不断改进遵循性缺陷确保内部控制持续有效

不断改进遵循性缺陷确保内部控制持续有效内部控制缺陷包括遵循性缺陷、完善性缺陷、合理性缺陷三种类型。所谓遵循性就是遵从、依照、不违背。从天津审计分部对我行下辖6个二级分行2009年内部控制审计评价来看，遵循性缺陷占比达到94%。这并不是说检查发现的违规问题绝对量多高，而是相对反映出如果发现10个违规问题，至少有9个是由于没有严格执行和落实现有规章制度造成的。这在一定程度上表明我们的执行力还不强，在银行制度体系越发完善的情况下，不断改进遵循性缺陷，加强全员执行力建设，是消除案件风险隐患的重点工作之一，我们应该高度重视。从多年案防工作实践中我感到，随着经济金融不断发展，银行业务规模越来越大，经营产品越来越多，再加之内外部犯罪手段兼具老调重谈和花样翻新等特点，我们面临的风险点和风险种类也越来越多。以一、二级分行现有的内部控制水平和能力，全面识别和把控这些风险还任重道远。但路在脚下，我们必须持续不断地对内部控制进行评估并查找缺陷，实现内部控制的持续改进，才能从根本上杜绝大案要案的发生。正是基于以上认识，为深入推进“八大突出案件风险”专项治理和深化内控和案防制度执行年活动，研究探讨有效措施，进一步提高内部控制能力，确保案件防控目标的实现，今年以来我带领公司、个金、结算、风险、监察等部门相关人员，深入6个支行开展了专题调研，与支行领导班子成员一同进行了研究，与156名部门负责人和基层员工代表进行了座谈，对133名一线操作岗位员工进行了问卷调查，就如何进一步改进和完善内部控制缺陷进行了一些初步探讨。一、遵循性缺陷的突出表现近年来，我行已基本建立了渗透到各项业务流程和各个操作环节的内部控制制度，但屡查屡犯问题并没有根治。日常工作特别是本次调研中进一步了解到，部分员工在学习、理解、执行制度规定过程中仍存在一些问题，导致处理业务时无法避免这样或那样的违规现象。主要表现在两个方面：一是执行不到位，有的对一些基本的或难度并不很高的要求都不能百分之百执行到位。例如客户经理录入客户信息不能将客户资料及时、完整地录入到系统中，在日后需要与客户联系时由于资料短缺造成业务处理出现瓶颈；营业机构现金负责人日终盘库时，有时不能按规定抽把清点；营业机构柜员岗位职责与该柜员系统权限设置、案件防范责任书三者之间还存在差异，个别柜员岗位权限设置超出岗位职责及案件防范责任书范围，存在一定的风险；部分柜员不具备上岗资格，有的现金业务人员无反假币资格证等等。二是理解掌握不全面，有的对相关制度规定不理解、不钻研、不熟悉，难以合规有序地处理业务能力。例如个别客户经理因不能及时了解掌握总行贷后检查工作最新要求，贷后检查报告不合格，以致审计部门认定为未按规定进行贷后管理；有的柜员在办理账户开户的过程中，未对全部客户资料中的单位公章、法人名章逐项进行验印处理；有时柜员在办理付款业务中，由于与客户较为熟悉，未按照要求进行客户身份验证等。2011年前3季度，分行发生的轻微违规行为积分共涉及积分条例112条，其中仅柜面业务管理一项就涉及60条，占比超过50％。二、遵循性缺陷的成因分析（一）管理疲劳和操作疲劳并存，对违规后果认识不足。实事求是地说，无论是管理人员还是柜面人员，长期在相同环境下程式化地操作业务，容易形成管理疲劳和操作疲劳，往往自觉或不自觉地放松执行标准，其实质问题是对违规后果认识不足，不能很好地处理提高效率与严格内控的关系。前几年发生案件经过整改和治理，无论是案发单位还是其他单位，内控执行力都得到进一步加强，但几年不发案件，敏感性和执行力有可能双双回落。其中：有的属于嫌麻烦图省事，抱着侥幸心理简化操作；有的属于盲从领导，既不抵制也不报告，无原则地照办；还有的面对繁重的工作压力，过多强调客观原因，将小的违规操作视为“不得已而为之”；有的面临问责，往往以未造成严重后果为由不认头、不服气，殊不知如果违规成为习惯，一旦发生案件或严重违规问题，一切都为时已晚。（二）有效贯穿与信息不畅并存，新旧制度衔接不畅。