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企業經營與診斷‧吳萬益著‧前程文化出版內控制度九大循環2學習主題1.內部控制之基本概念與涵蓋範疇2.內部控制與九大循環之關係3.銷售及收款循環之架構及作業流程4.採購及付款循環之架構及作業流程5.薪工循環之架構及作業流程6.生產循環之架構及作業流程7.固定資產循環之架構及作業流程8.融資循環之架構及作業流程9.投資循環之架構及作業流程10.研發循環之架構及作業流程11.資訊循環之架構及作業流程31內部控制之基本概念(1/10)一.內部控制的意義：內部控制是企業為達成目標所設計的一套管理制度。二.內部控制之目的：1.確保企業內部運作流程之順暢。2.減少人為疏失或人謀不臧。3.確保公司資訊之可靠性與完整性。4.使公司各單位均能依照政策、計畫、程序、法令及規章來辦事。5.使資產之保全，資源運用之效率能夠提高，各項營運或專案計畫均能順利推動。6.在合法中提昇績效，提高資源運用效能，使興利與防弊兼顧，其基本目的在於促進組織的有效營運。41內部控制之基本概念(2/10)理律的教訓：成也信任、敗也信任根據遠見雜誌2003年12月號第210期的報導，理律事務所最為人所知的就是「信任」文化，對客戶和員工的態度良好，但這卻為他們帶來了一次瀕臨崩潰的危機：員工劉偉杰就是利用這種「信任」而涉嫌盜賣事務所客戶-新帝公司（SanDisk）的託管股票高達30億元。在這次的背叛之後，理律事務所還是不屏棄「信任」文化，堅信利用這種價值觀處理與顧客的業務還有對待員工。雖然「信任」極其重要，但是內控也是必須的，理律的信任就是為人性的貪婪搧風點火的最大因素。報導中指出，理律擁有35年的經營歷史，其公司規模也逐年擴大，員工人數已超過500人，此時公司的控管就格外重要，沒有風險評估就可能會再來一次30億元的背叛。根據國外統計數據指出，公司進行內控將能夠查出11%的舞弊行為，因此若不進行內控結果會更糟，可見得內控的重要性。報導進一步指出，雖然信任真的可以為公司帶來信譽與肯定，只是如理律事務所的大公司，事情繁雜人口眾多，當有危機出現時並不會隨時出現警報，內控雖然不能完全杜絕危機但也不得不執行。如今理律事務所終究秉持著「信任」文化，且對每一個顧客所託付的責任都看得很重，經過這次風波，相信理律將會對內控制度更加的重視。（資料來源:遠見雜誌第210期）51內部控制之基本概念(3/10)三.內部控制之組成要素：內部控制之組成要素包括：(1)控制環境、(2)風險評估及回應、(3)控制作業、(4)資訊及溝通及(5)監督及其判斷等項目，此五項組成要素詳述如表11－1所示。四.內部控制之制度建立：內部控制制度的建立，須針對各特定情況而設計，其設計的工作包含：1.編組內部控制制度設計作業小組、2.制訂各內部控制交易循環之範圍與流程、3.選定控制點、4.設計使用之表單及5.頒布施行並不斷的檢討修正。6.台灣證券交易所股份有限公司對上市公司內部控制制度的查核作業程序之相關條文，如附件一所示。61內部控制之基本概念(4/10)(續下頁)71內部控制之基本概念(5/10)(續下頁)81內部控制之基本概念(6/10)91內部控制之基本概念(7/10)條文內容第一條為促進上市公司落實其內部控制制度之執行，並瞭解上市公司內部控制制度是否依相關規章執行，爰依據本公司與上市公司簽訂之有價證券上市契約第二條之規定訂定本作業程序。第二條本公司對上市公司內部控制制度執行之查核作業，除法令規章另有規定外，悉依本作業程序辦理，本作業程序各有關規定依據之條文如有變更，依新規定辦理。本作業程序不適用金融、保險及證券業之上市公司及外國發行人。第三條本公司對上市公司內部稽核人員執行稽核計畫情形之查核，以每季查核百分之四之公司為原則，必要時即應進行實地查核並採遵行測試。實地查核家數應不低於受查公司家數之四分之一，且有本程序第四條第一至九項之情事者即須執行實地查核。