2-01ERP系统内控工作程序总体介绍-0601

ERP系统建设内部控制工作程序——总体介绍内控与风险管理部2010年6月2目录一ERP系统建设内部控制工作程序培训内容概述二背景与目的三基本工作程序四第一阶段及第六阶段要点介绍3ERP系统建设内部控制工作程序培训内容概述此次ERP系统建设内部控制工作程序培训的对象为近期正在实施ERP系统且已参加过ERP内控工作程序培训的单位。培训材料依据总部近期下发的各项通知中明确的要求进行修订和完善。培训内容包括：工作程序总体介绍工作程序分阶段介绍–第二阶段：蓝图建模–第三阶段：系统配置–第四阶段：测试检查–第五阶段：流程完善注：工作程序第一阶段项目准备及第六阶段上线审批涉及的相关内容纳入总体介绍统一介绍。4目录一ERP系统建设内部控制工作程序培训内容概述二背景与目的三基本工作程序四第一阶段及第六阶段要点介绍5一、概述背景：基于已下发的厅函[2008]7号《关于做好ERP系统建设过程中蓝图设计和控制实施工作的通知》要求和ERP试点单位内控工作的经验总结。ERP系统实施模式发生了变化，即先通过小规模试点形成板块模板，再在同类企业内应用模板推广实施。内控与风险管理部于2009年5月下发了内控[2009]332号《关于明确ERP系统建设内部控制工作程序的通知》，对ERP系统建设内控工作各阶段内容及标准作了明确。通知同时适用于集团公司未上市企业及股份公司所属单位。信息部于2010年1月18日下发了中油信【2010】28号《关于集团公司ERP系统上线及单轨运行工作的通知》，其中，附件：《ERP上线系统运行情况报告》中再次明确了ERP内部控制工作中各阶段的工作要求。自2009年下半年以来，结合ERP系统实施过程中出现的各类问题，结合财务部、财务资产部、信息管理部、内控部下发的各项通知，进一步明确了ERP系统在建设各阶段及上线审批、单轨运行期间的工作要求。目的：为确保ERP系统建设过程中蓝图与系统配置及实际业务流程一致，结合蓝图完善业务流程，落实系统关键控制，防范相关风险。结合ERP系统实施阶段划分明确相关内控工作阶段、具体工作内容、标准及职责分工，以利于ERP系统建设内控工作开展。要点提示：本次培训基于总部近期下发的各项通知中明确的要求对材料的相关内容进行了补充和修订，并依据《关于集团公司ERP系统上线及单轨运行工作的通知（中油信【2010】28号）》将ERP上线及单轨工作中的要求进行进一步的强调。6目录一ERP系统建设内部控制工作程序培训内容概述二背景与目的三基本工作程序四第一阶段及第六阶段要点介绍7总体程序介绍阶段一.项目准备阶段二.蓝图设计阶段三.系统配置阶段四.测试检查阶段六.上线审批阶段五.流程完善ERP系统建设内部控制工作程序：为确保ERP系统建设过程中蓝图与系统配置及实际业务流程一致，补充蓝图信息，完善业务流程，落实系统关键控制，防范系统风险，内控与风险管理部特制定本工作程序，各单位在ERP系统建设推广过程中要严格按本工作程序开展各阶段相关的内控工作。8总体程序介绍阶段一：项目准备阶段二：蓝图设计阶段三：系统配置阶段四：测试检查阶段五：流程完善双轨时间单轨时间阶段六：上线审批双轨之前ERP内控工作程序阶段划分ERP系统建设阶段划分（一）蓝图设计（三）上线申请ERP系统ERP系统运行各阶段对应关系（二）系统实现（四）系统并行（五）系统单轨运行9（一）项目准备阶段阶段一.项目准备阶段二.蓝图设计阶段三.系统配置阶段四.测试检查阶段六.上线审批阶段五.流程完善ERP系统建设内部控制工作程序内控与风险管理部地区公司内控管理部门ERP项目组1.2.1提供参考模板、脚本工具及相关文档1.2.2明确ERP内控工作负责人，参与项目工作，负责日常协调并完成各阶段内控工作提供分板块ERP蓝图模板，接受ERP内控工作程序及业务流程管理系统应用培训执行部门工作内容编号10（一）项目准备阶段——主要工作说明主要工作任务：–内控与风险管理部提供模板及相关工具。