随着金融服务不断拓展，业务系统优化以及产品创新的频率加快，新的制度规定频繁制发。如果在时效性和连续性上缺乏有效贯穿和传输，对一线员工全面、准确、及时地熟悉掌握新规定、新要求会带来一定难度。加之网点人员流动性强、新人较多等客观因素，当员工遇到复杂、生僻业务时，对业务知识掌握的局限性和片面性就会显现出来，服务质量和服务效率难以得到有效保障。（三）训练不足与模式不清并存，专业专注有待提高。一些违规问题的发生除部分员工责任心不强外，在岗员工有效训练不足和专业培养模式不清晰也是原因之一。以往我行人才培养模式是师傅带徒弟，从走访客户到提供服务方案，师傅都手把手教，通过3-5年就可培养一个可以独立工作的客户经理。但目前基层行面临的问题是，一方面业务迅速发展无法待客户经理慢慢成长，上岗就要满负荷工作；另一方面由于分支行之间以及条线之间岗位交流，有的单位个别条线已经没有可以带徒弟的师傅了。以某支行为例，为加强对公业务营销力度，不断有新入职毕业生或转岗人员充实进来，目前15名对公客户经理中仅有1人从业经验超过5年，绝大多数只有1-2年的对公业务经历。虽然他们年轻且学习能力强，但由于缺乏系统训练，不仅对文件规定掌握不严谨，同客户进行有效沟通也略显不足。虽然这两年分、支行在培养业务骨干方面都做了大量的工作，譬如分行公司部基本每周都有针对客户经理的培训，支行也定期组织客户经理强化学习并交流经验。但从实践看，新型高效的培训模式尚未成熟，培训效能还有待提高。（四）监督不力与问责偏软并存，制约惩戒尚需深化。调研中各支行人员普遍认识到，对内控各环节特别是关键岗位人员有效制约执行力不强，就会导致管理缺位、职责游离、监督失效，除落实内控制度、加强岗位制衡外，严肃问责惩戒也是重要的制约手段。但在实际工作中，一些单位或条线对于内外部审计、检查发现问题问责标准不一、问责偏软的情况还不同程度地存在。如：不同条线、支行问责工作推进力度不均衡、积分覆盖面或自查主动积分占比不高，还有的以轻微违规积分代替纪律处分等。其实，只要将岗位制衡和惩戒警示落实好，关键岗位人员尤其是基层机构负责人参与作案很难得逞，但如果日常惩戒警示与岗位制衡不到位在某一时段叠加起来，再好的内控制度也形同虚设，发生案件往往猝不及防。三、改进和完善内部控制缺陷的主要措施不断改进和完善操作行为内部控制缺陷还有很多工作要做，我认为要着力解决好以下几个问题。（一）强化意识是前提--让思想基础更牢。在上面分析中谈到，遵循性缺陷背后的实质问题是对违规后果认识不足，除员工自身问题外往往是违规风险揭示不力、合规思想灌输不深入造成的。要继续坚持我行连续5年每年确定一个主题开展教育活动的做法，围绕职业操守、岗位职责和从业纪律开展工作，不仅倡导“全员营销”，还要叫响“全员内控”。关键在于通过区别不同对象采用入脑入心的相应方式增强教育的针对性，通过梳理案例风险和提示警示以及行为排查、业务检查发现突出问题增强教育的震撼性，通过日常谈心、家访和走访客户、社区、开展警民共建增强教育的广泛性，通过员工自查自纠、自编自导、自醒自励增强员工主动参与教育、接受教育的自觉性，以克服“教育疲劳”，切实切身增强广大员工的法制意识、风险意识和内控创造价值的意识,使大家明白内控存在于日常管理、各类业务和每笔交易之中，让每一个员工都成为内控主体，为落实本岗位的内控措施负责。（二）有效培训是渠道--让履职能力更强。纵观近年来总、分、支行各级机构开展学习培训付出的人力物力不可谓不大，但培训效果还有较大提升空间。一是分行条线管理部门要读懂、吃透、扣细总行新的规章制度、管理办法，突出关键点的融会贯通制定细则并向下级行处有效传导，增强面向不同层级、不同岗位员工开展业务培训的针对性，严防照抄照转和避免二异性。二是分行做好对支行管理人员转培训和支行管理人员对前台人员的再培训，要充分准备，注重讲不同、讲衔接、讲二异事项，并严格培训纪律和考核测试。委派营业主管、柜员主管除集中时间外，要充分利用工前和午休时间组织学习业务，做到“日学、周培、月考”，进一步提高员工对制度的理解掌握，切实运用到实际工作中。