本公司應於每季結束後一個月內，將該季查核報告或追蹤報告結果彙總陳報主管機關備查。第一項每季選案比率必要時得彈性調整，惟全年應選定之受查公司家數不得低於百分之十六。第四條本公司依下列標準選定受查公司：一、出具內部控制制度無重大缺失以外之內部控制制度聲明書者。二、最近三年度曾出具有重大缺失之內部控制制度聲明書者。三、內部控制制度聲明書原聲明遵循全部法令者，改為遵循主要法令者。四、未依公開發行公司建立內部控制制度處理準則規定申報稽核人員名冊、稽核計畫、稽核計畫執行情形、缺失及異常事項改善情形及內部控制制度聲明書者。五、於本公司就上市公司財務業務平時及例外管理處理程序或審閱上市公司財務報告作業程序發現內部控制制度執行有重大缺失者。六、年度中變更已申報之年度稽核計畫且無合理原因者。七、前次進行內部控制制度查核發現有未符規定且情節重大者。八、財務主管或內部稽核主管變動且無合理原因者。九、就最近三年度內未進行內部控制制度查核之上市公司隨機選取，惟選案前一年度已取得外部獨立客觀機構公司治理制度認證之上市公司得免列入。但經發現有內控重大缺失等情事，仍對其進行內部控制之查核作業。一○、其他有查核之必要者。第五條本公司進行上市公司內部控制制度查核作業時，除就受查公司所訂之年度稽核計畫選定一項以上之稽核項目進行查核外，並將下列事項列為必要查核項目：一、取得或處分資產。二、從事衍生性商品交易。三、資金貸與他人。四、為他人背書保證。五、董事會運作情形。六、主管機關或本公司認為必要查核事項。受查公司應於本公司規定期限內檢送下列文件：一、最近三年度內部控制制度聲明書。二、當年度內部稽核計畫及查核項目之自行檢查報告、稽核報告、追蹤報告暨其相關工作底稿等。三、最近期會計師出具之內控建議書。四、其他本公司認為有必要提供之資料。附件一、臺灣證券交易所股份有限公司對上市公司內部控制制度查核作業程序(1/2)101內部控制之基本概念(8/10)條文內容第六條本公司執行上市公司內部控制制度查核作業，係瞭解受查公司內部稽核人員是否確實執行稽核作業，各項查核項目之查核重點包括：一、是否依相關法令訂定內部控制制度。二、內部控制作業是否依內部控制制度確實執行。三、內部稽核作業是否依年度稽核計畫確實執行。第七條本公司進行上市公司內部控制制度查核作業時，應注意下列事項：一、檢視受查公司自行檢查報告、稽核報告、追蹤報告及相關工作底稿所抽查之作業是否經適當之核准、授權、驗證、調節、覆核、記錄核對及職能分工等。二、瞭解受查公司稽核人員是否依擬定之年度稽核計畫進行查核並據以編製工作底稿、稽核報告或追蹤報告。第八條本公司查核人員執行查核工作應撰寫查核報告，並載明下列事項：一、查核項目。二、查核結果。三、追蹤辦理。查核結果如發現上市公司執行內部控制制度有未符規定者，應洽受查公司研訂具體改善或解決措施，函報本公司備查，其情節重大者，本公司得函請其派員參加主管機關所指定單位舉辦之宣導課程，並副知前開主管機關指定單位。公司未派員參加者，本公司得視缺失性質將其列為嗣後財務報告實質審閱、平時例外管理或內部控制制度查核之優先受查對象。另本公司將持續追蹤缺失改善情形並撰寫追蹤報告至其改善缺失為止。必要時，可洽請簽證會計師對相關事項出具意見。追蹤報告內容包括前次查核發現之缺失事項、本次查核之改善情形。第九條經查核如發現有下列事項應即迅予處理：一、發現有重大異常情事且有深入查核之必要者，應列為平時管理或例外管理之受查對象。二、發現有重大異常或違反本公司營業細則相關規定時，即依規定予以處理，並陳報主管機關。三、發現有重大缺失或有公開發行公司建立內部控制制度處理準則第四十三條各款之情事者，必要時本公司得陳報主管機關洽請受查公司委託會計師專案審查內部控制制度並出具審查報告。第十條本作業程序報經主管機關核備後公告實施，修正時亦同。作業程序中相關附件及附表之增刪或修正，則奉本公司總經理核定後施行。附件一、臺灣證券交易所股份有限公司對上市公司內部控制制度查核作業程序(2/2)資料來源：證劵暨期貨法令判解查詢系統()111內部控制之基本概念(9/10)五.