和管理者提供采购与付款账款的各种核算和管理信息，并通过网络将各种信息传递到其他子系统。5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统随着网络技术的不断发展，特别是Internet、EDI电子数据交换的发展和应用，采购与付款子系统应该充分利用先进技术，建立无纸采购与付款系统。二、电算化环境下采购与付款业务流程构建的原则在电算化环境下，利用信息技术改变传统流程，做到部门之间信息实时传递、信息共享，在保证信息正确性的同时，提高采购与付款流程的运作效率。采购与付款流程构建的原则是：①“数出一门，共同使用”。②整个流程采用统一的数据库。③在关键环节设计控制点，强化实时控制。三、电算化采购与付款流程的内容（重点）主要包括请购与采购流程、验收流程、发票管理流程以及应付与付款流程。1、请购与采购流程图8-3：请购与采购流程流程说明：①请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制请购单。处理请购单的方法有多种：Ⅰ录入。请购者编制购买存货的请购单，通过录入模块将采购订单送人计算机，并保存在请购单文件中。Ⅱ存货子系统自动传入。存货子系统可以自动判断每项存货的再订点（最低储量），一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就自动产生一份要求订货的记录存人请购单文件。Ⅲ物料需求计划传入。有些企业建立了物料需求计划系统，该系统经过运算后自动生成了采购计划，并将其传递到请购单文件。②采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单、从存货子系统的存货文件中获取信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进行下一个环节。③选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，以及订单交货情况文件等获取信息。系统自动按照供应商的选择条件，供应商的交货记录、服务、价格、质量等给出供应商的排名，并保存在供应商排名文件中。④编制采购订单。按照采购合同的要求，编制采购订单。采购订单以请购单信息为基础信息，在确定采购订单供应商时，首先从供应商排名文件获取排名结果，然后按照企业采购管理办法，选择排名前列的供应商，并分配相应的采购数量。当所有信息编制完成后，将其保存在采购订单文件中。该文件是整个采购到付款循环的最重要的数据文件之一。⑤采购订单审核岗位审核订单。一般来讲，为了有效地控制采购活动，将采购订单编制人员和采购订单审核和发出人员进行职责分离，降低采购风险。⑥如果审核通过，将订单发送给供应商。2、存货验收流程存货验收流程仍然以采购订单文件为主线，进行相应的质检和验收业务，如图8-5所示。图8-5：存货验收流程说明：当供应商将存货送入企业，由检验岗位的人员对存货进行检验：检验人眼从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对，如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。3、发票管理流程发票管理流程仍然以采购订单文件为基础，经过与发票文件中的关键要素——采购金额进行对比和实时控制后，生成记账凭证传递到总账系统的临时凭证文件中。其流程如图8-6所示。图8-6：发票管理流程说明：①发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息。②发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。③实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在电算化环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。④采购结算。根据采购发票信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置的凭证模板，自动生成记账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。4、应付与付款流程应付与付款流程仍然以采购订单文件为基础数据，通过应付款管理、出纳付款，将资金送给供应商，完成整个采购和付款流程。应付与付款流程如图8-7所示。图8-7：应付与付款流程说明：①财会人员从采购订单文件中获取的满足条件的采购订单有应付期限已满、质检合格、入库的采购订单。②财会人员从数据库中获取请购单、入库单、采购发票，进行复查，这是对采购活动必要的控制措施。③如果复查通过，自动生成付款准备通知书，存入相应的数据文件。④出纳从付款准备通知书文件中获取信息并付款。⑤根据付款准备通知书生成付款单，并通过凭证模版自动生成记账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。综上所述，我们讨论了请