内部控制操作标准手册

新奥燃气控股有限公司财务咨询项目2004年10月内部控制操作标准手册（V3.0）目录目录..................................................................2第一章总论...........................................................31序言................................................................32目标................................................................43文件................................................................44过程................................................................45责任................................................................56舞弊................................................................56.1舞弊...........................................................56.2对舞弊的威慑和预防..............................................56.3舞弊的检查和报告................................................67制定与修订..........................................................68控制标准的例外......................................................6第二章内部控制标准...................................................71导论................................................................72控制矩阵............................................................73一般控制标准........................................................8第三章具体流程控制标准..............................................101销售与收入业务流程.................................................101.1液化气销售与收款流程..........................................102采购与付款流程.....................................................292.1液化气采购及付款流程...........................................29第一章总论1序言●内部控制标准的产生，以文件的形式证明新奥始终不渝地遵循适用的法律和规定，实行可靠的经营和财务报告制度，以及保证本公司业务活动和记录的完整。新奥内部控制制度及与之相关的外部环境的概述如下：内部控制与外部环境的关系●此版是新奥内部控制手册的第一版，目的是向新奥燃气各成员公司传达内部控制标准和准则。标准应定期评估修改，旨在保证控制标准符合不断变化的商业环境，新制定的法律规定以及计算机技术和应用带来的变化。2目标良好的内部控制是实现我们的主要战略目标之根本。本手册的目标：旨在保证所有成员公司具备基本的和一致的内部控制标准，有效防止公司的资源损失（其中包括：固定资产，存货及现金等）；内部控制可以有助于确保遵守适用的法律和内部规定。按照内部控制准则定期进行审计，可以确保一个控制过程始终是受到控制的。可以有效保证对外披露财务报告的真实、准确和完整。3范围●适用范围：本手册适用于新奥燃气集团及所属各成员公司。●本手册拟定的控制标准能够一般性地反映控制目标，但未对各组织所需的专门控制技术制定标准。●本手册中所确定的内部控制标准，旨在就有关资源保护、经营和财务信息的可靠性以及遵守法律和规定等事项，提供合理的、而非绝对的保证。●就管理人员选择控制程序和技术而言，实施控制的程度是一个合理业务判断问题。如果其中任何控制标准都不切实际或不可行，如在小规模或偏远地区的业务经营或合资企业经营，管理人员必须从下列备择方案中作出选择：o通过加强监察和审计改善现行管理；o制定替代或补偿性控制措施；o接受薄弱控制所固有的风险。4过程●内部控制过程本身应包括经营分析，制定控制程序和技术，交流及监测。经营分析要求对风险作出评估和确定适当的控制目标。还必须对经营环境(例如自动化水平，就地授权和资源)予以考虑并进行成本-效益分析，以确保控制成本不超过其效益。●根据经营分析，可以选择专门的控制技术或程序。这些技术或程序可以包括批准，授权，调整帐目，职责分工，审查以及文件记录。在整个过程中，必须通过培训，意识和反馈的形式达到广泛的交流。内部控制一俟就绪，应受到监测和评价。●内部控制标准，管理模式，财务和人力资源政策以及新奥员工行为准则均应被视为建立，维护和改进新奥内部控制制度过程的组成部分。5责任燃气集团、区域中心及各成员公司的总经理，包括各级财务第一负责人都要身先士卒为遵守内部控制创造合适的环境，并确保本手册所制定的控制准则在其组织内能够得以认真贯彻执行。新奥集团督察委员会（审计委员会）、财金中心稽核总监、燃气集团总部审计部、财务部、区域中心财务总监及成员企业财务部门负责监察内部控制标准的遵守。6舞弊6.1舞弊舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞新奥公司的财产。