《会计信息系统及其课程设计》四

《会计信息系统及其课程设计》四第四章电算化会计信息系统开发概论【本章目标】1、手工账务处理和计算机账务处理在处理流程上的区别2、电算化账务处理子系统的操作流程3、电算化账务处理初始化的内容4、电算化日常账务处理的内容5、电算化期末处理的内容6、电算化账务处理系统的系统维护应注意哪些问题【学习内容】4.1账务处理子系统流程分析4.2账务处理子系统编码设计与系统结构4.3账务处理子系统的安装、启动和退出4.4账务处理子系统的初始化4.5账务处理子系统的日常业务处理4.6账务处理子系统期末业务处理4.7账表输出与系统维护第一节账务处理子系统流程分析第二节账务处理子系统编码设计与系统结构第三节账务处理子系统的安装、启动和退出第四节账务处理子系统的初始化第五节账务处理子系统的日常业务处理第六节账务处理子系统期末业务处理第七节账务处理子系统期末业务处理第八节账表输出与系统维护第一节4.1账务处理子系统流程分析一、账务处理子系统的范围和目标1、账务处理子系统的范围账务处理子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询打印等账务处理工作。账务处理子系统包含经济业务的会计总括核算。对于一个小规模或经济业务比较简单的企业而言，一个账务处理子系统就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。对于规模较大或经济业务比较复杂的企业，往往有其它独立的业务管理和核算系统。如存货管理、销售管理、固定资产管理等，这些业务管理和核算系统提供详实的明细信息，都与账务处理子系统有密切的数据联系。账务处理子系统以总括核算为主，其他子系统侧重于明细核算。2、账务处理子系统的目标二、手工账务处理的流程分析1、手工账务处理的流程手工会计账务处理系统中，会计核算有整套科学的方法体系，为了及时、正确和完整地处理会计信息，不同业务量和业务属性的企业采取了不同的会计核算组织形式。不同的核算程序有不同的流程，差别主要在于登记总账的方法和依据不同，我们以科目汇总表核算程序为例，看看它的业务处理流程，如图4－1所示：2、手工账务处理流程的缺陷①由于手工对会计数据的层层汇总、加工速度慢，导致会计信息提供提供不够及时；②准确性查；③数据大量重复登记；④会计人员的工作量大三、计算机账务处理的流程分析目前，商品化的会计软件非常多，如中国的用友、金蝶和金算盘等，各公司在设计账务处理流程时可能不尽相同，但总的设计大同小异，图4－2是一个典型的账务处理系统的数据流程图。图4-2：账务处理系统数据流程图上述数据流程图反映的账务处理系统的基本流程如下：①输入数据。账务处理子系统数据输入一种是由录入人员输人计算机；二是对于具有规律性的期末结转业务，或由其他子系统自动转账输出的数据，由计算机自动生成；②对记账凭证中未审核的凭证进行审核；③随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询；④输出日记账、明细账。根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账；⑤对账。根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账；⑥输出总账。根据科目余额文件编辑输出总账；⑦传递报表数据。向报表系统提供科目余额文件和记账凭证文件以便生成会计报表。四、手工账务处理和计算机账务处理流程的对比手工账务处理和计算机账务处理流程在处理流程上有许多不同之处，可以从以下几方面进行对比，见表4－1：第二节4.2账务处理子系统编码设计与系统结构一、会计科目编码设计1、会计科目编码设计的意义①文字形式的会计科目的缺点：Ⅰ会计科目名称较长，占用了大量的内存空间，降低计算机的运行速度；Ⅱ不便于计算机分类处理；Ⅲ不便于提高凭证的的录入速度②科目编码的意义Ⅰ保证会计科目的唯一性；Ⅱ简化会计数据的表现形式；Ⅲ提高计算机的处理速度2、会计科目编码设计方案①编码方式：会计科目编码采用区间码的编码方式，即将会计科目分为若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目编码，第二段表示二级明细科目编码，余此类推。