OA发展现状及应用分析

OA发展现状及应用分析概要本文介绍了办公自动化(OA)系统的概念并分析国内OA应用的不足，再详细阐述OA系统与工作管理相结合。一、企业信息化的基础，OA概述办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。那么，现在的办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。在传统的办公模式中，办公业务主要是通过手工来完成的，势必带来工作效率低、资源浪费的问题。在网络时代里，现在企业管理的重点已从物流、资金流，逐渐向信息流跨越。我们的目的是打造闭环的信息流，按需应用IT资源，实现“三流”合一。要增强企业竞争力，就要提高“三流”的流转速度和质量。而这三流的正常流转需要一个最基本的智力和人力支持，这就是“工作流”。我们要建立的办公自动化（OA）系统就是一个工作流的集成环境，从点的应用开始——从某一个部门节点的应用，到部门的全部，到部门的纵向集成，然后是几个部门的集成，最后到全方面的集成，使所有的人员都在一个桌面上工作。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。二、实际应用看价值，OA为何用不好Windows的流行让人们感到吃惊，几乎所有家庭用户的电脑上都安装了Windows，大部分的商业用户也选择了它，一时间蓝天白云出现在世界各个角落。随着企业信息化的潮流，OA也如雨后春笋般出现在各个政府机关以及大大小小的企业里。但是真正用好的却为数不多，造成的这种现状的原因是多方面的。1、对OA的认识不足在我国建设OA，必须认识到OA工作是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。只有同步做好各方面工作，并将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，OA的优势才能充分地发挥出来，有价值的信息才能得到充分的共享。但在实际工作中，这一点还没有得到充分的认识，致使多数单位都在走重复的弯路。大家都重视硬件系统的建设，轻视软件的开发。花100万元可以买三卡车微机，领导看了也满意，而花100万元开发的软件，不过就是几张软盘或一张光盘，领导看了也觉得不值。然而，知识的价值就体现在其中，这不是人的主观意志可以改变的。而且多年来，不少单位是按常规进行OA建设的，这些单位相继成立了信息中心，任命了众多的行政领导和高职人员。技术部门的领导和技术人员先进行周密的方案设计，经过层层领导审批，再根据已批方案实施软件开发。这要求开发者不仅要在短时间内把原有的、不同行业的全部工作方式完全掌握，而且要设计出一套全新的工作方式，这在实际工作中是根本做不到的。2、与实际工作结合不够办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了，系统才能全面运转起来。否则，只要有一个环节断了，一辆再好的自行车也只能推着走；功能再齐全的软件，只要有一处存在致命的缺陷，整个软件系统就不能投入使用。这就需要培养有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的建设者。一个系统的建设工作，涉及多学科的知识，对各方面工作不仅要精通或熟悉，还要做到统筹兼顾，综合平衡。而我国目前普遍缺乏精业务、懂技术的复合型人才，各企事业单位在OA系统的建设过程中，普遍比较重视掌握单一学科知识的技术人员培养，容易忽视复合型人才的培养。这是OA应用效果有限的另一个重要原因。3、要有持续发展建设的思想一位学者曾说过：“每罐牛奶都有保鲜期,一个工程学位只有三年的保鲜期。如果你不能不断更新你的知识，你的个人价值会不断下降。”这一观点非常适用于企业软件建设工作。信息化软件建设需要相关责任者不断学习新知识、新技能，并将各学科新知识有机地集成在一起。有一种说法，据说在北京中关村三个月不学新东西，就会成为知识的落伍者。企业信息化软件建设工作是一项综合性高科技工作，要求相关人员不断地学习新的知识来更新自己原有的知识。否则，建设一个适用的计算机网络系统只能是一种良好的主观愿望。由于信息化软件建设是一种管理思想与工作方式的再创造，就难免存在许多问题，需要经常改进。另外，一个系统的应用软件随着应用工作的深入，用户会提出许多新的需求和意见，这就要求承办者要勇于经常“否定”自己的劳动成果，不断完善系统的功能。而做到这一点又是很困难的，多数人和多数单位做事的习惯是认定自己总是正确的。没有改进，当然不能接近成功。除了上述的三方面，软件开发既是一项高科技的脑力劳动，又是一种较辛苦的体力劳动。做好软件开发工作需要经常加班加点连续工作，要付出比常人更多的艰辛劳动。但我国企事业单位目前难以做到按需分配。而看重学历、职称的用人和衡量人的标准，也使众多干部和员工忙于考职称、考证书，想方设法在仕途或职称上发展，所学知识是否属于业务急需就难以顾及。可是，要做好信息化软件建设工作，就必须要求主要责任者对软件系统建设所有涉及各学科的知识“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我国现在没有任何一所大学能培养这样的复合型人才，这就要求承办者以没有文凭的自学方式为主，攻克所有相关学科知识并将其融汇贯通，实现知识的再创造。在事业与仕途面前鱼与熊掌不可兼得之际，绝大多数人选择仕途与高级职称。这也是为什么绝大多数单位的OA工作只见投入不见产出的原因。三、与实际管理相结合，建立实用OA目前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单，必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统一定要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性，一些企业上了OA系统后反而办公工作更多了，主要原因是OA与管理的定位问题，本末倒置的缘故。一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的，因此，工作管理是OA系统的基本组成单元，工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平，工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统，应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。1、做好个人工作管理在办公管理中，无论任何工作、任何事情，最终都是通过人来完成的，管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题，包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理等。“个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结，既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结，也可以按需要的时间段进行分类统计，及时了解员工的工作和任务的进展情况，把握工作进度，总结工作得失。“任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务，既可由本人创建，也可以是其他相关人员创建。“个人助理”是个人办公的计算机秘书，可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录，能够将各种常用信息迅速地分类保存，便于以后工作中查找使用，为个人办公提供更细致的服务。“日程安排”用来设置个人的工作日程，并在设定的时间给予提示，防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免时间冲突，又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“组织日程”中为下属人员安排的日程，在下属人员的“个人日程管理”中也能看到。“工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等，将每项工作分解开来，便于工作的管理。每项工作都配以甘特图，使工作表述得更加明了。目前大部分OA系统很难将企业业务工作落实到个人办公上，个人工作管理的设计，可使个人办公与部门办公、企业业务有机地结合起来。2、实现组织工作管理组织管理解决人与人之间联合工作的问题，并要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准，系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树，主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来，最终达到预定管理目标。组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理，分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等。它更加符合现代办公管理特点，是各级管理人员专用的系统，是各级管理人员系统地了解企业经营管理信息及辅助决策信息的重要工具。虽然组织办公工作涉及数据复杂，但此系统的操作比较简单，管理数据往往涉及到企业机密，所以用户进入系统时，必须进行身份认证。3、完成项目工作管理日常办公按类型分为两种，一种是事务型办公，一种是项目型办公。项目型办公在办公管理占的比重较大，如果还是按照以前的事务型处理，很难达到办公目标，这也是传统OA所没有考虑到的。只有对办公工作类型进行透彻地深入分析，对不同工作类型采用不同的处理方式，才能真正得心应手地应用OA系统，提高办公效率。项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作，从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等，这样才能职责明确、操作有序、执行无误。上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排，任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自已部门的具体目标，通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，然后各就各位，把详细的工作计划再分配下去。这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。