–地区公司内控管理部门明确职责及内控培训。工作要求和完成标准：–各单位内控管理部门应确定专人全程参与ERP系统的实施，参加ERP系统建设的专项培训，了解ERP系统建设的具体进展及要求，协调展开各项内控具体工作。–各单位内控管理部门结合ERP项目实施的具体情况，组织开展ERP系统内控工作程序、业务流程管理信息系统使用等各专项培训。–内控与风险管理部于2009年12月1日下发的《关于进一步明确ERP系统内部控制工作的通知》及信息部于2010年1月18日下发的关于集团公司ERP系统上线及单轨运行工作的通知（中油信【2010】28号）中明确了内控工作在ERP系统中的相关要求及实施方法。11（二）蓝图设计阶段阶段一.项目准备阶段二.蓝图设计阶段三.系统配置阶段四.测试检查阶段六.上线审批阶段五.流程完善ERP系统建设内部控制工作程序地区公司内控管理部门地区公司业务管理部门ERP项目组2.2.1提供业务流程库供ERP项目组参考参与讨论确认完成ERP蓝图差异分析报告，编制本单位ERP蓝图2.2.2编制业务流程与ERP蓝图对照表，确认形成本单位ERP系统控制矩阵，提交蓝图修改意见参与讨论确认依据本单位蓝图控制矩阵及蓝图修改意见修改蓝图2.2.3对ERP蓝图建模质量检查进行复核应用脚本检查ERP蓝图建模质量执行部门工作内容编号12（二）蓝图设计阶段——主要工作说明主要工作任务：–编制差异分析报告：地区公司所属板块有统一板块ERP蓝图模板的，由ERP项目组和相关业务部门确认板块ERP蓝图模板的适用性，结合相关业务流程，确认模板与公司实际业务的差异，形成本单位的差异分析表，对差异进行详细描述，并对差异进行分类规纳，用以在板块蓝图基础上修改形成本单位蓝图。–ERP系统控制矩阵：地区公司内控部门依据本单位适用性，参照股份公司2010版手册附件“4.5.5ERP系统控制矩阵”确认形成本单位ERP系统控制矩阵；–蓝图建模：ERP项目组在业务流程管理信息系统中描述本单位蓝图，需要对照本单位ERP系统控制矩阵，明确相关的与控制设计，补充蓝图步骤信息，依据本单位ERP实施情况，完成事物代码、业务活动及职责分离矩阵模型的更新与维护，并运行脚本进行蓝图建模质量检查。注：在蓝图设计阶段不在业务流程管理信息系统的蓝图中挂接风险控制模型数据13（二）蓝图设计阶段——主要工作说明工作要求和完成标准：–ERP项目组应在业务流程管理信息系统中按照《ERP蓝图建模操作手册》中的规范及要求进行蓝图建模。如沿用板块蓝图，则需要根据本单位实际业务情况完善蓝图中对于组织信息的描述。特别注意：如需引用非本单位蓝图所在组中的内容，必须使用“定义复制”的形式进行操作。–业务流程和ERP蓝图对照表要对全部蓝图进行对照，按照公司业务流程架构管理的要求，对本单位原业务流程目录进行修订，使其涵盖ERP系统蓝图的全部内容。–蓝图设计完成后ERP项目组需要进行蓝图建模质量检查并由地区公司内控管理部门复核。–蓝图建模的所有操作是建立在对业务流程系统有一定的操作基础及熟练度的基础上。14（二）蓝图设计阶段——主要工作说明工作要求和完成标准：–内控与风险管理部于2008年8月21日下发的关于加强ERP系统控制管理的通知》（油内控〔2008〕670号）中提出蓝图设计的要求、编写ERP系统控制文档要求。其中提出：1、蓝图中步骤相关的岗位、表单、事务代码的补充及对蓝图描述的细化。2、ERP系统控制文档的编写要包含关控点覆盖全面，符合内控手册的相关要求。–内控与风险管理部于09年10月28日下发的《关于调整ERP系统控制规范相关内容的通知》（油内控[2009]831号）中更新了ERP系统控制规范，各版块ERP系统控制矩阵已随10版内控手册进行更新及下发。重要概念说明：–板块ERP蓝图模板：是体现板块业务特点及管理需求的ERP蓝图参考模板。–差异分析报告：是指板块蓝图模板与推广单位蓝图差异说明的报告。–ERP系统控制矩阵：是依据板块蓝图编号标明蓝图各步骤对应的主要风险和关键控制等内容的ERP系统相关风险与控制文档。