內部控制制度設計之原則：1.依各項業務實際需要規劃作業流程，採分段作業。2.各項作業應視其性質由不同單位或職掌處理。3.應與內部稽核作業配合，各關鍵點之作業內容應力求表格化，以便於稽核及追蹤考評。4.內控制度之設計必須配合企業組織結構、人員素質條件、公司之管理哲學，願景及目標，要重視成本與效益分析。5.內部控制制度必須確實遵守，定期查核各項內容及制度之執行，以確保公司之各種制度能夠依照內控制度之原則及程序執行。121內部控制之基本概念(10/10)財務掏控：太電掏空案的省思根據商業周刊2005年1月3日第893期的報導，前太平洋電線電纜公司財務長胡洪九掏空太電171億元，成為台灣史上最大的掏空案，而其董事長孫道存事先卻毫不知情。報導中指出，遵循放任制度的孫道存將所有事情交由企業經理人打理，對其賦予太多的信任導致經理人擁有犯罪的契機，但其中也是因為其企業發展規模擴大，甚至觸角延伸至國外，在偌大的企業裡有太多筆財務資訊和財務知識都超出管理人的掌控和專業範圍，因此造成了許多管理死角，也因而出現弊案。報導進一步指出，經過胡洪九掏空案件後，國內最大會計師事務所-勤業總裁魏永篤慎重告知各企業，內控稽核制度還有公司治理都是必須貫徹執行的，企業內部人員管錢的則不能管帳，企業流程中掌管金錢流向的職位，絕對不能全部一人從頭到尾全權負責，而且在稽核部分，為了公平公正原則，也不能完全交由一人執行。綜言之，企業內部不能說每件事都能夠做得完美，只是當企業擁有更好的人力配置、健全的財務報表及內部控制，加上最後的內部稽核，將能夠使企業順暢的運行。（資料來源：商業周刊第893期）132九大循環(1/2)一.九大循環之概念：內部控制的範疇涵蓋整個公司的一切作業，如圖11－1所示。二.九大循環之內容：1.銷售及收款循環6.融資循環2.採購及付款循環7.投資循環3.薪工循環8.研發循環4.生產循環9.資訊循環5.固定資產循環142九大循環(2/2)153銷售及收款循環(1/4)一.銷售及收款循環的目的：主要在於迅速而正確地記錄客戶訂單，並確認客戶信用程度，以準時提供商品或勞務，並正確地開出銷售憑證，且快速確實的收取並記錄客戶帳款情形，以確保商品及現金之安全。二.銷售循環之主要內容：包括銷售預測及計畫、業務員管理、授信管理、客戶訂單處理、運送貨品或提供勞務、開立銷貨發票、記錄收入及應收帳款、銷貨折讓及退回、執行與記錄現金收入等之政策及程序。三.銷售及收款循環之架構及步驟：如圖11－2所示。四.銷售及收款循環的主要控制要點：如表11－2所示。163銷售及收款循環(2/4)173銷售及收款循環(3/4)183銷售及收款循環(4/4)內控失控：錯帳問題頻出2006年11月23號經濟日報報導C3版有以下的報導：2005年6月27日，台股午盤後百檔股票急拉漲停，加權指數暴漲，富邦證券在盤後當天承認錯單，將美林下單的8千萬輸入成80億，創下台股史上錯帳金額最高記錄。2006年北城證券、富邦證券、日盛證券等券商相繼發生錯帳事件，儘管當事人皆表示因營業員輸入錯誤所致，但是過度頻繁的錯帳事件，讓券商壟罩了營運控制不佳的陰影。錯帳問題的發生不是台股的專利，2002年英國股市狂飆20分鐘，後來證實因交易員誤將同筆委託重複下單多次，造成瑞士信貸賠了新台幣54億元。華爾街營業員也曾把400萬美元的賣單，錯輸成40億，讓原本已是空頭市場的美股更一瀉千里。外界多半認為，無論是富邦證券營業員的輸入錯誤或日盛證券的鍵盤故障，這些券商錯帳問題，不僅僅是人為疏失，更應追究公司的監控機制出了漏洞，若把錯帳事件都歸咎於營業員或機器的疏失，似乎有推諉責任的嫌疑。證券市場屬於一個完全信用的市場，券商首要重視管理風險，發生錯帳事件突顯出公司內部風險控管成效不佳的疑慮，如果券商能夠真正落實顧客的風險管理及信用查核制度，錯帳的問題怎麼會一再的發生?由此報導可知，任何再細心的人都有可能出錯，再精密的儀器也有可能故障，經由美國證券市場的