②会计科目编码体系设置——由于一级科目（含少量的二级、三级科目）已由财政部颁布的会计制度所规定，所以科目体系设计实际上是明细科目编码的设计。③会计科目编码结构如“4－2－2－2”结构，表示科目编码分为4级，一级科目的编码为4位，二至四级科目编码的长度为2位。所有的会计软件在系统建账或初始化时，都要求用户对科目进行编码结构的设计，商用会计软件都内置了财政部颁布的各种企业会计制度的科目代码和名称，企业只需根据实际需要增加有关明细科目的内容以下列示出《企业会计制度》给出的会计科目名称和代码。见表4－2。表4-2：会计科目编码和名称编号科目名称编号科目名称一、资产类1001现金1221包装物1002银行存款1231低值易耗品1009其他货币资金1243库存商品1101短期投资1301待摊费用1111应收票据1401长期股权投资1121应收股利1402长期债券投资1122应收利息1501固定资产1131应收账款1502累计折旧1133其他应收款1603在建工程1151预付账款1801无形资产1211原材料1911待处理财产损溢二、负债类2101短期借款2171应交税金2111应付票据2176其他应交款2121应付账款2181其他应付款2131预收账款2191预提费用2151应付工资2301长期借款2153应付福利费2311应付债券2161应付股利2321长期应付款三、所有者权益类3101股本（实收资本）3121盈余公积3111资本公积3131本年利润3141利润分配四、成本类4101生产成本4105制造费用五、损益类5101主营业务收入5401主营业务成本5102其他业务收入5401主营业务税金及附加5201投资收益5405其他业务支出5301营业外收入5501营业费用5502管理费用5503财务费用5601营业外支出5701所得税注：本表对会计科目作了节略，详见《企业会计制度》④科目编码方法Ⅰ顺序编码Ⅱ位数编码Ⅲ分组编码⑤科目编码设计的基本原则Ⅰ规范性原则——以国家颁布的会计制度，母子公司还要考虑集团整体的规范化Ⅱ层次性原则——编码要反映会计科目的层次Ⅲ一致性原则——编码要有一定的规律，保持一致Ⅳ扩展性原则——设计时对科目代码的容量要有所考虑，防止未来代码的容量不足Ⅴ简短性原则——在保证核算的前提下，尽可能简短二、账务处理子系统的结构账务处理子系统的结构是指账务处理子系统中相互独立的模块组成。以一个典型的账务处理子系统为例，模块结构图如下：图4-3：账务处理子系统基本功能模块第三节4.3账务处理子系统的安装、启动和退出一、系统安装以金算盘账务处理软件为例，账务系统的安装步骤如下：1、将光盘插入光盘驱动器中；2、启动WINDOWS95/98/2000/XP，在“资源管理器”或“我的电脑”中选择光盘驱动器盘符，双击打开，找到“”图标3、双击“”图标，系统执行安装程序，进入系统安装窗口。4、在系统复制文件之前，要求您设置安装的类型。在金算盘财务管理软件的安装过程中，系统会提示用户选择安装类型，选择典型安装，并选择需要安装的组件。见图4-4：图4-4：选择安装的组件5、在系统复制完所有文件之后，系统要求您重新启动计算机，单击“完成”按钮之后，系统自动重新启动计算机，则系统安装成功。二、系统启动正版财务软件为了维护软件的版权，防止非法盗用，常采用了加密方式，需要安装加密盒等对软件进行了加密。合法用户只有在计算机上安装了加密盒，系统才能正常运行。加密盒的安装十分简单，只需将主机电源关闭后，把加密盒插到打印口（LPT1）上即可。加密盒安装完毕之后，不要在带电状态下拔插加密盒，容易导致加密盒损坏。软件安装完成后，在Windows“的“程序”组中会增加一个“金算盘系列财务软件”程序组，组中有一个“金算盘财务管理软件”和一个“金算盘财务管理软件帮助”选项；同时，在Windows桌面中会增加一个“”的图标，您只需双击该图标，即可进入“金算盘财务管理软件”。