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立信锐思内控指引系列培训之采购业务（7#）2目录前言采购与付款业务流程采购与付款循环常见问题采购与付款内部控制关键点采购实例分析3金融危机下的中国企业从现有的数据来看：全国共有4200万家企业，目前倒闭的企业已有8万6千家，且大部分是在2008年下半年倒闭。从倒闭的企业类型来看，不仅是小企业，也有规模相当的企业：如作为全球最大玩具代工厂的代表,合俊集团旗下两大型工厂的倒闭影响巨大。还有，绍兴生产PTA的两家大型企业，前者约有6500工人。金融海啸淘汰的企业不是以规模大小为标准，而是以强弱为标准。从某种程度来说:淘汰某些类型企业是正常的.4风险减少：做精做强现在看来这个世界的经济如周一个四处漏水的水桶，现在有点小钱都不知道放在哪里是安全的，如同，之前红杉资本(SequoiaCapital)这家全球知名的ＶＣ都去函各大网站要求她们暂停扩充业务，因为这个时刻，现金比任何东西都重要，等于是告诉大家，把钱收好，紧衣缩食的时代来临了…向企业内部要效益：扫街：尽量回收能回收的资源，特别是现金。进一步梳理客户。在采购中减少浪费，节约成本。整理供应商数据库，进行科学管理。5前言采购管理是被掩盖的昀深的管理死角。内控失效的采购与付款流程中通常充满各种复杂的利益关系和人情纠葛，对这样的采购流程进行梳理再造，表面上看起来是管理上的变革，实质上却是一次企业利益再调整、再分配的过程，在改革推进的道路上，往往遇到荆棘密布阻力重重。采购循环内控—老总心中永远的痛！CQ服装外贸公司的采购管理NBGB股份有限公司的采购管理6综合案例评价：一场不该发生的悲剧！在这个故事中，有至少五个昀基本的内控环节可以发现舞弊：•基本的药品市场调研（需求控制风险）•规范的询价比价流程（价格确定风险）•供应商的选择与审核（供应商选择风险）•采购与验收职责分离（采购独立性风险）•药品的专业性验收（采购质量风险）在一连串的错误中，每个“当事者”都没有做好内控！7采购的内控无处不在！修电脑的故事：电脑坏了，机主到维修店请人来修，维修员说主板坏了，且已经过了保修期，需要重新买一个，由于机主不懂这个专业，于是请这个维修员代购，同时在其建议下，又由其加了一根内存条，把主板的发票和内存条的发票交给机主，机主一共付费600元。电脑修好之后，运行不到一个月又坏了，只好再请人来看，发现刚换上的主板居然是一个旧主板……哪里出了问题？怎么改进？8修电脑的过程分析请购请购询价比价询价比价实施采购实施采购确定供应商确定供应商相关部门相关部门主要步骤主要步骤机主机主维修员维修员要求换主板、加内存要求换主板、加内存向机主报价向机主报价确定供应商确定供应商买主板、内存买主板、内存付款付款付款、拿发票付款、拿发票9应用内控防范风险请购请购询价比价询价比价实施采购实施采购确定供应商确定供应商相关部门相关部门主要步骤主要步骤机主机主维修员维修员要求换主板、加内存要求换主板、加内存询价比价（网络）询价比价（网络）确定供应商确定供应商送货上门送货上门付款付款付款，拿发票付款，拿发票请购审批请购审批验收验收确定是否需要确定是否需要当面验收当面验收供应商供应商10目录前言采购与付款业务流程采购与付款循环常见问题采购与付款内部控制关键点采购实例分析11采购部市场部1234采购内容与涉及部门*资料来源：采购内容：•原材料•商品•办公用品•固定资产•商标商誉•专有技术•其他服务：法律、会计、广告、修理……采购内容：•原材料•商品•办公用品•固定资产•商标商誉•专有技术•其他服务：法律、会计、广告、修理……仓管部财务部总裁办1213采购与付款业务流程会计记录付款处理应付账款处理验收采购计划采购物流物流票据流票据流现金流现金流信息流信息流审核14目录前言采购与付款业务流程采购与付款循环常见问题采购与付款内部控制关键点采购实例分析15付款管理请购与审批供应商管理实施采购验收、保管与领用盲目采购收受回扣，中饱私囊虚假入账，监守自盗虚报损耗，中途转移采购与付款常见问题举例违规结算，资金流失161、盲目采购（请购问题）请购不应采购的货品请购货品超量请购人混淆不清……现象描述现象描述库存积压造成不必要的开支资金效率低负债增加或不充足的现金流……可能后果可能后果17案例：深圳民润案深圳民润一采购经理因收受了百事可乐大量的“好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，被可口可乐供应商揭露而引致民润高层的盘底调查，昀后终东窗事发。