各级培训要力求每个在岗员工充分理解和熟练掌握业务操作规程和制度要求，达到应知应会，增强执行规章制度的主动性和自觉性，切实提高整体内控管理水平。对不能参加学习培训的，要采取下岗强化培训的措施。（三）整章建制是基础--让一切有章可循。结合实际健全完善制度是改进内部控制缺陷的基础。各业务管理部门要结合业务品种和操作流程的变化，对业务规章、机构岗位设置、决策与管理系统等方面及时进行检查清理，在此基础上严格规范，查缺补漏，该建立的建立，该补充的补充，该废止的废止，该调整的调整，特别是重点关注对要害风险业务的授权管理，切实建立一套责权分明、平衡制约、规章健全、运作有序的内部控制机制，并有效指导一线操作，也为内控评价工作提供检查依据。可通过简明扼要的纸质手册和全面展示的电子专栏相结合且阅读搜索便捷的方式，构建全员学习培训平台，形成学习培训快速响应机制，努力营造“时时合规操作、处处有章可循”的合规文化氛围。（四）贯彻执行是关键--让刚性制度硬起来。没有强有力的内控执行力，有制度不执行，或时紧时松、虎头蛇尾或“雷声大雨点小”，会让窥察情形、伺机作案的人员冒险行为得逞。只有始终如一地执行制度，内控机制才能落实到位。所以在业务处理过程中，各级管理人员包括委派营业主管、柜员主管等要时刻牢记三道防线管理职责，树立“让员工第一次就把事情作对”的理念，切实发挥监督和指导的作用。一是专业专注能够发现问题，要注重加强业务条线的专业管理，提升业务条线人员专业素质，具备发现各级制度执行中存在问题的能力，促进各项规章制度的贯彻落实。二是敏感敏锐善于分析问题，不放过业务检查和行为排查发现的疑点问题，适时开展风险评估，及时制定消除人为因素产生各类风险隐患的措施。三是不折不扣勇于解决问题，发现了问题、分析了成因还要一抓到底及时纠正违规问题，不能等靠更不能回避，否则小病养成大病，后果不堪设想。在调研中一些单位提出人员不足也是制约因素之一，所以还要加强人力资源管理，健全人力资源保障机制，人员配备首先要满足不相容职岗位和关键岗位的需求。（五）监督检查是保障--让机制协调运转。严格落实监督检查工作责任制，强化日常性的内控检查、制度化的内控分析和规范化的内控评审，通过持之以恒的检查和纠错，促进员工养成良好的操作习惯。监督检查应突出“五个结合”，即：“人控”手段与“技控”手段相结合，通过“技控”在业务操作过程中时时监控，通过“人控”在业务操作过程中事事防控，相辅相成共同提高内控水平；控制“人为风险”与“流程风险”相结合，流程不优固然有风险需持续改进，但“人为风险”防控必须要放在首位，管住了人就等于控制住了风险；常规性检查与飞行检查、突击检查相结合，加大突击性检查、飞行检查的频度，掌握基层基构内控管理的真实情况，特别要结合案防形势，针对某一环节、某一过程适时开展抽查排查，及早揭示隐患、暴露风险，并迅速化解；普遍关注与重点监控相结合，要将发生频率高、风险控制难度大的关键风险点和管理薄弱的机构列入重点监控范围，并带动一般风险点的控制；现场检查与后台监测相结合，随着我行基础数据逐步上移，后台查询功能日益增大，加上远程监控的运用，后台管理部门基本具备了非现场监控检查的条件，各类检查首先要考虑非现场形式，为现场检查提供方向和目标。（六）严格问责是保护--让制度更有约束。严肃问责惩戒既是制度建设严肃性的必然要求，也是教育培训工作的延伸，是对员工防微杜渐式的保护。要看到落实好一项问责，就多一分警醒和规矩。针对我行一些单位问责偏软偏轻现象还不同程度存在，我认为要继续保持案件防控工作的高压态势，必须克服好人主义倾向，切实增强责任追究的执行力。一是在轻微违规行为积分管理方面，将积分覆盖面达到10%，自查主动积分占比达到80%作为考核指导标准，如果每个支（分）行都能达到，那么天津分行积分覆盖面和自查主动积分占比有望达到20%和90%以上。二是在违规失职行为处理方面，进一步严守纪律，对应处理而未处理，或处理不及