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九龙湖投资公司采购内控制度九龙湖投资有限公司二○○九年五月十八日编制：审核：批准：二○○九年五月十八日编制说明为了全面加强公司的管理,提高企业管理水平及工作效率,使企业管理更为规范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度适用于公司机关及各项目部。本管理制度自发布之日起实施。本管理制度起草单位：九龙湖投资开发公司本管理制度由投资开发公司负责解释。目录第一章、采购内控制度目标………………………………（1）第二章、采购组织结构形式和授权………………………（2）第三章、角色与责任………………………………………（4）第四章、采购流程图解……………………………………（5）第一节预算流程…………………………………………（5）第二节请购流程…………………………………………（7）第三节采购流程…………………………………………（9）第四节验收流程…………………………………………（11）第五节付款流程…………………………………………（14）第六节国外采购流程……………………………………（15）第五章、操作细则（一般采购）…………………………（17）第一节请购流程…………………………………………（17）第二节购买流程…………………………………………（20）第三节验收流程…………………………………………（23）第四节付款（报销）流程………………………………（27）第六章、招投标…………………………………………（29）第七章、国外采购操作细则………………………………（30）第八章、紧急采购…………………………………………(35)第九章、机关部门采购流程……………………………(37)-1--1-第一章采购内控制度的目标一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分，即责权相互制衡，责权对等和统一。二、符合适用权限的正确的管理批准方式。三、所有采购活动都符合投资公司商业道德准则和其他适用的主要政策、程序、法律和法规。-2-第二章采购组织结构形式和授权一、采购组织结构形式公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。二、一般授权由公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。（一）、采购经理的授权范围1、主持采购部全面工作，在计划部门提出物资采购计划后，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。（二）、国际公司总经理审批金额-3-1、大型机器设总价在50万以上；材料物资总价在50万以上2、紧急采购在20万以上3、其他大宗、重要采购及计划外采购（三）、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限1、计划内、不需招标的设备物资（1）、直接采购的设备物资（低值易耗品、办公用品）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。（2）、合同或订单采购物资（小型机具、备品备件、大型设备）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。注：同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。2、紧急采购若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以内由副总审批。3、计划外采购一律经总经理签字审批。三、特别授权1、在特殊紧急情况下，总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力，明确谈判的范围，可以承诺的内容等。2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。-4-第三章角色与责任一、关键相关人员请购者（项目部及各管理部门）采购一部费用、资产批准者供应商付款者接受者合同管理者二、不相融职责的分离1、请购者无权批准资金，无权在中国境内不经批准独立采购。2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材料物资。3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接收物资和开具发票。4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。6、付款人无权执行上述任何事宜。三、采购责任1、收集市场和产品的相关信息：包括对施工过程的基本了解，发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。3、与业务人员一起，就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量等方面制订采购策略，并达成合同，以减少零星订单的数量。4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。5、更新供货商名单。6、实施和监督招标过程。7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。8、在下订单之前确认单价。-5-第四章采购流程图解第一节预算流程图执行日期预算流程图项目编制人计划编制人修改日期批准审核流程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录市场开发部主管领导及相关人员办理相关中标手续及合同。中标通知书、合同项目部项目部经理技术员计划员根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。项目部经理签字项目部计划员签字计划部计划部主任计划主任修改审核，并通知生产部召开计划内采购清单确认会。计划主任签字委员会部门组成：生产部项目部财务部计划部进出口部国际公司领导班子纪检委部门人员组成：组长：韩强副组长：南宫孝李晓东杨建立成员：刘志平王勇廉钢刘大力杨素梅王艳阳项目部人员投标相关人员1）对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。