新奥的财产包括，但不限于：现金、产品、原材料、设备、用具、废品、残品、维修服务和知识财产。公司员工，客户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。6.2对舞弊的威慑和预防新奥的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境，以有效地防止员工、供应商、客户等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方法和机会。新奥的管理当局已经建立了一种结构，通过推行内部控制，将其作为良好的商业行为，防止公司存在舞弊的机会。这一结构包括：新奥员工行为准则，内部控制标准的培训，管理模式，财务准则和公司的其它标准和政策,以及明确的对舞弊行为的处罚条款。6.3舞弊的检查和报告●新奥每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。当发现可能发生舞弊的情形，应向其主管领导报告。如可能涉及其主管领导，应当向其上一级领导报告，当怀疑已经发生舞弊行为，应向当地公司总经理或财务总监报告。所有实际发生的舞弊行为，必须向集团公司督委会督察室报告。●对于怀疑的舞弊行为，员工不应试图进行个人调查。调查工作应由督委会督察室、法律部和督委会审计室进行。6.4舞弊报告热线电话应使用电话[phone]报告,或将举报信直接寄到新奥集团董事局办公室和督委会。7制定与修订●内部控制标准的制定部门：燃气控股财务部。●根据需要，将对内部控制标准加以修订。修改建议通过燃气控股财务部、督委会和下设新奥燃气审计部提出。其他部门和成员公司的修改建议可以提交至财务部门内控负责人员。●所有有关标准的修订，均将由集团公司督委会、财金中心审查和认可。8控制标准的例外●在极少数情况下，从成本的观点出发，或对规模较小的机构和偏远场所，可由该组织请求准许遵循不同的控制程序。●要求采用替代控制程序，应按照新奥燃气集团政策予以审查和批准。燃气集团财务部门提出建议和方案，集团财金中心批准特殊情况下的替代控制程序。第二章内部控制标准1导论●本文件中的基本控制目标是按业务周期的模型分别阐述的，以便于实施，参考和后续评估。业务周期的定义是一系列相关的事件或过程。通常，一个周期包含一项业务从开始到完成的全过程。●每一周期内部的控制标准，旨在符合我们内部控制制度的基本目标和外部要求，其中包括公认会计原则以及适用的法律和规定。然而控制标准之根本是：o按照管理部门一般或特定的授权处理业务事项；o业务事项要予以正当的说明和准确及时的记录；o公司的资产和记录要予以妥善的保护。●下面的控制矩阵是按照上述标准处理所有业务事项的一般准则：2控制矩阵目标输入处理输出授权来源是否经过授权？程序是否被处理？是否与所批准的相符？记录是否准确和完整？是否及时？是否有文件证明？由谁处理？何时处理？是否遵循程序？是否可恢复？管理人员的审查是否充分？是否准确和完善？是否有审计线索？管理人员的审查是否充分？保护/安全应由谁控制？职责是否划分？谁可进入？职责是否划分？遵循的程序是否完善？是否有保密性？谁应持有？差异是否得以妥善的解决？验证来源是否正当？关于差异的调查和审查是否充分？管理人员的审查是否充分？3一般控制标准下列一般控制目标适用于所有业务周期，新奥燃气的所有经营均应予以采纳。1.所有雇员必须遵守新奥行为准则。高级雇员需定期确认对行为准则的遵守。2.所有组织必须奉行新奥有关政策和程序指南。各单位内部制定的制度和程序，最低限度必须符合集团公司政策所规定的控制要求，不得与其冲突。政策和程序必须予以定期审查和更新。3.必须在公司所有的职能领域建立和维护充分的职责和管理责任划分。一般而言，保管、处理/经营和会计等责任应予以划分，以便独立地审查和评估公司的运作。如果充分的责任划分无法实现，必须建立其它补偿性控制，并形成文件。4.任何人不得直接或间接伪造或促使伪造公司的任何（帐册，记录和帐目）。5.所有组织必须制定相应的内部控制制度，确保公司的资产和记录得以妥善保护，以防丢失、破坏、被盗，更改或未经授权的接触。6.公司的记录必须按照既定和认可的记录保管政策予以维护。7.必须就公司信息的敏感性/保密性对雇员进行教育，未经授权雇员不得向公司以外的个人或“无需知道”的公司雇员泄露此类信息。处理保密/专有信息亦需具备充分的安全措施。8.所有经营单位必须制定向经营管理部门证明和报告舞弊，贪污及违反法律和商业道德行为的程序。任何重大事件的报告必须送交集团公司的法律部、督委会和财务部。9.公司业务循环中的重要业务事项，必须是可追查的，经授权的，经鉴定的，完善的，并必须按照既定和批准的记录保管政策加以保存。10.财务核算规范，所有的记帐满足及时、准确和完整，财务报告符合国家会计制度和准则。第三章具体流程控制标准1销售与收入业务流程1.1液化气销售与收款流程一业务流程范围1涉及业务范围液化气外销（槽车、郊县罐装瓶代理）和内销（市内气站点、送气上门）业务，具体内容涵盖：客户购气洽谈、开单、进站、罐装计量、定价、开票、押运送气、收款、业务员回款、赊欠、收款员核帐、财务记帐与稽核2涉及的部门市场部（外销）储气站用户服务部（内销）销售气站点计财部二目标1.经营目标1.1.获得最大的经营利润1.2.扩大市场份额1.3.提高客户满意度2.财务目标2.1.确保销售收入及应收账款（记录的）真实、准确、完整2.2.确保应收帐款的按期如数收回，控制货款回笼风险2.3.确保销售款项的及时足额上缴3.合规目标：3.1.价格、计量及质量符合国家或地方有关规定。三风险1.经营风险1.1.液化气售气数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.2.安全事故，导致停业。1.3.不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.4.收款与液化气售量不符，导致收入损失。1.5.保管不善,导致商品超耗。1.6.液化气的质量不合标准，导致纠纷2.财务风险2.1.虚增或截留收入。2.2.多记或少记应收账款。2.3.销售收入计算错误。2.4.赊销政策使用的不当，增加