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1内部控制讲座之六实物与现金控制目录•现金管理控制•实物控制2一、现金管理控制现金流量控制不力的后果•现金盗用或放在不正确的地方——例如客户开来的支票可能被放在办公桌的抽屉或被遗忘掉。或者客户的现金付款被侵吞。•不正确的支付——未经授权或支付金额不正确。3案例分析:小企业出大案—某自来水厂会计出纳联手贪污案会计（冯某）劳累住院，接替工作人才发现大问题兢兢业业、任劳任怨会计好心干出纳的活接替工作后发现一连串问题一个偶然的机会使她走向深渊出纳员（周某）给朋友借钱捞好处仅26岁就掌管公司资金大权为朋友大肆往外借款侵占资金简直到了肆无忌惮的程度多行不义必自毙654321作案手段分析一是收不入账。自1999年开始，他们直接从自来水厂经营部的农业银行账户提取现金后由会计和出纳私分。经查，从1994年到案发止，从农业银行直接提现金而企业账面没有入账的有84笔，资金达到百余万元，几乎每月都从银行提取现金私分。二是在账面上通过与水厂的往来转账，即由自来水厂转出时记经营部的其他应收款，而经营部又不记往来，直接银行一进一出，给人造成帮水厂提现金的假象，实际上套取了现金。三是通过涂改支出凭证和奖金、加班费发放单和用假发票等手法侵吞资金。1997年会计冯某将支付给某房屋装潢公司的工程款3万元涂改成8万元（发票和支票存根都涂改，把收据上大写的叁字撕破），虚列支出5万元。2001年记了一笔待摊费用，却没有任何原始凭证，此笔现金又落入他们的腰包。四是少记收入来掩盖短少的银行存款。1993年水厂经营部材料收入63661.11元（在银行对账上进账时也为该数），但记账凭证入账为14439.58元，把某厂所付的材料款49221.53元不入账，而记为应付账款，后又把应付账款在账面消除。五是大量的没有经办人员和领导审批的非法支出入账，主要是就餐费发票，共有31笔近10万元。最后检察院认定会计冯某、出纳周某共同贪污公款共计33万元，赃款两人平分；出纳周某贪污公款共计18万元。同时冯、周涉嫌挪用公款。4现金流量控制不力的后果•利润下降——浮游期或现金回收期过长，将本应有现金用于减少银行透支或进行投资的情况下，却将资金全部投入营运资金。现金和利润——水和面包的比喻•假如你正处在一个沙漠的中心地带，由于体力有限，你必须抛弃背包里两样东西中的一样，它们是水和面包，你会留下什么呢？一定是水。水好比现金，而面包好比利润！•现金，维持了一个企业的生存；而利润，则是一个发展问题或中长期生存问题。5现金流量控制不力的后果•不必要的透支费用——闲置的现金没有用于投资，或集团内的现金没有进行合并。大家总说“华为的冬天”，那棉袄是什么？就是现金流。——华为总裁任正非2002年在公司内部会议上的讲话节选•大家以为我卖的设备原来是100元钱，我90元卖掉了就亏10元，这种合同坚决不做。但是如果坚决不做，公司就亏损了23元，因为所有的费用都分摊了，在座的开会用的桌子，坐的椅子费用都分摊进去了，还要多拿23元贴进去才能解决这个问题，甚至可能还不止这个数。如果亏了10元钱卖，能维持多长时间呢？就是消耗库存的钱。消耗消耗消耗，看谁能耗到最后，谁消耗得最慢，谁就能活到最后。市场就是这种规律。所以说，现在对现金的把握是非常重要的。6公司暂时没有足够的现金支付工资了,该如何办?•这种情况是不应该出现的，工资是每月都要发放的，应该早作资金计划内的，否则就是贵公司的经营上出现了什么问题。现金控制的必要性•确保满足企业预期经营规模的现金需求•保持充分的流动性•将信用风险、外汇风险及利率风险控制在可接受的范围内•利用过剩的现金进行投资7现金流量控制目标•经营活动产生的现金流量应有盈余•不能过度投资于营运资金•盈余现金应进行投资•长期投资与筹资计划应与企业在经营活动中创造现金的能力相适应•国际或跨国公司中的现金流量应进行有机的组织以减少货币风险现金控制的组织•必须有一种组织结构来规定以下工作由谁负责：现金管理收款授权支付支付款项银行账户与账户间资金转移安排超额支取信用与贷款现金盈余投资外币交易8经营活动现金流量控制•为了建立先进管理责任框架，需要回答以下问题：总公司总公司子公司1子公司1孙公司1孙公司1子公司2子公司2…………孙公司2孙公司2•总公司是否要求子公司从其账户上转入总公司账户？