2）确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。3）确定需要招标的设备及物资目录。1、“材料实需明细表”，格式见附件一2、由预算委员会成员在审定的预算上签字3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划（预算）实需统计表，并作为执行采购流程的依据。附件一：原材料计划（预算）实需统计表预算委员会项目部计划部合同中标-6-附件一：原材料计划（预算）实需统计表项目部：年月日序号计划数（预算）国内采购国外采购备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产副总经理进出口部主任项目部经理计划部主任制表人：-7-第二节请购流程图附件一：请购单执行日期请购流程图项目编制人计划编制人修改日期批准审核流程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录项目部及其他科室经办人要严格按照预算及实际需要如实填写，不得多报、虚报。1、在请购单经办人栏目签字2、请购单格式见附件一项目部及其他科室项目部经理及部门主任对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。1、在请购单申购负责人处签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注生产部生产部门主任对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总经理主管生产副总经理1）对所列物资是否属预算内进行审核。2）对其合理性、合规性进行全面审核。1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总财务副总1）审核请购单签字手续是否完备2）是否符合预算及采购常规。1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注进出口部进出口部主任1）复核签字手续是否完备2）组织采购1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总授权范围之外项目部及其他部门经手人填写请购单项目部经理及部门主管审核生产部主任审核主管生产副总审核主管财务副总进出口部总经理-8-附件一：请购单请购单编号：日期：年月日申请人申请日期项目部/部门币种资产名称：序号设备名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注预算内：是□否□合计推荐供应商：运至：采购原因/说明：备注：总经理主管财务副总主管生产副总纪检部门生产部主任进出口部主任申购部门负责人注：请购单一式五联第一联项目部第二联进出口部第三联财务部第四联生产部第五联市场开发部-9-询价确定供应商与供应商谈判合同签订与审批收到请购单下订单第三节采购流程图附件一：订购单执行日期采购流程图项目编制人计划编制人修改日期批准审核流程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录进出口部进出口部主任审核单据的合规性。请购单进出口部采购员1、已确定合格供应商①在由采购委员会确定合格供应商中询价、比价。②将询价结果以书面报告形式报送进出口部主任。2、若初次询价需采购委员会新确定合格供应商名单。3、价格审核员有权要求进出口部门提供3个供应商。如果价格审核员对其价格有异议，有权向其他供应商询价。4、如果价格审核员和进出口部有异议，则由上级审批人对异议进行裁决。询价结果以书面形式记录进出口部进出口部主任采购员报送的询价结果予以审核，初步确定若干家供应商。进出口部计划部生产部财务部纪检部门主任主任主任主任书记1、谈判分工：①计划部从预算；生产部从技术、质量方面予以审核②进出口部从价格③财务部从付款条件予以审核。2、不相容职责分①询价岗位与确定供应商岗位分离。②确定供应商岗位与合同审批岗位分离。3、进出口部门无权执行未经事先批准的请购单、接收物资、开具发票。谈判会议记录进出口部副总在授权范围内（50万以下无需招标）签订合同，合同额在50万以上由总经理签字保证合同的真实性、合法性、有效性。合同进出口部计划部采购员进出口部主任价格审核员1、填写订单。2、监督、审核订单的签订符合流程。3、对订单所列物资价格进行审核。4、进出口部主任具体执行购买事宜。订单格式见：附件一在订单签字-10-附件一：订购单订购单订购单编号:订购日期:年月日序号物资名称单位规格数量单价金额要求到货日期备注请购单编号:合计说明卖方买方价格审核进出口部主任经办人审批签字加盖公章审批签字加盖公章注:一式四联①供应商②进出口部门③生产部门④财务部门-11-第四节验收流程图附件一：验收单格式附件二：接收单格式执行日期验收流程图项目编制人计划编制人修改日期批准审核流程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录生产部项目部检查员复核人办理接收“验收单格式”见附件一生产部项目部检察员复核人核对内容：1、订货单2、装箱单3、交货通知单4、其他单据单据之间是否一致书面记录传真记录电子邮件生产部项目部检察员复核人1、单据与实物是否相符2、若出现数量、质量存在问题，应及时上报进出口部，应按合同约定的处理。验收单生产部项目部检察员复核人1、将验收结果填入“验收单”。2、一式四联，生产部留一联。见“验收单格式”两人分别签字财务部项目部进出口部各部门审核人员其余三联分别报送财务，项目部和进出口部。项目部经手人复核人1、填制收货单2、填制固定资产卡片1、“收货单“格式见附件二2、“接收单签字”供应商将货物运到接收地生产部门核对单据核对数量检查质量填制验收单财务部项目部进出口部项目部最终接收资产-12-验收单验收单编号：日期：年月日名称规格订货单编号交货厂商订购数量本次交验量实际交验量实收数量退回数量判定备注验收部门主管检查员注：一式四联：第一联财务部门第二联进出口部门第三联生产部门第四联项目部门-13-附件二：接收货单接收单编号：日期：年月日序号名称规格数量质量状况备注验收单编号：项目部经理：接收人：保管人注：一式两联：第一联项目部第