存货内部控制

第五节存货内部控制2案例近几年，辽宁锦化集团下属氯碱股份有限公司聚醚分厂八万吨环氧丙烷车间工段长程志勇的邻居们发现，月薪只有七八百元的程志勇居然买了一辆小轿车，还经常出入酒店、歌厅等场所。与他走得很近的同事、朋友也突然暴富，个个出手阔绰。其中一个保安，竟抽起了“中华”香烟。他们的钱是从哪儿来的？数名一线工人的不正常消费，引起了人们的注意。3此前，由于锦化集团发生过一些规模较小的盗窃案，当地公安机关一直在关注这个企业。令他们不解的是，这个厂供给原料和生产产品比例严重失调，却一直找不到答案。得到新线索后，公安机关展开了扎实的调查。一起惊人的大案逐渐浮出水面：在锦化集团内部，存在一条偷盗企业产品的黑色通道。4自2002年3月18日至2006年1月2日，以程志勇为首的一伙人作案百余起，共盗窃本单位环氧丙烷和聚醚3500余吨，价值3900多万元。这伙窃贼将盗窃的产品销售到山东、湖北、河北、天津等地，然后根据每名成员在作案中所起的作用分赃，每人每次所得少则数千元，最高可达到15万元。5原来，锦化集团通过引进先进技术，近年来生产环氧丙烷所用原料丙烯的消耗量逐年降低，而对于节省下来这部分原料却一直缺乏有效管理。程志勇发现，只要对丙烯回收装置的尾气排放进行控制，就可降低丙烯消耗，获得超过公司计划的“余量”。当时他问过企业有关负责人：“我们超额完成生产计划，能不能多发点奖金？”得到的回答是：“我没有这个权力。”于是他便纠集一伙人，自己来行使分配“权力”。6锦化集团证实，只要开好丙烯回收装置，每年多回收丙烯是可能的。但是2000年，锦化集团曾经由于尾气中含氧超标引起尾气回收装置爆炸，从那以后，公司对尾气排放要求和考核就放松了。车间是否多回收了丙烯，多回收多少，只有车间明白，而企业领导并不知情。7几名犯罪嫌疑人在受审时都表达了相同的意思：企业浪费这么大没人心疼，不拿白不拿，拿一点也是他们为企业超额生产应得的回报。企业为了增产降耗而引进的先进装置，就这样成了窃贼作案的“货源”。8对于产品的盘点入库，集团规定，生产车间采取5日盘存制度，每月末统一入库。入库时，由生产车间、质管处、仓储中心的成品库共同认定，财务部统一办理。每季度还由生产处牵头，抽查车间盘点情况，抽查盘存表报生产处、财务部。9产品出厂的流程也中规中矩：每天早上，由销售公司将产品装罐量通知分厂生产科，由生产科负责通知车间主任，罐装人员接到指令后，负责开锁，打开防盗盒，连接好充装管路，然后开始装车。开锁的钥匙由车间主任和段长保管。再经过检斤计量、门卫查验等各种手续后放行。10程志勇就从生产的源头开始，买通了车间主任、段长、班长，为其提供货源；对计量人员施以小恩小惠，用空车票充当重车票出厂；对个别门卫拉拢腐蚀，让“睁一只眼闭一只眼”；买通监控人员，删除监控录像，使保卫处无法从录像中看到真相；甚至夜间巡逻人员都被拉拢入伙……11案发时锦化集团的领导还是一头雾水，因为从近几年的报表看，没有发现产量、产品消耗定额异常。每月月底由6个部门共同参与盘存，也没发现问题。那么问题出在哪儿呢？涉案的几名车间主任、工段长泄露了“天机”。他们说，企业的“大领导”光看文件，很少到车间和工段，有时生产上出了些问题，他们根本不知道。另据办案人员介绍，长期“以罚代法”，也是导致锦化集团监控流于形式的诱因之一。锦化集团过去多次发生盗窃事件，但多数是罚款了事，这样做的后果助长了窃贼“越罚越偷”的心理。12主要内容定义岗位分工及授权批准请购与采购控制验收与保管控制领用与发出控制盘点与处置控制13一、定义存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。企业代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本规范。1.内容2.存放地点3.流程中处的位置14企业在建立并实施存货内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；1.请购依据（对请购的规定）2.请购依据凭证3.请购程序1.设置哪些岗位？由谁确定？2.各岗位职责？15（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；（四）存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。各事项流程16计划和安排生产发出原料生产产品费用归集和成本核算产成品入库发出产成品生产指令领发料凭证产量和工时记录工资汇总表及人工费用分配表材料费用分配表制造费用分配表成本计算单存货明细账17二、岗位分工及授权批准（一）企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。18存货业务的不相容岗位至少包括：存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收、付款；存货的保管与相关会计记录；存货发出的申请与审批，申请与会计记录；存货处置的申请与审批，申请与会计记录。19（二）企业应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。企业要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。20（三）企业应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。21审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。如何保证按照审批人的批准意见办理存货业务？22（四）企业内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。23三、请购与采购控制（一）企业应当建立存货采购申请管理制度，明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。（二）企业自行生产的产成品应当按照成本费用有关规定，合理计算产品成本。采购申请？生产部门？还是仓库？24（三）企业应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例。25（五）企业应当指定专人逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量,据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存。26企业确定采购时点、采购批量时，应当考虑企业需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。采购人员目标与企业目标的抵触？如何控制？27（六）企业应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。企业应根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。28四、验收与保管控制企业应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。29（二）外购存货入库前一般应经过以下验收程序：检查订货合同、入库通知单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；30对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔；对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。31（三）拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。（四）由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理出、入库手续。32（五）企业应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。因业务需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续；应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。33（六）存货管理部门对入库的存货应当建立存货台账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。34（七）对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。35五、领用与发出控制（一）企业应当建立严格的存货领用和发出制度。企业生产部门、基建部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。库存商品的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当根据经审批的销售通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财会部门核对。车间领料还是仓库发料？36（二）企业应当明确发出存货的流程，落实责任人，及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。37（三）企业财会部门应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。仓库台账与存货明细账的差异？38六、盘点与处置控制（一）企业应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。39（二）企业应当制定详细的盘点计划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点。40存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。41（三）仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。（四）仓储部门对残、次、冷、背存货的处置，应当选择有效的处理方式，并经相关部门审批后作出相应的处置。42（五）存货的会计处理，应当符合国家统一的会计制度的规定。发出存货计价方法的选择，应当反映存货的特点及企业内部存货流转的管理方式，防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。43（六）仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。