内控管理信息系统解决方案

    信息化带动内控体系建设凸显内控管理价值           摘要 当前在海外及国内上市的企业，正在面临日渐强化的外部监管要求和企业发展带来的内部需求——即建立全面的内部控制体系并有效执行。内控管理信息系统解决方案让内控管理与企业运营管理构成完整闭环，借助信息化系统的出色能力，帮助企业应对各类内控挑战，为保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略，全面提高管理水平保驾护航。  ••内控管理信息系统解决方案   1  一、企业面临着持续强化的外部监控、内部管理要求 图表1国内外企业面临的持续强化的监管要求早在2002年萨班斯法案颁布，中国在美上市的企业就开始经受国际资本市场对上市企业内部控制和风险管理水平严格要求的考验。2006到2008两年间，中国财政部，国资委、证监会、银监会、保监会等监管组织紧锣密鼓的出台了一系列政策法规，标志着在中国上市的企业也将全面进入内控监察阶段。如今，无论在美或在国内上市的企业，都需要通过各级监管机构对内控能力的全面评估检查，不能通过审查的企业将在公司价值、融资成本等方面蒙受重大损失，甚至遭到资本市场无情的淘汰。 在企业被动响应外部严格监管的过程中，越来越多的企业已经开始反思：企业外部的市场和监管部门如此看重的内控体系，对于公司自身的成长发展是否具有被忽略的巨大价值？随着企业的成长，规避风险，提高综合管控能力的自身要求已经逐渐取代外部监管的压力，成为企业快速发展过程中的迫切需求。这些需求主要体现在： 1.满足合规要求，塑造行业标杆，提升公司外部形象； 2.强化全员标准化、科学化作业，及时发现并管控企业战略执行过程中的各类衰减； 3.业务本身要求有效规避风险，打造良性运行机制，适应业务多元化和规模扩张要求； 4.在公司层面、业务流程层面及信息系统层面建立有效的内部控制体系，并持续改进，着力改善整个公司治理环境、提高运营效率，进而增强企业竞争力 如今，面向监管的合规型内控正在向面向自身发展的管理型内控转变，越来越多的企业认识到内控系统建设的巨大的价值 ••内控管理信息系统解决方案   2  二、企业管控工作应该形成一个完整的闭环对于现代集团型企业，全面内控是一个横向跨越多类业务单元，纵向跨越多层职能结构综合治理过程；同时，全面管控从制定战略目标、组成管理结构，执行业务流程，到内控监测整改，应该构成一个可持续改进的完整闭环。缺少内控检测整改的开放型管理模式在出现风险扰动的情况下，容易造成执行结果与发展目标的重大偏差。 图表2内控管理应该与企业运营管理形成闭环内控管理系统是从另一个视角检测、评估、指引公司运营管理的系统，它不等同于公司的运营管理系统，更不能替代运营管理系统执行管理功能；但内控管理可以监控运营管理系统的有效运行，指导运营管理系统的不断改进。内控管理系统和公司运营管理系统通过评测环节和整改环节相互连接，形成企业内部治理的大闭环。在闭环中，企业运行状况不断接受内控系统的评测，与企业战略目标对比后形成整改意见，指导企业业务管理进行整改，新的企业运行状况又促成更高标准的内控要求。通过这个周而复始的循环，使企业运营管理系统不断调优，不断接近企业战略目标，这正是现代企业对内控体系迫切需求。  内控系统既是管理的一部分，又有独立性，它与运营管理构成管控闭环，承担为企业运营管理系统保驾护航的重要责任，促进企业达成发展战略目标。仅有内控体系是不够的，还要有相应的管理方法和管理工具来保障体系落地和有效运行。 控制/优化业务过程内控评价内控管理内控管理建立了一套相对独立的体系与机制，对企业的运营管理进行评价、监督和优化整改指导。执行模式人工管理OA系统ERP、HR、财务等业务系统执行模式人工管理独立内控管理业务系统风险战略目标内部控制企业为控制经营风险、实现经营目标而制定的各项管理政策和控制程序。••内控管理信息系统解决方案   3  三、内控体系的落实需要良好的思路和信息系统的支持怎么做？