•总公司是否能要求子公司改变银行账户？•谁来支付现金？•总公司是否可以拒绝子公司的支付请求？•子公司是否可以安排自己在当地的筹资？经营性收付款项职责分配模式•集权式管理——全部发票、应收款项由总公司负责•完全分权式管理——每个子公司有各自的银行账户，对各自的发票、应收款项和应付款项负全部责任•部分分权——每个子公司可以处理发票及现金收款，但是所有的付款都由总公司负责•母子公司根据预算实行收支两条线式的分户式管理（要有很好的现金预算制度）9筹资与投资的现金流量筹资与投资现金流量的分配也可能在总公司和各地子公司之间分配，特别是当子公司设在其他国家时。但是诸如发行股份、长期贷款、资本结构安排、购置和大额资本支出等战略性决策仍在总公司的职责范围内。•中心财务部门•银行业务筹划•账户合并•净额结算中心财务部门•大企业集团一般设立一个中心财务部门，它并不涉及日常现金流量控制。•地方的付款、开发票、收款和客户信用决策均由地方财务总监负责。•中心财务部门适当介入这些领域政策的制定，并对集团的整体现金流量和流动性进行管理。10银行业务筹划•与一、两家银行建立良好的关系以便进行现金处理和转账活动。•银行一旦被选定并建立良好的关系，企业不应考虑变更银行，除非存在以下情况：1.服务低劣——例如企业认为支票交换期应该更快；2.没有能力提供足够的服务；3.索价过高；4.企业自身可以更加快速的获得现金。举例：爱立信“倒戈”•2002年，南京爱立信公司突然作出惊人之举，凑足巨资提前还完了南京工商银行、交通银行19.9亿元贷款，转而再向花旗银行上海分行贷回同样数额的巨款。•受跨国企业总部与外资银行本来的合作关系所影响，一旦外资银行允许在国内经营业务，“倒戈”是很自然的事情。对银行的最终选择，一方面取决于银行提供的地方性业务，另一方面取决于该银行提供的跨国资金转账服务以及向总公司提交的余额报告。11账户合并•账户合并是一种资金筹划方式，即将企业或集团的几个不同的银行账户中的现金余额并入一个账户，该账户通常称为现金池。余额账户120000借方账户235000借方账户325000贷方（透支）账户45000借方账户510000借方现金池余额账户145000借方账户20账户30账户40账户50通过将现金盈余集中在一个账户，公司可以更有效益的运用资金。可以通过投资获得收益，并且减少企业在各个账户上的透支。净额结算•净额结算是另一种现金流量筹划方式。它可以在企业各子公司之间经常进行交易的情况下运用。各个子公司仅仅支付或收取交易净额，而不是按照每张发票单独进行支付。子公司A子公司D子公司B子公司C25000600005000075000400003000011月5日某公司下属分公司相互欠款12结算中心组织并结转欠款应收欠款结转A-500006500015000B-10000060000-40000C-9000050000-40000D-4000010500065000子公司A子公司D子公司B子公司C150006500040000结算中心40000培养现金管理意识•支付是否必要•是否能以更少花费得到所需的东西•支出是否必须现在进行，能否延迟13现金流入预期和企业的支出计划匹配——现金筹划的基本原则•对于一个管理完善的企业来说，必须有能力对企业的现金流入进行预期，而同时，按照现金流入的周期，对现金流出进行合理筹划。•当然，为了降低风险，常常需要有候补的现金流入通道。因为企业会因为各种风险而导致一些预期现金流不能实现，或者出现不可控的现金流出。现金流入和流出•企业的现金流入有经营性流入、投资性流入和融资性流入。而现金支出则包括融资性支出、投资性支出、成本性支出和管理费用支出，同时诉讼费用在竞争激烈的今天也不可不留出储备。