采购权的归口管理权由该采购经理来全权执掌。如果上面看出了品类结构或库存积压苗头不对劲，他会有很多理由来搪塞：说这个时期市场情况有变，百事可乐销售走势非常强劲，远远盖过了死对头可口可乐；或者说可口可乐昀近在产品质量上出了一些问题，为了等待问题的进一步澄清，现在暂缓可口可乐的采购。而在民润，出现特别重大的事故，上层是不会对采购经理进行盘底调查的，公司在制度上并没有这个规矩，上层也不想多耗精力在这一块上兴师动众地劳民伤财。这就给采购造成黑洞。182、收受回扣，中饱私囊（采购问题）采购人员与供应商勾结未经授权的订购……现象描述现象描述采购价格过高采购商品的质量不合格采购人员回扣向未被授权的供应商采购扰乱企业的存货结构可能后果可能后果19案例：广东商学院案东昌汽车业务员舞弊案CQ外贸聘用大供应商推荐的采购经理广东商学院设备科科长黎明芳被群众举报受贿，经查实，黎利用其负责教学科研设备的采购、验收的职务之便，于1996年12月至2001年2月收受电脑商贿赂3.52万元。拔出萝卜带出泥，黎明芳一案牵扯出了原广东省高教厅设备后勤办一连串蛀虫，包括主任陈冰峰、副主任张锡源、何启刚这3名处级干部在内的6名高教系统干部，利用负责学校实验室建设和管理的职务便利，在为省属高校统购教学仪器设备时大肆收受“回扣”等好处费370余万元。203、虚报损耗，中途转移（运输问题）运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对公司上报谎称损耗……现象描述现象描述原材料损失，成本的虚高；……可能后果可能后果21案例CJ石化企业的运输员利用运油的机会，在中途将油偷卖出去，然后灌水充量。上海徐家汇百脑汇某电脑经销公司的采购员长期以来将买来的电脑配件私下卖掉，将从客户处换下来的旧配件替换进去。224、验收不严，以少报多，以次充好（验收问题）验收人员与请购、采购人员不独立验收人员未经清点即予认可验收未采购货品现象描述现象描述采购商品可能和验收的商品不一致实际采购数额和批准数额不一致实际库存与帐面记录不一致货品质量低下可能后果可能后果23案例：商务大厦空调不当验收案A公司建设了一座涉外商务大厦，由于当时A公司自身并不具备直接管理大厦的经验和能力，便聘用作为专业机构的F公司负责项目的物业管理工作。由于F公司是以低价中标，因而财务压力很大，在实际管理运作中经常偷工减料，对管理成本进行非正常压缩，造成客户大量投诉，大厦形象受到影响。随即A公司决定提前一年终止委托合同，自己组建机构接管。项目交接时双方分别就项目现状进行了逐项检查和记录，在检查到空调机组时，因正值冬季，环境温度无法达到开机条件，在粗略看过机房后，接收人员便在“一切正常”的字样下签了名。春夏之交，在进行空调运行准备过程中发现，前管理公司对机组的维护保养工作做得很差，竟然在过去的一年里从未给机组加过油，有的机头已不能启动，需要更换部分零件。F公司要求A公司支付双方约定的提前终止委托管理的补偿费用，而A公司则认为F公司在受委托期间未能正常履行其管理职责，造成设备受损，补偿费用要扣除相当部分。这时F公司的律师出场了，手里拿着有A公司工作人员“一切正常”签字的交接验收记录的复印件向A公司提出了法律交涉。24案例：采购质量问题完达山刺五加注射剂案件在北京某著名国际零售商门店里，这天有顾客投诉说刚购买的特价DVD机质量有问题，家电部主管帮顾客进行检查时发现，这款机器的外包装说明竟然与内部说明书的文字有几点出入！这款机器是该公司北方区刚采购的，价位是DVD线上昀低的，品牌为杂牌，基本肯定是经销商的OEM机，提供给该超市支持采购业绩的。