怎么做？管理方法！管理方法！监控执行监控执行怎么做？怎么做？管理方法！管理方法！监控执行监控执行做什么？做什么？工作内容！工作内容！要求？要求？目标！目标！细化目标细化目标谁？谁？组织架构！组织架构！分解责权分解责权规范流程规范流程 图表3内控管理应该与企业运营管理形成闭环内控体系落实首先需要细化目标：将内控矩阵结合业务流程有效的分解，并通过信息系统提高结构化显示、分岗位推送和多版本维护的能力，让每个业务流程了解到与其相关的内控要求； 内控体系落实第二需要分解责权：将内控涉及的岗位责任明确分解，并通过信息系统分配责权，与责任部门互动认领，根据责权推送任务，让每个岗位都了解并确认自己的责任要求，及时获取工作任务； 内控体系落实第三需要规范流程：将每个层级的工作流程和工作内容定义清晰，并通过信息系统有效的推动流程的流转，通过标准化的内控测评底稿和固化的程序操作，通过简易的线上填报简化测评工作，让内控工作规范、有序、快捷的执行； 内控体系落实第四需要管控执行：为各层级内控工作提供指引、考核及管控，并通过信息系统适时的将指引和管理要求推送到关键环节中去，继而将各级工作状况及时的汇总呈报，让执行者获得帮助和推动，让管理者全面及时的掌控企业内控动态，保障内控体系的高效运转。 信息化系统清晰的描述了企业内部控制体系的组织和工作框架，有效的支撑了内控业务执行，从宏观到微观多种视角展现了企业的内控能力和状态。  ••内控管理信息系统解决方案   4  四、运行内控体系所遇到的主要挑战：图表4公司开展内控工作的三个阶段要达到全面提高公司内控水平的目的，需要走过三个阶段：内控体系的建设、内控体系的运行、内控工作的常态化建设。在这三个阶段的运行中，企业会面临以下的挑战： 1.如何落实固化内控体系建设成果？（第一阶段） 2.如何建立良好内控环境？ 3.如何组织内控测评工作？（第二阶段） 如何保证内控规范的全局一致性和时效性 如何保障工作计划的统筹安排与资源调配 如何提高内控测评的质量与效率 如何从已有业务系统挖掘数据 4.如何实现问题的持续跟踪与改进 5.如何保证内控报告的时效性与自动化 6.如何解决部门协调、配合难的问题 7.如何实现内控知识的积累与共享？（第三阶段） 8.如何建立常态化内控系统Step1：内控建设阶段Step2：内控执行阶段Step3：常态化建设阶段范围确定目标设定风险评估了解记录内控现状并评价内控的设计合理性针对执行有效性问题的整改针对设计合理性问题的整改设计内控测试方法并测试内控的执行有效性外部独立鉴证及报告基于内控成熟度模型的持续改进准备关于财务报表内部控制的报告计划手册/矩阵设计测试报告审计整改••内控管理信息系统解决方案   5  五、内控工作的重要环节和所需匹配的信息化工具图表5内控工作的重要环节和所需匹配的信息化工具建设内控环境：内控部门需要一个窗口发布昀新内控规定、提供业务内控咨询、积累内控知识、披露内控工作动态，从而逐步培育公司内部的内控文化环境，让大家拥有了解、操作、响应及监控内控的平台。 【需匹配的信息化工具】：为各类角色提供不同信息界面的门户建设工具；收集各种内控咨询结果，兼顾测评、培训的知识管理工具 维护内控体系：内控部门需要将咨询成果快速消化吸收，结合业务落实，将内控要求分解投送到不同的控制点，指导内控工作，同时还要能够很好的维护体系内容；另外，内部体系的更新维护是一个高管层、内控部、法律部、业务部门等多部门协作的过程，也需要良好的流程推动。 【需匹配的信息化工具】：对文档内容可拆分、可比对、可投递、可分视图显示的结构化文档管理工具；可协同多部门工作，灵活定义工作流程的流程管理工具。 