搜索
某某集团产品销售内部控制制度和操作流程目录页次第一章岗位分工和授权批准1-2第二章客户的档案管理2-4第三章客户的信用评估4-5第四章销售合同5-8第五章产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）8-9第六章产品发货通知单（“办货通知单”）9-10第七章产品发货10-18第八章自用水泥和水泥样品18第九章销售发票的开具18-20第十章云天系统的录入和销售收入的确认20第十一章产品的运输及运费的结算20-22第十二章货款的收取和账务处理22-25第十三章月结客户的核算25-26第十四章应收账款的核算与对账26-27第十五章应收账款的坏账评估27-28第十六章水泥储罐使用管理28-29第十七章销售档案管理29-321第一章岗位分工和授权批准第一条销售部应当建立销售部门岗位责任制（请参考附件一），明确岗位的工作内容、职责、权限，确保销售业务不相容岗位相互分离、制约和监督。第二条集团应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门（或岗位）分别设立：1、销售部门包括：西安销售部（以下统称：集团销售部）、铜川厂和泾阳厂的开票室（名称不变）和发运室（原铜川厂销售科和泾阳厂发运室一律称：发运科，隶属集团销售部，工作要求请参考附件二）。其主要是负责：处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、发货的控制（发货卡的开具）、发货数量的核对、和客户往来账的核对、以及催收货款。2、发货部门主要是指铜川厂和泾阳厂的放料岗位。其负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。3、财务部门（包括：集团财务部、铜川公司财务科和泾阳公司财务科）主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款的回收。第三条不得由同一个人办理销售与收款业务的全过程。第四条销售部应当建立专门的信用管理部门或岗位，负责制定信用政策，监督信用政策的执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分设。第五条销售部应根据具体情况对销售业务人员进行岗位轮换。第六条销售部应当对销售业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。第七条审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第八条经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。对于审批人超越授权范围审批的销售与收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第九条对于超过既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，应当经公司总经2理批准。第十条严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。第二章客户的档案管理第一条对于需要签订合同的，销售部应建立客户资料管理系统，内容包括：1、客户的基本资料，如：客户的营业执照、经营许可证等资质复印件，以及业务联系人电话、地址等；2、客户的经营能力资料，如：资产规模、经营业绩、经营状况等；3、客户的信用资料；4、客户的赊账额度；5、客户的考评及结果等；第二条对于新客户，由销售业务人员收集上述资料,并根据资料和相关销售合同或订单填写《产品销售通知单》（样本详见附件三）一式四联，一联：财务部，二联销售管理处，三联：销售业务处，四联：存根。并连同相关资料交给销售部办货管理员。第三条销售部办货管理员应对《产品销售通知单》和相关资料进行核对，若无误，则根据《产品销售通知单》将客户信息输入云天客户资料管理系统中。第四条对于老客户，业务员应定期进行了解，若发现第一条所列内容发生了变化，应及时以书面的方式（需经销售经理签字批准）通知销售部办货管理员,以便更新云天客户资料管理系统。第五条客户资料应顺序编号，客户纸质材料统一交与销售部档案管理人员存档保管。第六条云天系统客户档案输入操作流程如下:集团系统IP内网地址：192.168.50.200外网:124.114.156.146泾阳系统IP内网地址：192.168.10.11外网:61.185.39.149铜川系统IP内网地址：192.168.0.11外网:61.185.114.170用户名、密码（登录）3客户管理客户档案管理逐项填写客户资料返回到客户档案输入保存客户名称（全称）客户代码（按查找到的客户代码顺延）查找（查找客户编码为XA的客户至尾页，查看最后一个客户代码）客户档案列表业绩业务员(公司大堂)提货方式（月结：可完全欠款；现款：可部分欠款）销售渠道（按实际选择）维护业务员（选择该用户的直管业务员）4客户档案填写须知：(1)西安销售办事处输入客户资料必须集团．．系统、泾阳．．系统和铜川．．系统同时录入．．．．，保证客户代码、客户名称(应根据营业执照上的名称,并且是全称录入)一致；铜川公司和泾阳公司直销的客户只输入集团．．系统和所在公司系统。(2)客户代码输入必须要求对照客户资料列表的客户代码编制位数．．．．、规则．．和顺序编录．．．．。第三章客户的信用评估第一条对于新的重大合同客户（重大合同是指：单笔销售金额超过人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目的独家经销、或可能与现有销售终端相冲突、或涉及支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或合同转包等业务），在与客户进行交易前，应填制《信用评估表》,对客户进行信用评估,以充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低货款回收中的风险。第二条对于老客户，销售业务员应在每季度末填制《信用评估表》对所有重大客户进行信用评估。第三条信用评估内容包括：1、历年所发生的交易情况；2、货款还款情况；3、客户目前的经营状况；4、客户目前的财务状况等资料。第四条销售业务员根据上述评估的结果，确定客户相应的信用等级，并上报给销售总监。第五条销售总监应对客户的信用等级进行审核，若无疑问，应在《信用评估表》上签名批准。