255、虚假入账，监守自盗（记账问题）应付账款的编制可能依据虚拟的交易应付账款所记载的会计科目及交易事项不实应付账款未予入账已进仓的货单未记账……现象描述现象描述未发生的采购业务被记帐退货和折让的记录不实存货和负债的低报账户余额不正确，报表错误监守自盗……可能后果可能后果26案例：北京市政工程公司虚构凭证案2001年10月的报道，北京市第二中级人民法院判处利用职务之便贪污公款840万元的原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某死刑，缓期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。法院经审理查明，1998年2月-10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合同，虚购了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购买价值382.6万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。在此期间，沈某还分别将其所在单位共计358万元的两张转账支票转入其女友刘某的个人股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币141余万元、港币130余万元。27案例：江西创数仓管员盗窃电脑案2008年7月8日，江西思创数码科技股份有限公司(下称思创公司)在对其八一大道联想专卖店的仓库盘点时，发现仓库里少了80余台笔记本电脑。仓库保管员黄某称那批电脑于6月17日被人盗走。随后，公司负责人向南昌市东湖公安分局经侦大队报案。经侦察大队侦察发现，作为公司的仓库保管员不但没有看护好公司财物，反而利用职务之便，采用蚂蚁搬家的方法，将仓库里的80余台笔记本电脑陆续盗走，并以低于市场价1000元左右的价格抛售出去，所得赃款30多万元被挥霍一空。11日凌晨，该仓库保管员黄某被南昌市东湖公安分局经侦大队抓获。购买电脑的几名店主也作为犯罪嫌疑人被刑拘，据他们交代，黄某在销脏时称这些全新的电脑都是公司清仓的货。店主在购买时发现黄某没有发票，经询问后知道他是思创公司的业务员，店主为了贪图价格便宜，明知有异也没有追究，只是让他提供身份证复印件。就这样，隔几天就买几台，成为黄某的销赃渠道。286、违规结算，资金流失（付款问题）采购付款给非供应商支付了未经核准的采购重复付款开具支票未及时入帐支票记录可能发生错误未定期与供货商核对帐目……现象描述现象描述货款支付业务没有记录，导致负债和资产的高估错误付款，资产流失企业内部人员贪污……可能后果可能后果29案例：虚构会签单骗取工程款某单位工作人员黄某利用支付正常的施工费，涂改了工时付款会签单，虚加了1.95万元的金额，在假冒总经理签名后，他将单子分别交给公司近10个部门的负责人审批。或许是见总经理签了名，整个审批过程就像一条顺畅的流水线，无遮无拦。凭着这张“手续全备”的会签单，黄某堂而皇之地从公司财务部开取了支票，又到自己朋友开的一家装潢公司套取了现金1.95万元。不过，这1.95万元在他投进地下赌场后没多久又输光了，于是失去理智和判断力的黄某如法炮制，先后套取现金80余万元，且数额一次比一次大，其中昀大的一笔达40万元！30目录前言采购与付款业务流程采购与付款循环常见问题采购与付款内部控制关键点采购实例分析31企业内部控制具体规范第xx号——采购与付款采购对象：原材料商品劳务采购流程：购买、审批、验收、付款等企业至少应当关注采购业务的下列风险：缺乏科学合理的采购计划，可能导致企业停产。采购环节出现舞弊，可能导致采购项目质次价高。、32链接：应用指引（一）请购与审批企业应当根据全面预算管理的要求从事采购业务。对于超预算和预算外采购，应当履行预算调整程序。企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限