管理内控评估：对几百上千的控制点做全面评估是内控工作里昀繁重的环节，需要标准化的流程和工具来提高工作效率，提供对业务部门自测自评的支持，提取业务数据实现日常建立内控管理环境（控制环境）内控手册维护管理（风险评估）缺陷管理与整改（监控）成果汇报信息沟通（信息沟通）内控测试管理（控制活动）【知识管理】【门户建设】【报表】&【门户】【通讯协作】【信息推送】【流程管理】内控管理环境内控结构管理政策培训共享持续宣贯内控手册维护手册制定导入手册更新修订矩阵制定导入矩阵更新修订内控测试管理计划分配内控测评部门自测系统集成缺陷与整改整合整改意见分配整改责任督促整改进程评估整改结果汇报与沟通统计视图上报平行部门通报即时协作沟通流程管理督办日常监控与持续改进闭环日常监控与持续改进记录归档整改过程评估对比整改结果处理日常改造工作维护执行内控常态化业务整改闭环手册整改闭环【文档管理】【流程管理】【项目&流程管理】【数据集成】【项目管理】【流程管理】••内控管理信息系统解决方案   6  监控是内控常态化的更高要求。 【需匹配的信息化工具】：标准化的线上评估作业工具；涉及多部门协作的项目和流程管理工具；可采集业务系统数据进行监控分析的数据集成工具。 缺陷整改管理：内控部门要能够发现缺陷，并整合各部门意见提出整改方案，发动并督促整改工作的进行，昀终对整改效果和整改各环节的工作情况进行考核评价。 【需匹配的信息化工具】：涉及多部门协作的项目和流程管理工具；绩效分析和考核工具。 沟通汇报成果：内控部门要统计大量数据、文档形成对上级及外部的内控报告，要有良好的渠道与平行部门保持沟通，及时披露信息或寻求协作。 【需匹配的信息化工具】：内置多种模板，可实时自动生成图标的报表工具；为各类角色提供不同信息界面的门户建设工具；支持邮件、手机、电话、短信、传真等多渠道即时沟通工具 通过对内控业务所需的信息化支撑能力进行分析组合，设计具有出色的文档管理能力、流程管理能力、报表呈现能力、协作沟通能力的内控管理系统解决方案，可以更好的帮助企业实现应对手段，解决困难和挑战。••内控管理信息系统解决方案   7  六、内控管理系统解决方案：图表6内控管理信息系统总体框架通过建立内控管理信息系统，为企业高管层（CEO、CFO）、内控管理者、内控测试人员、审计人员、其他业务人员提供一个简单易用的内部控制活动管理平台。系统不仅能够在现阶段使公司在萨班斯法案及国内内控法规遵从过程中更好地达到对内部控制、记录、测试、整改、报告、披露和归档等方面的要求，减少手工操作，提高工作效率和工作质量，同时使各项工作有机地联系起来，在公司长期战略上改进内部控制和风险管理。其重要功能包括：1.手册文档管理——保证内控规范的全局一致性和实效性2.日常计划管理——保障工作计划的统筹安排与资源调配 3.内控测评管理——提高内控测评的质量与效率 4.缺陷整改管理——实现问题的持续跟踪与改进、解决部门间配合问题 5.报告呈现管理——保证内控报告的时效性与自动化 6.信息门户管理——建立良好内控环境、实现知识积累与共享 7.业务系统集成——从已有业务系统挖掘数据，及时预警，实时内控••内控管理信息系统解决方案   8  七、内控管理信息系统的价值图表7内控管理信息系统对于各方的价值：对于监管单位：内控管理情况可报 ——按照萨班斯法案或《企业内控基本规范》，随时从系统中抽调信息 对于CEO/CFO：内控管理情况可视 ——有非常直观的内控视图和内控事件报告，对内控风险有预警 对于内控部门：内控工作可管 ——有系统的管理流程，有体系的支撑内控工作的常态化 对于业务部门 ：内控工作可行 ——关键内控要求和应对明确，内控测评融入业务流程  对于信息部门 ：内控管理可控 ——有完整的内控管理平台，提供标准的接口，支持常见的软硬件平台   制度贯彻到底体系维护及时报告呈现透明目标设定合理计划执行有序过程进度可控整改及时高效权责分离明晰行为规范固化协助考核工作制度是基础执行是关键组织是保障信息系统帮助提高领导管控能力理得清落得实管到位固化工作规范，促进工作常态全面掌握企业合规状况提高工作效率和质量，针对性强更容易抓住内控管理重点及时、真实与有效（早发现/早改进/可监控/可追踪/可••内控管理信息系统解决方案   9  八、内控信息系统建设步骤