一般物资采购业务内部控制矩阵

1.4一般物资采购业务内部控制矩阵2008年C1.4－11.4一般物资采购业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.物资供应职责界定1.1经营风险：制度不健全或监控考核不力,导致违纪违规问题发生。1.1物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制度，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。物资装备部21.9.111.9.91.3经营风险：分散采购，不能形成整体和批量采购优势。国内外采购割裂，导致采购性能价格比不合理。1.2物资装备部（国际事业公司）按照总部集中采购物资目录，负责在全球范围内搜寻资源，实施总部集中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部（国际事业公司）实施采购。总部组织集中采购由物资装备部（国际事业公司）牵头组织优选确定供应商短名单、采购价格及浮动幅度，与供应商签订框架协议；分（子）公司采取合同方式执行框架协议，国产物资由分（子）公司实施采购操作，进口物资由国际事业公司实施采购操作。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司2集中采购目录采购框架协议或合同1.9.9;1.9.8;2.9.2;2.9.1;1.9.11.4经营风险：未履行年度供应协议，影响生产经营。1.3总部直接集中采购物资，物资装备部（国际事业公司）与分（子）公司签订年度供应协议。物资装备部（国际事业公司）供应各分公司上述物资，以总部集中采购物资调拨单来履行年度供应协议。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司3年度供应协议物资调拨单1.9.9;2.9.11.1经营风险：分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势。1.4分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理结合。分（子）公司自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值50万美元以上的，由国际事业公司实施采购操作。【ERP】各分（子）公司相关部门依据总部集中采购物资目录，正确配置工业标准描述字段。国际事业公司分（子）公司2集中采购目录物资供应管理规定采购合同1.9.11;2.10.11.5经营风险：未实行不相容岗位分离，造成舞弊。1.5物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。【ERP】各分（子）公司物资供应部门在ERP系统中设计计划、采购等岗位的权限时，应遵从内部牵制及不相容原则。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司2岗位职责分工1.9.112．物资计划编制与审核1.5经营风险：物料维护不准确，造成信息失真。2.1【ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统，做到一物一码。分（子）公司5物料主数据维护申请表2.10.11.2经营风险：需求计划不准确、不及时或未按规定权限审批，影响生产建设，造成物资积压。预留不准确，造成管理信息失真。2.2分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划，由本单位负责人审核，经相关部门按规定权限审批后，报物资供应部门。项目需求计划以设计图纸和材料表为依据。【ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。有PM、PS等模块的，相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由物资供应部门核销，系统自动创建的由相关模块核销。分（子）公司5物资需求计划或设计图纸、材料表1.9.111.3经营风险：未按规定选择供应商，造成损失。2.3分（子）公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，报分管需用单位的副经理审批。分（子）公司6物资需求计划独家、专有、专利资料1.9.111.2经营风险：采购计划不准确、不及时或未按规定权限审批，影响生产建设，造成物资积压。2.4分（子）公司物资供应部门依据审批的物资需求计划综合平衡资源后，及时编制物资采购计划,由物资供应部门负责人审批。【ERP】启用MRP功能，完成物料综合平衡和采购申请的创建，可根据需要进行手工编辑，并按规定权限审批，手工创建采购申请须经审批后方可创建。超过交货日期3个月的未完成采购申请要及时核销。分（子）公司经办审批4物资采购计划1.9.112.10.13．采购渠道的确定与控制1.1经营风险：未正确启用供应商产品目录增强程序，造成供应商管理漏洞。3.1物资装备部负责组织建立中国石化统一的供应商网络。【ERP】供应商准入按规定审批后，分（子）公司通过供应商电子档案管理系统申请、录入、修改供应商主数据以及供应商产品目录，启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。物资装备部分（子）公司经办审批2供应商准入申请审批资料1.9.112.9.42.9.52.10.11.11.3经营风险：供应商选择不当，造成损失3.2总部直接集中采购在总部直接集中采购供应商名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审批。总部组织集中采购在总部组织集中采购供应商短名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部分管副主任审批。企业自行采购在中国石化供应商网络内选择供应商，特殊情况报分（子）公司分管副经理审批。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司经办审批2采购合同直采名单外、短名单外、网外供应商审批表1.9.92.9.21.4一般物资采购业务内部控制矩阵2008年C1.4－2业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.3经营风险：未按规定选择供应商或签订技术协议，造成损失。3.3物资供应部门按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商。需要签订技术协议的，由物资供应部门牵头组织技术交流和技术谈判，设计、生产、技术、机动、装备等部门对技术文件进行审核和签字确认。