15（二）蓝图设计阶段——要点提示板块ERP蓝图模板中所指的板块与业务板块的关系–板块ERP蓝图模板是ERP项目组从ERP实施角度结合板块特点总结出的，目前已完成炼油化工、炼油销售、化工销售三个板块蓝图模板，其与业务板块的对照关系如下：–同时，勘探与生产板块ERP蓝图模板已基本确认形成，目前还在持续更新和维护中，工程技术板块ERP蓝图模板已经开始进行建模绘制。差异分析报告适用对象–有板块蓝图模板的单位需编制差异分析报告，无板块蓝图模板的单位无需编制，但可根据股份公司2010版手册中与ERP系统相关业务流程图作为参考依据。板块ERP蓝图业务板块炼油化工炼油与化工化工销售炼油销售销售勘探与生产（基本完成、尚未下发）勘探与生产工程技术（正在绘制）工程技术16（二）蓝图设计阶段——要点提示ERP系统控制矩阵的编制–对于所属板块有ERP系统控制矩阵模板的单位，需要结合本单位业务情况进行适用性分析，确认形成本单位ERP系统控制矩阵，ERP系统控制矩阵使用EXCEL进行编制，具体参见股份公司2010版手册附件“4.5.5ERP系统控制矩阵”。–对于所属板块无ERP系统控制矩阵模板的单位，应依据股份公司股份公司2010版手册中ERP系统风险控制文档，结合本单位ERP蓝图编制形成本单位ERP系统控制矩阵。–目前已经形成炼油化工、化工销售、炼油销售三个板块的ERP系统控制矩阵。勘探与生产板块、工程技术板块ERP系统控制矩阵还未形成最终版本。17（三）系统配置阶段阶段一.项目准备阶段二.蓝图设计阶段三.系统配置阶段四.测试检查阶段六.上线审批阶段五.流程完善ERP系统建设内部控制工作程序地区公司内控管理部门地区公司业务管理部门ERP项目组3.2.1提供相关培训和技术支持完成蓝图同步和ERP系统配置3.2.2检查风险控制在ERP系统落实情况，更新本单位ERP系统风险控制文档（RCD）参与系统配置提供配置清单，权限相关文档3.2.3组织ERP内控自我测试及整改根据自测报告进行整改根据自测报告进行整改执行部门工作内容编号18（三）系统配置阶段——主要工作说明主要工作任务：–ERP项目完成ERP蓝图同步与系统配置。–在蓝图设计完成且系统配置完毕之后即可运行“T-CODE一致性检查”以确保蓝图与实际运行系统的一致性。–从SAP系统中导出相应的T-CODE清单即可在业务流程管理系统中运行“T-CODE一致性检查”。–地区公司内控管理部门编制ERP系统风险控制文档。–地区公司内控管理部门组织开展地区公司自我测试及整改。工作要求和完成标准：–ERP项目组应基于SolutionManager（以下简称SLM）完成ERP系统配置，ERP项目组应确保ERP蓝图设计、配置清单与系统实际配置保持一致。–进行蓝图正、反向同步并应用SLM进行系统配置是确保ERP实际运行系统与ERP蓝图设计保持一致性的一种途径。–地区公司如未进行同步工作需要在我测试阶段完成相应的跟单测试及T-CODE一致性检查来保证ERP系统配置与蓝图的一致性。–本阶段ERP系统风险控制文档使用EXCEL进行编制，应符合公司《内控管理手册》的统一编制要求。–内控与风险管理部于09年10月28日下发的《关于调整ERP系统控制规范相关内容的通知（油内控[2009]831号）》中提供了与ERP系统相关的业务流程图及其关键控制文档的说明、职责分离矩阵、配置清单。19（三）系统配置阶段——主要工作说明（续）工作开展前提条件：–为保证同步工作在系统建设中有实际意义，在同步工作结束后需要使用SLM进行系统配置。–在ERP蓝图同步前，地区公司ERP项目组应完成蓝图建模和质量检查及整改工作。–蓝图同步工作需要向总部ERP运维组的SLM系统管理员申请用户权限。–在执行权限测试与T-CODE一致性检查前，应将系统配置信息导出给相关测试人员。重要概念说明：–SolutionManager（以下简称SLM）：是ERP系统的一个功能组件，ERP