三、系统退出在关机之前，一定要确保金算盘财务管理软件退出才行，否则可能会破坏一些未保存的数据，造成数据的丢失。所以本系统要求您在关机之前，一定要退出本系统。退出本系统的方法有多种：1、单击主窗口标题栏右边的“”按钮。2、单击主窗口标题栏左边的“”按钮，打开控制菜单，选择“关闭”菜单项；或者按钮Alt+F4键。3、双击主窗口标题栏左边的“”按钮。4、打开主窗口中的“文件”菜单，选择“退出”菜单项。退出本系统的方法有多种，您只需选择一种就可以了。第四节4.4账务处理子系统的初始化一、系统分析的概念、内容和目的账务处理子系统的的目标是将经济活动中产生的数据按照会计制度的要求加工成会计信息输出。商品化的会计软件在开发中考虑的是系统的通用性，即不同行业账务处理和财务管理的一般特性，为了适应不同单位的要求，系统提供了初始设置功能，允许企业根据本单位的具体需要，通过初始化完成本单位特殊要求的设置，这项工作称为初始化。初始化设置的主要内容包括：账套设置、操作人员及权限设置。会计科目设置、凭证类别设置、初始化余额录入、汇率管理等。一、账套设置1、什么是账套账套设置即建立核算单位。通用的账务处理系统通常允许在一个软件系统中建立多套账，以满足不同单位的多层次需要。账务处理系统中，每一套账称为一个账套或一个核算单位。不同软件账套的设置不尽相同，但一般都采用向导式的建账方式，引导用户建立账套，完成有关的设置，以金算盘账务处理系统为例，单击“文件”菜单，选择“新建账套”，账套设置的界面见图4-5：图4-5：账套设置的初始界面2、账套设置的内容账套设置通常需要设置以下参数：①账套名称与账套路径（同时加粗强调显示）②安装预置科目③本位币④科目编码规则⑤会计日历二、权限设置账务处理系统中每一账套都设置一名系统主管。系统主管拥有最高的操作权限，可通过权限设置模块为接触账务处理系统的每一位操作人员分配工作权限。不同的账务处理系统操作权限的确定方法不同，使用较多的有两种：一种是按子模块来划分操作权限；另一种是将操作权限分为一些权限组，如：凭证、总账、日记账等。每一权限组下又可分为若干权限，如：填制凭证、凭证审核等。系统还设有“口令修改”功能，供每名操作人员设定自己的口令。口令是系统确认操作人员身份的惟一标识，包括系统主管在内的任何人员都无法查看其他人员的口令。当系统重新启动或系统运行过程中更换操作人员时，系统都将查验操作人员的身份和口令。如果输入的口令与设置不同，系统将拒绝该操作员进人，从而防止操作人员越权操作。按照内部控制的要求，操作人员工作权限划分的基本原则是：不相容职务必须分离，不相容岗位必须分离，不同的处理层次一般应该分离，管理或接触重要数据的工作与其他工作分离，其他制度特别规定需要分离的应该分离。三、科目设置科目设置通用账务处理系统允许用户灵活地设置会计科目和代码。在建立账套过程中，系统一般会让用户根据本企业的行业特征选择是否预设一些基本的科目，用户在初始化科目设置时再进行补充、修改或删除。金算盘账务处理系统中，进入新建账套后，界面如图4-6所示：图4-6：初始化设置在以上界面中单击按钮，进入科目设置，如图4-7所示：图4-7：科目设置选择所要设置的会计科目，单击圈中的“编辑”按钮，即可对该科目进行修改、删除、添加新科目的操作。科目编辑的界面如图4-8所示。图4-8：科目编辑1、科目编辑的基本内容①科目代码②科目名称③科目类别④辅助核算2、辅助核算的科目设置常见的辅助核算主要有：①日记账②银行账③数量金额账④外币账⑤个人、单位往来辅助账账务处理系统为个人往来业务和单位往来业务提供了两个不同的解决方案：Ⅰ模仿手工的处理方式。会计科目设置与手工处理科目设置相同，即在其他应收款、其他应付款科目下按费用类别设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或单位再设置明细科目。在这种方式下，这些科目不必设置辅助核算类别。其缺点是造成会计科目数量繁多，不利于款项的清理和统计分析，因此只适用于个人或单位往来业务较少而且相对固定的企业使用。Ⅱ辅助核算方式。利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来