14案例：企业缺乏现金意识的后果•某南方私营企业初涉房地产项目，利用银行贷款和自有资金开发了一个现代化小区，预期的现金流是50%期房付款，50%现房付款。期房付款,50%现房付款,50%•但是由于SARS影响，大家对房地产的预期出现低潮，从而导致企业的期房只卖出去10%左右。15•原先企业的支出显然有些唐突。再向银行贷款已经不现实，而由于是企业的第一个项目，企业老总又不希望别的资本介入，所以，整个小区因此搁浅。•时至今日，原先购买期房的户主又因为房子交付延期而把企业告上了法庭。一个雄心勃勃的创业计划就这样被现金流摧残得千疮百孔。现金管理的内部控制•组织与程序控制•授权•实物控制•职责划分•人员控制•会计与核算控制•监督•管理控制16组织与程序控制•现金管理的组织必须有一个明确的权责分配的结构和报告的路径。我负责接收客户支票，客户支票应当在收到当日存入银行。我可以做什么？我不可以做什么？哪些事必须做？哪些事必须杜绝？授权•授权签发支票和进行银行转账的人员限制在几个人以内。•一定金额以上（如20000元）的支票应当由2个被授权人共同签发。17案例：沟通不利的结果•大连某减速器厂改制以后实行了财务上的分权。企业老总每年有500万元的支配权，用于企业各项支出。生产副总有200万元的支配权，用于采购和人员激励。市场副总每年有300万元的支配权，用于市场促销和人员激励。•对于现金支出的原则是每笔钱花出去要有明确的名目和确定的效益。关于几个人的具体要求也列得很齐备。这样一来，作为企业的三个主要股东，实现了合理的分权。但是接下来的沟通欠缺导致了企业的财务危机。•企业的一个大客户由于经济问题导致了账户被冻结，欠减速器厂的几千万元没有及时到位。而企业的三个老总手中的1000万元竟然全部被花光。这样，企业员工的工资、福利还有银行的贷款就压倒了本来经营面很好的企业。实物控制•限制未经授权的职员接近支票簿和零用金；•贵重物品保存在安全地方；•对现金登记簿或有电子银行系统终端的房间设立限制接近设施；•各办公室制定仅有被授权人可以进入的安全区，安全区在无人时上锁。18职责划分•不应由一个人负责授权、记录和管理现金支出。•如果可能，负责处理收付的出纳员不应是将交易记入现金日记账的簿记员，也不应该是授权付款的人。人员控制•在任命负责现金收付的职员之前，应对他们的可靠程度进行审核。•同时还应考虑前任雇主的鉴定。19会计与核算•建立相应的规则和程序对交易的准确性和完整性进行详细检查。•例如，对结算折扣是否正确、所有付款是否经过适当授权进行检查。案例：彩票迷的堕落最近，江苏省海门市爆出了一条震惊全市的新闻。该市某局35岁的女会计吴苇，在不到两年时间里，利用职务之便，采取擅自开现金支票提取单位银行存款，不入账或少入账以及制作假银行对账单等方法，挪用公款263万余元，用于私人购买彩票和借给其亲友经商等，直至案发，尚有127万余元未归还。20一、东窗事发2004年7月20日上午，海门市某局总账会计冯元向现金会计吴苇催要今年6月份的银行对账单。说来也巧，此时正好有人到吴苇处报支费用。冯元发现吴苇抽屉里放着许多发票，就问她为什么不将这些发票及时入账，同时又继续向吴苇催要对账单。奇怪的是，吴苇始终未将对账单交给冯元。冯元多次催要账单未果，便直接到银行领取对账单。这一去，真让他吓了一跳。冯元发现局里在银行账上仅剩下1.6万余元。冯元惊呆了，自己单位的账上竟然短缺钱款高达100多万二、500万的梦想吴苇从1992年与丈夫结婚后，就一心支持丈夫做生意。可丈夫经营的糖烟酒批发、饭店以及灯具批发等生意，几年里都以亏本而告终。事业无成，债主逼门，心灰意冷的丈夫渐渐地对足球彩票和体育彩票发生了兴趣，幻想中上个500万大奖，彻底改变命运。吴苇也感到买彩票不失为一个致富捷径。开始，夫妻俩还是小额购买彩票，几元、几十元乃至几百元不等，但中奖概率很低。吴苇觉得如此下去，何年何月才能有出头之日？于是就动起了挪用公款的脑筋。21三、利欲