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ICS93.160CCSP5537山东省地方标准DB37/T4574—2023水利工程建设项目档案管理规范Specificationforarchivesmanagementofwaterconservancyproject2023-02-02发布2023-03-02实施山东省市场监督管理局发布学兔兔—2023I目次前言.................................................................................II1范围...............................................................................12规范性引用文件.....................................................................13术语和定义.........................................................................14总则...............................................................................35项目文件管理.......................................................................36项目档案管理.......................................................................97项目档案验收......................................................................108项目档案移交......................................................................129项目电子文件与电子档案管理........................................................1210项目档案用房与基础设施配置.......................................................14附录A（资料性）竣工图章、竣工图审核章式样..........................................15附录B（规范性）水利工程建设项目文件归档范围和保管期限表............................17附录C（规范性）案卷编目式样........................................................24附录D（资料性）工程设计变更依据性文件汇总表........................................32附录E（资料性）水利工程建设项目档案移交接收单......................................33参考文献.............................................................................34学兔兔—2023II前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由山东省水利厅提出、归口并组织实施。学兔兔—20231水利工程建设项目档案管理规范1范围本文件规定了水利工程建设项目档案管理的总则，项目文件管理，项目档案管理，项目档案验收，项目档案移交，项目电子文件与电子档案管理、项目档案用房与基础设施配置等内容。本文件适用于水利工程新建、改建、扩建和技术改造等建设项目档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T9705文书档案案卷格式GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T12全宗卷规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则DA/T28建设项目档案管理规范DA/T62—2017录音录像档案数字化规范DA/T78—2019录音录像档案管理规范JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1水利工程waterconservancyproject为消除水害和开发利用水资源而修建的工程。3.2单位工程unitofproject具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3分部工程partofproject单位工程（3.2）中按工程的部位、结构形式等的不同划分的工程。3.4项目法人projectlegal学兔兔—20232由项目投资者代表组成的对项目全面负责并承担投资风险的项目法人机构，它是一个拥有独立法人财产的经济组织。3.5建设单位projectowner对项目实施进行组织管理，并在项目建设过程中负总责的组织。3.6参建单位projectparticipant参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测等单位。3.7项目文件projectrecord在水利工程项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。3.8竣工图as-builtdrawing水利工程竣工后真实反映工程施工结果的图样。3.9项目电子文件digitalprojectrecord在水利工程项目建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。3.10项目声像文件projectaudio-visualinformation用照片、影片、录音带、录像带等记录反映工程项目建设现场原地物、地貌和施工主要过程及建成新貌的声音或影像文件。3.11整理arrangement按照一定的原则，对工程建设过程中具有保存价值的文件进行分类、组合、排列、编目等（纸质归档文件还包括修整、编页、装订、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据（3.13）收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.12组卷filing按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分门类整理（3.11）成案卷的过程。3.13元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。3.14项目档案projectarchive经过鉴定、整理（3.11）并归档的项目文件。3.15项目电子档案digitalprojectarchive具有参考和利用价值并作为档案保存的建设项目电子文件（3.9）及相应的支持软件、参数和其他相关数据。学兔兔—202333.16项目档案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案（3.14）管理情况的有关材料组成的专门案卷。4总则建设单位全面负责项目档案管理工作，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。业务上4.1接受档案主管部门和上级主管部门的监督和指导。建设单位与参建单位应加强项目档案管理，在工程建设与管理中应配备项目档案工作所需人员、4.2经费、设施设备等各项管理资源。项目档案管理工作应与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、4.3合同管理和岗位责任制。建设单位及各参建单位应加强对项目档案管理工作的领导，纳入目标管理岗位责任制，实现从项4.4目文件形成、收集、整理和归档管理的全过程控制。建设单位应遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，建立起覆盖项目各类文件、档案的管理制4.5度和规范体系。项目档案应完整、准确、系统、规范，应被安全保管和有效利用，满足项目建设、管理、监督、4.6运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。5项目文件管理项目文件的形成5.15.1.1水利工程中形成的项目文件包括但不限于前期工作文件、征地补偿与移民安置文件、管理性文件、工程技术文件、竣工图等。5.1.2项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定。5.1.3设计、施工、监理等工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。5.1.4文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范，签字及盖章手续完备。5.1.5需归档的项目文件应为原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。5.1.6卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不应用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。5.1.7打印的需归档文件，清晰度应符合设备标定质量的要求，签名和签署日期应手签。竣工图的整编5.25.2.1基本要求5.2.1.1工程竣工时应整编竣工图，竣工图一般由施工单位负责整编。5.2.1.2不同的建筑物、构筑物宜分别整编竣工图。5.2.1.3竣工图应完整、准确、规范、修改到位，真实反映项目竣工的实际情况，图面整洁，文字和线条清晰，纸张无破损。5.2.1.4项目法人负责组织或委托有资质的单位整编项目总平面图和综合管线竣工图。5.2.2整编依据学兔兔—202345.2.2.1施工单位应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件进行汇总，经监理审核后，作为竣工图整编的依据。5.2.2.2竣工图应依据工程技术规范，按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录。竣工图编制说明包括竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。5.2.3使用施工图整编竣工图5.2.3.1用施工图整编竣工图时，应使用新图纸，白图和蓝图均可，但不应使用复印的白图和拼接图整编竣工图。5.2.3.2施工图没有变更的，由施工单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章，格式见图A.1的要求。5.2.3.3图纸变更不超过20%且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达或标注清楚的，应在标题栏上方或左边用文字简要说明。5.2.4重新整编竣工图5.2.4.1有下述情形之一的均应重新整编竣工图：a)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；b)图面变更面积超过20%；c)合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。5.2.4.2重新整编的竣工图按原图编号，图号末尾加注“竣”字，或在新图标题栏内注明“竣工阶段”。重新整编的竣工图图幅、比例和文字大小及字体应与原施工图保持一致。5.2.4.3施工单位重新整编的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项