公司档案的管理制度精选4篇

参考资料，少熬夜！公司档案的管理制度精选4篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司档案的管理制度精选4篇”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！公司档案管理制度【第一篇】1、文件档案的管理:文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。2、电子文档的管理:收集、积累要求:■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。参考资料，少熬夜！■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。收集、积累方法:■及时按照要求制作电子文件备份。■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。归档要求:■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。3、声像档案的管理:声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件（底片），重要资料要附文字说明。文字说明的编写要求:■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由参考资料，少熬夜！部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。公司档案管理制度【第二篇】1目的与范围本制度规定了xx公司安全、环保、职业卫生档案管理的范围及档案管理的基本要求等内容。其目的是为了规范安全、环保、职业卫生档案管理。本制度适用于xx公司安全、环保、职业卫生档案管理。2管理职责公司总经理负责安全、环保、职业卫生档案管理的领导工作。设备安全课负责安全、环保、职业卫生档案日常管理工作。技术部负责指导、监督安全、环保、职业卫生档案管理工作。3.管理内容档案的'分类及编号a)共设置三个一级类目。编号用汉语拼音音节表示。一级类目分类编号顺序如下:代号名称aq安全类档案hb环保类档案w职业卫生类档案b)二级类目按档案管理内容进行编号，编号用阿拉伯数字表示，凡设及人员档案管理的全部按拼音姓名排序。安全类档案包括:上级安全法规文件、公司内部安全管理性文件、危险源管理资料、年度计划及总结资料、教育培训资料、应急救援预案、应急演练、日常检测检验结果、事故隐患排查资料、日常检查记录（含各类专项检查）、隐患整改资料、新建项目安全性评价及验收资料、新员工三级安全教育卡、奖励与处罚资料、安全有关会议纪要、特种设备安全技术档案、事故档案（含职业病事故）等。环保类档案包括:上级环保法规文件、公司内部环保管理性文件、环境因素管理资料、年度计划及总结资料、“三废”检测检验结果、环保设施日常检查记录、隐患整改资料、新建项目环保评价及验收资料、危险废物“五联单”、环境年报、排污申报、排污许可证、环保事故档案等。职业卫生类档案包括:上级职业卫生法规文件、公司内部职业卫生管理性文件、作业场所职业病危害因素检测资料、职业健康监护档案、职业病防护设施检查记录、作业场所职业病危害申报资料、新建项目职业病危害评价及验收资料等。档案的保存期限安全类档案:新员工三级安全教育卡、特种设备安全技术档案、事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存，其它参考资料，少熬夜！档案保存三年。环保类档案:环保事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存，其它档案保存三年。职业卫生类档案:职业健康监护档案、新建项目职业病危害评价及验收资料应永久保存，其它档案保存三年。管理要求归档资料必须分类装订成册。需复印事故档案、职业健康监护档案时，必须经主管领导批准后方可复印。公司档案管理制度【第三篇】第1条档案的管理：（一）办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理；（二）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档；（三）档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料；（四）档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录以备科学查档；未经办公室同意，其它员工一律不得擅自使用。第2条档案归档范围：（一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；（二）政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料；（三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；（四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等）；（五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等），发展规划、工作总结等；（六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等；（七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档）；（八）公司有效证照、证件；（九）具有法律效力及保存价值的文件；（十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；（十二）公司获得的各种社会荣誉资料；（十三）会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算参考资料，少熬夜！报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部自行保管存查）；（十四）组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训；（十五）其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。第3条档案立卷要求：（一）办公室应及时做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查；（二）公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如材料还需使用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料；（三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案管理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间；（四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；（五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号；（六）有关卷内材料的情况说明，都应逐填写在目录备注内；（七）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。第4条档案归档时间:（一）公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论；（二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查；（三）物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查；根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。第5条档案的借阅:（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应及时归还。（二）各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；（三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅；（四）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；参考资料，少熬夜！（五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准；（六）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天；档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录；（七）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；（八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理；（九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经总经理同意方可办理。第6条档案保密级别:（一）档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注；（二）有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用；（三）有密级档案只限档案管理员管理；（四）一般档案管理，属业务工作使用范畴，对内予以及时提供利用；对外按借阅手续经办公室主任批准办理。公司档案管理制度【第四篇】为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位