第七条销售业务员应根据所批准的客户信用等级，给与客户相应的折扣、赊账额度。第八条赊账、折扣政策如下：51、A级客户可以赊销：A级客户是指：以正式招投标方式进行的国家和地方重点工程项目的客户。2、B级客户可以货到付款：B级客户是指：资信良好、有合同明确约定、发生诉讼时法律手续自然完备的业务客户。3、C级客户应预付货款，C级客户是指：资金实力较强、经销终端为大型工程建设项目的经销商。4、D级客户必须现款现货：D级客户是指：除上述以外的其它经销商。第九条若需要超过第八条标准的，必须经公司总经理的书面签字批准方可执行。第十条销售业务员应将《信用评估表》提交销售部办货管理员输入客户资料管理系统，并由销售部档案管理人员统一存档保管。第四章销售合同第一条现款客户（指先款后货的客户）可以不签订销售合同或订单，但属重大合同范围的除外（重大合同是指：单笔销售金额超过人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方式结算、或属国家、省、市重点工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目的独家经销、或可能与现有销售终端相冲突、或涉及支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或合同转包等业务）。非现款客户必须签订销售合同或订单。第二条在销售合同订立前，销售部门应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。重大合同的谈判人员至少应有两人以上。第三条销售合同印章的保管和使用必须严格地按照《公司印章管理制度》执行。第四条不得在空白的销售合同或订单上加盖销售印章。第五条所有的销售合同或订单必须顺序编号。第六条销售部门应当授权有关人员与客户签订销售合同。签订合同应符合《中华人民共和国合同法》的规定。重大销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见。6第七条对于销售合同的签订，必须按下列评审流程进行评审：1、集团公司成立水泥（熟料）销售合同（以下简称“合同”）评审小组。评审小组成员由销售分管领导、法律事务部负责人、公司审计部负责人、公司技术服务中心负责人、财务核算负责人、销售部管理处负责人、销售部业务处负责人、业务经办人员等人员组成。2、合同评审范围包括：不限于重大销售合同范围，由销售总监负责认定合同评审的需要与否，但涉及非常规产品生产要求、非常规财务处理、授予特定区域或项目的经销代理、合同转包等业务的销售合同必须组织评审。3、合同评审主要内容：（1）销售客户和承运人资质、信誉、经验；（2）销售渠道或终端是否冲突，授权范围是否合理；（3）销售产品技术、生产、发运能力；（4）销售产品客户验收方式、质量纠纷处理方式；（5）销售产品价格、数量、交货方式、付款结算方式；（6）代理运输条件和价格；（7）承运人履约能力、管理协调能力、响应能力；（8）违约责任和经济赔偿（包括保证金处置方式）；（9）合同纠纷处理方式；（10）其它特殊要求（包括支付佣金、委托收（付）款、发票开具等）。4、合同评审方式：（1）产品销售部门对接收的草签合同进行初审，若合同的各项要求不明确或未形成文件，则应要求销售业务经办人员进一步了解客户需求，直至合同的各项目要求明确并形成文件为止；（2）草签合同由业务经办人员和销售部门主管人员进行初审，认为合同的各项要求可接受，填报《合同评审表》（详见附件二十一），连同草签合同一并交由销售总监审定是否需要组织评审，销售总监根据合同评审范围组织相关部门和人员进行评审。7（3）业务经办人员需对合同对象作出简要的书面评价，各评审人员对合同条款逐项进行评审，并要求有明确的书面评审意见；（4）组织评审的合同因评审意见未达成一致，需报集团公司总经理审批。需支付佣金（劳务费等）的业务须报集团公司总经理审批同意，财务部门备案并负责逐笔支付的审核。从运费中支付佣金（劳务费等）的操作办法另行制定。（5）产品销售部门根据评审小组各成员的意见，结合可接受或不可接受的条款，以及需增加的条款，对草签合同进行修改，确保内部评审意见统一，并与客户达成一致后，签订正式的合同。在签发合同之前必须履行正式、完整的评审会签手续，《合同评审表》必须附在所需签订合同的后面；（6）正式合同签订时，均需由公司分管销售领导或其授权人审批签字，审批人并在合同每页空白处小签（签名）。合同印章管理人员盖章时须凭有本条规定的完整签名和相应的《合同评审表》方可出具。《合同评审表》连同合同正式本一并归档保管。（7）合同执行过程中，合同双方因某种原因提出合同修订并涉及上述所要求的评审范围时，产品销售部门根据拟修订的内容草签《补充协议》和填写《合同修订评审表》（详见附件二十二），连同原合同及相应的《合同评审表》一并按上述程序进行评审。修订内容和方式与客户达成一致后，正式《补充协议》的审批、盖章程序亦按原合同方式签发、归档和保管。（8）投标项目的《投标文件》亦按上述相关评审范围和办理程序连同《招标文件》一并经评审通过后方可递交投标。（9）评审人员应积极配合销售部门合同签订工作，各评审人员对各自评审意见负责，业务部门人员须负责好与客户的沟通和协调工作，保证内外协调一致。第八条销售总监应对销售合同或订单的条款进行仔细审核，若无疑问，应在销售合同8或订单上签名批准。第九条所有合同均应先由销售总监在销售合同上小签，再由销售印章保管员加盖销售合同章。第十条超过授权的销售合同或订单必须先由公司总经理签名批准后，再由销售印章保管员加盖销售合同章。第十一条已撤销或作废的销售合同或订单（指已加盖了销售合同章）必须先由销售总监签字批准，由销售印章保管员加盖作废章，再交给销售部档案管理人员统一存档保管，超过集团规定保存期限的，需经销售总监书面签字批准后方可予以销毁。第五章产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）第一条由销售部门负责编制产品价格目录,报经销售总监和公司总经理批准后实施。第二条若遇有产品价格需要调整时，由销售部门负责变更产品价格目录,报经销售总监和公司总经理批准后实施。第三条对于铜川公司和泾阳公司的直销产品，无须填写《产品销售通知单》，直接填写《产品发货通知单》，见第六章。第四条《产品销售通知单》应由销售业务人员根据相关的销售合同或订单，并按通知单格式内容填写完整（尤其是客户名称必须根据营业执照填写客户的全称,且客户信息后来使用的一方要与最先录入的一方保持一致，后来使用