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司2技术协议1.9.112.9.11.5经营风险：未按规定动态考核，不能正确评价供应商。3.4【非ERP】物资供应部门建立供应商考核台帐，从价格、质量、交货期、售后服务等方面对供应商进行动态量化考核。【ERP】采购订单执行完成的当月，物资供应部门在ERP系统中针对价格、质量、供货周期、服务对供应商进行动态量化考核，并通过接口上传至中国石化电子商务网。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司3供应商考核台账（非ERP）1.9.112.10.14．采购价格确定与控制1.4经营风险：物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约，供需关系动荡，供应费用增加。4.1物资供应部门采取协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式，科学理性地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过集中招标签订框架协议，根据具体物资需求，以合同方式执行框架协议。【ERP】物资供应部门根据集中招标结果，创建框架协议，依据框架协议创建采购订单。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司4采购价格确定依据的相关资料框架协议1.9.111.9.91.9.62.9.12.10.11.31.52.2经营风险：采购价格不合理，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。4.2物资装备部分析研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,至少每月发布采购指导价格。分（子）公司物资供应部门不得突破采购指导价格，特殊情况由物资供应部门负责人审批。【ERP】分（子）公司物资供应部门在ERP系统内及时、准确地维护总部发布的物资采购指导价，启用指导价格控制程序对采购价格进行控制。超过指导价的，由物资供应部门负责人审批。物资装备部分（子）公司经办审批3总部发布采购指导价突破指导价格审批记录1.9.112.10.1√存货1.31.5经营风险：供应市场把握不准，导致价格信息失真。4.3物资供应部门建立采购价格数据库，每月开展一次主要物资的市场供求形势及价格走势商情分析，并形成报告。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司4商情分析报告1.9.115.框架协议和采购合同签订与审批1.42.23.13.2经营风险：权利、义务表述不清或未按规定签署合同，导致损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同违反国家有关法律法规。5.1物资供应部门根据确定的供应商、价格等内容，拟订框架协议或采购合同，准确描述条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署框架协议或采购合同。【ERP】上网采购物资通过接口下载询比价信息和上传采购订单；非上网采购物资依据询价单、框架协议创建采购订单（独家采购、寄售采购和委托加工采购除外），完善采购订单条款后，按规定权限审批。电子商务和ERP系统内的同一采购订单须保持一致。总部直接集中采购物资，各分(子)公司直接下载调拨单或采购合同。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司5框架协议或采购合同1.9.111.12.12.10.1√存货1.52.2经营风险：重复审批、工作效率低下财务风险：交易不真实，影响财务报告。5.2各分（子）公司对总部直接集中采购年度供应协议项下的调拨单或合同、总部组织集中采购和企业自行采购框架协议项下的合同须履行物资供应部门内部审批手续。分（子）公司31.9.11√存货1.5经营风险：未按规定核销和维护交货容差，影响合同控制效果。5.3【ERP】对于超过合同有效期3个月以上未执行完成的采购订单，分（子）公司物资供应部门要及时核销。维护采购订单交货容差时依据分（子）公司相关规定执行。分（子）公司3交货容差相关规定2.10.16.供应过程控制1.5经营风险：合同履行异常情况未及时解决，影响生产经营。6.1物资供应部门加强供应过程控制，依据采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同履行情况,对出现异常的要出具书面报告并提出解决方案。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司3异常情况处理记录1.9.111.5经营风险：未按规定监造，影响物资质量。6.2物资供应部门对长周期重要设备和关键材料组织实施制造过程监造和检验，择优确定监检单位，签订监造、检验合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定最终监造和检验报告。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司采购质检4监造协议监造大纲监造记录监造报告1.9.51.5经营风险：运输方式不合理、未按规定办理投保、报关、商检影响生产，造成损失。6.3物资供应部门根据生产建设进度需要和物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，负责办理运输、投保、报关、商检等事宜。物资装备部（国际事业公司）分（子）公司3运输、投保、报关、商检等相关单据1.9.111.4一般物资采购业务内部控制矩阵2008年C1.4－3业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.22.2经营风险：采购物资质量不能满足生产要求，影响生产。财务风险：交易不真实，影响财务报告。6.4分（子）公司制订必检物资目录。对必检物资，分（子）公司物资供应部门组织质量检验，由质量检验部门判定质量状况，出具质量检验报告书；对验证放行物资，分（子）公司物资供应部门检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。仓储保管人员对符合合同要求的合格物资办理验收入库。分（子）公司4必检物资目录质量检验报告√存货应付账款1.52.2经营风险：责任不明确缺乏监督，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。6.5直接运抵现场的物资，由分（子）公司物资需用单位、物资供应部门等有关人员现场验收（必检物资检验部门人员须参加），办理交接手续，并签字确认。分（子）公司需用单位物资供应部门2交接记录验收报告1.9.111.9.