会议的时间管理篇

会议的时间管理篇易效的时间管理分享与解析每个人的时间是有限的，随社会竞争的加剧，时间管理的观念与策略已逐渐深入人心，为大家分享了时间管理方法策略，一起来看看吧!下面就让网友给分享的“会议的时间管理篇”，希望对您有所用途，喜欢就下载吧！易效的时间管理分享1.确定重要的事项(1)如何确定事情是否重要与个人价值判断有关举这么一个例子，有三个会议同时召开：一是上级部门召开的，要求主管参加，讨论安全生产问题;二是自己主持的，讨论本公司分配计划;三是地区组织部召开的，关于推荐优秀区后备干部座谈会。你将参加哪一个会议?这与个人价值判断有关。价值不是实物的本身，是各种关系的综合。价值是关系，价值往往有一定的参照物决定其价值的量。(2)如何确定事项是否重要与个人所处位置有关如何确定重要工作，既是时间管理的重点问题，也是一个难点问题。在不同单位、不同岗位、不同个人有不同认识的问题，即使同样的问题，各个层次的关注的重点也不同。例如，销售问题，基层员工的重点是考虑的月度计划;中层员工的重点是考虑年度计划;高层员工重点考虑的是明年以及3年计划内的计划。一般认为，高层考虑的是方向;中层考虑的是方案;基层考虑的是方法。而对于具体执行的问题：高层抓目标;中层抓控制;基层抓进度。2.做重要的事情从时间管理的角度来看，必须学会做重要的事情。这里可以借鉴做事的4D原则：Doitnow(亲自做)：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成Delegateit(授权)：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作Doitlater(稍后再办)：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理Don’tdoit(丢掉不管)：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管这个原则实践于前德国足球队主教练克林斯曼的管理球队的方法，又称为“克林斯曼时间管理理论”。克林斯曼的“时间管理系统”开始于早上7点钟。8点钟球员们被酒店叫醒的时候，克林斯曼自己已经慢跑锻炼归来。大约8点半，克林斯曼便开始自己的第一个正式程序：和助理教练略夫在教练房间里会面。房间内摆放着一整套供教练组商讨战术的设备，有电视机、DVD等。克林斯曼会拿出一张A4的纸，写下当天的详细计划，比如他会确定今天和哪位队员谈话，会谈时间多久，如果会谈时间很长，他甚至还会写清楚中间安排几分钟的休息时间。在列完这个清单之后，克林斯曼会决定按照轻重缓急来处理事情的先后顺序,原则是：重要而且紧急的事情——立刻自己处理重要但不紧急的事情——仔细安排好之后再自己去处理不重要但紧急的事情——交给相关有能力的同事去处理不重要也不紧急的事情——扔到一边去提高计划的有效性用计划方法来管理时间在强调计划性的时候，也带出一个基本的问题：如何保持计划的有效?计划在实施中，往往会出现两个问题：一是计划落空。计划没有如期完成。这个的原因是复杂的，包括目标的可行性、计划措施的保障性和计划实施的力度等。二是计划虽然完成，但完成的质量不高。其原因也是多种多样的。归纳起来主要的问题在于，计划虽然确定了，但由于各种临时性、突发性的事项打乱了计划的实施。因此，为了实现计划的有效性，要注意以下的问题。1.注意计划的弹性“计划赶不上变化”这是人们经常说的话，说明计划制定的条件与实施计划环境与条件的不一致所带来的问题，因此，计划的弹性是制定计划时必须考虑的问题。问题复杂性在于：如果留出的余地，计划弹性足了，计划刚性约束就可能打折扣，但计划如果只强调刚性而没有弹性，计划有可能因实施的条件的变化而无法按时、按质、按量完成。因此，要在分析研究的基础上，通过平衡，使计划既能保持一定的刚性约束效果，也能富有一定的弹性。如何使一个计划既能体现刚性的特征，又具有一定的弹性?以下的三个方法可以在制定计划时运用。第一，在制定计划时适当地留出干扰时间，并在安排每件事项时，根据以往的经验留下较充足的时间。第二，在计划制定时，设置机动事项来解决干扰。例如，可以将一些以后要做的事情作为本期的机动事项，万一有临时性或突发性的事项出现，可以将这些机动事项为调整的对象，留出时间空隙以应付临时或突发性的事项。第三，计划安排的时间不要太满，一般要留出20%左右的余地，而留出的时间余地尽可能以大块时间为宜，这样即使有临时性或突发性的事项干扰了原来的时间安排，也有大块时间调整，安排一些重要或关键的事项。2.设置事项控制点有的时候，在计划的实施过程中，发现可能来不及完成计划的情况，但由于时间来不及了，再补救也无济于事，因此，在一些跨时间段较长的事项，在计划制定时，应设立若干的`控制点，严格要求完成的时间与内容，一旦发现控制点没有按要求完成任务，还可以及时采取措施进行补救。控制点的设置可以根据事项的时间长度设置，一般为30%处、50%处、70%处和90%处设置为佳。3.按工作效率的规律订计划提高工作效率是我们追求的目标，也是时间管理的重点。影响工作效率的因素很多，除了主观的因素外，还有许多客观的因素，像人的生理特征，也是影响工作效率的一个因素。有人感觉到在每天的各个时段，有时工作效率较高，有时又感觉大脑灵活性稍差。如果你了解了自身的生物钟，依照身体节律工作、学习，恐怕效果就会不一样了。计划的制定中，也应该考虑人的生理与心理变化的规律特点来安排事项，可能效果会更好。4.分析计划实施的情况分析计划的实施情况有两个用途，一是分析计划制定的合理性;二是分析计划执行的有效性。因此，通过分析，能对计划方法更好地运用带来影响。计划实施的分析有2大方面，一是检查计划的完成情况;二是检查时间利用情况。会议的时间管理1.影响会议效果的因素与分析(1)会议主题、目标不明确虽然每次会议都有具体的内容，但许多会议一开始就走调了，关键还是会议没有明确的主题和目标。(2)会议的时间、地点选择的失误这是一个共性而又普遍的问题，在时间安排上出现的问题。(3)会议主持人的控制能力会议是否成功，与主持人控制能力有密切的关系。最大的问题是放任会议的主题，无法控制一而再，再而三地跑调。(4)参加会议人员的对象选择参加会议的人员不仅要与会议主题或目的有关，还应该从会议的效果出发，合理搭配会议的参与者。(5)沟通的氛围会议是群体的沟通，也存在一般沟通的共同问题：沟通的障碍。在会议中出现的沟通障碍比较集中的是两种情况：站在自己的角度上说事;信息漏斗效应。2.会议时间管理的方法(1)明确会议的目的会议的效率问题首先必须明确会议的目的，而确定会议目的时，最重要把握的问题：是否一定要开会。(2)制定会议规则各单位情况不同，但在基本的会议规则方面注意以下方面。第一，会议的安排规则。各单位必须规定开会的基本原则，规定举行会议的基本条件，杜绝不必要的会议。同时，规定各类会议的举行的批准程序。第二，会议的发言规定。所有与会者都要准备在会上发言。第三，开会的时间规定。每次会议应明确开始与结束的时间。第四，会议纪律。必须准时开会