四(一)采购付款内部控制

关于内部控制设计的总结构造业务循环模型分析业务常见弊端提出内部控制要点设计内部控制文本设计内部控制文本2业务循环描述业务风险分析内部控制标准内部控制实务要点采购付款内部控制1、采购循环概述2、采购循环常见弊端3、采购循环内部控制要点付款处理验收采购计划采购作业会计记录应付帐款的处理采购循环图1“采购-付款”业务活动的内控制度流程说明财务主管应付会计出纳总经理月度采购计划检查审批检查采购部门采购合同会签审批供应商送货预估账入库单月度付款计划检查付款申请审核审批付款发票正式账月末对帐月末对帐月末对帐（Ⅰ）（Ⅲ）（Ⅳ）（Ⅱ）1.1采购-付款”业务活动的内控制度采购循环基本控制采购与付款的分离（组织上、业务上）采购付款是对采购业务的最后监督，而非采购业务的附属采购内部岗位设置的选择采购流程控制：采购循环常见弊端盲目采购、积压变质收受回扣、中饱私囊虚报损耗、中途转移混淆采购成本验收不严、以少报多、以次充好违规结算、资金流失采购控制1.采购政策控制目标：明确采购的职责和范围2.选择供应商控制目标：选择可靠的供应商，以最合理的价格购得质量合格的产品。3.供应合同控制目标：供应合同的条款有效、经过核准并符合公司政策和国家法规。4.采购订单处理控制目标：所有采购业务业务都应被准确地记录和核准5.收货处理控制目标：只接受定购并符合质量要求的货物，准确记录实际收到的货物。6.退货处理控制目标：所有退货都应被准确记录并受到监控。7.发票与收货单验证控制目标：所有发票应与采购收货单相匹配。8.供应商表现分析控制目标：有足够而准确的信息以进行有效的供应商管理。1）供应商选择与管理商务考察制度质量考察制度供应商重评估制度供应商分类合格供应商数据库合格供应商为订单发放之必要条件2）询价在请购单批准后实施询价岗位的独立询价必须2家以上询价管理3）报价选择报价选择会议制度报价确认会签制度4）价格比较与批准以报价确认为前提报价的特征反映报价分类反映价格的批准价格审批单的填写与保管批准的价格与合同/订单价格必须一致价格批准是合同签定与生效的前提首次及价格变动的批准由公司授权5）采购计划首批交货量的确定（样品/试生产）按MRP思想下达采购计划6）订单/合同的签订合同/订单批准的支持文件订单/合同的编号及归档制度合同审批权限及修改权限的规定合同跟踪、执行的流程规定按合同收料生产性物料采购价格的周期评估8）仓库收料•支持文件确认•送检流程9）检验10）入库•根据检验合格单入库•不合入库条件之物品单独存放•建立不良品库位的清理程序11）付款（会计的最后控制）制订付款政策采购不提出付款申请审核付款条件审核付款单证预付款限制采购循环的文件与记录请购单采购订单收货单发票批准凭单例外报告批准凭单汇总表A/P明细帐批准的供应商主文件未清采购定单文件收货文件采购交易文件A/P主文件搁置文件批准的供应商名单及信息•供应商经批准并列入文件•只与批准之供应商交易•计算机控制，防止虚构供应商请购控制制度•制定请购政策和程序•请购单管理•请购的预算批准•采购部门对请购的审核•会计控制对请购的审核•采购控制制度•采购业务的组织保证•采购方式选择•采购依据的文件化•建立供应商评审制度和流程•安全采购•供应商数据库的建立•采购招标采购循环内部控制基本（一）收货制度•收货的独立审核性质•收货的资产证实功能•收货报告作为债务成立的依据•验收日志：责任履行的记录•限制接近•文件与实物分离的处理•逾期交货的批准程序债务记录控制•“批准凭单夹”的审核•确认业务的实在和符合•确保收货和A/P记录在同一会计期间•发票的独立审核采购循环内部控制基本（二）•确认所有入帐之A/P均经批准•防止原始单据的循环使用•期末的暂估入帐付款业务控制•遵循法规•支票签发及处理的控制•债务解除的控制•严格执行公司付款政策采购循环内部控制基本（三）