李若山如何搞好企业的内部控制

上海三枪集团精英高级研修班上海三枪集团精英高级研修班如何搞好企业如何搞好企业的内部控制的内部控制复旦大学管理学院会计系复旦大学管理学院会计系李李若山若山创业阶段企业的特征™优点™一、吃苦耐劳，有非常强凝聚力™二、灵活多变，对市场有极快的反映能力。™三、团队之间有很好的信任，不拘泥于规章制度。效率很好！™不足：™一、规模有限、无法承接大的机会。™二、缺乏吸引优质客户的能力。2，转型阶段企业的特征™优点™一、具有规模，有领袖与权威，市场快速反映。™二、有核心团队、有行业骨干，有一定默契。™三、有一定规章制度，但主要是以信任为基础。™能承担一定规模业务。有较为丰富的企业资源。™不足：一、新老队伍需要较长时间磨合，职业经理人难以取得信任。二、制度不健全、或有漏洞。三、企业文化正在培育过程中，不稳定。四、最易出现灾难性损失。3，成熟阶段的企业特征™优点™有较好的独创的企业文化氛围，易吸收社会职业管理人员。™规则清晰、制度高于一切。™内部流程营运明确，易复制与模仿。™有承担大型机会的能力。有较丰富的企业资源。™有较强的抗风险能力。™不足：™可能会存在一些官僚作风™某些流程可能过于刻板。对一些小机会反映迟钝。™较高的管理与控制成本。二、内部控制与企业舞弊理论™1，关于冰山理论：™压力、机会及借口、™2，GONE理论™贪婪、机会、需要及事后暴露。™内部控制是防止企业舞弊发生的最有效方法。三.内部控制的内容™完善的内部控制制度是消除虚假会计信息的基础™内部控制制度的内容有了较大发展--从三要素向五要素发展。™过去三要素主要是会计控制、管理控制与控制环境等。内部控制的主要内容™内部控制五要素：™A：控制环境：主要是最高管理层对企业内部控制的态度、理念、观点与哲学等。™B：风险评估：对企业内部风险的评估、识别、管理与防范。™C：信息传递：对业务流程的正确反映、计量、披露与传递。防止在控制中出现信息不对称现象。™D；控制活动：在业务流程中严格区分不相容职务分离。明确岗位责任以及清晰的业务流程。™E：独立的监督：有一个高层次的、有执行能力的独立监督部门。如董事会下的内部审计与风险管理委员会等。™内部控制的五要素涵盖了单位的“人、财、物及组织”等个方面的内容内部控制与治理结构的区别™内部控制主要帮助公司高级管理人员在开展公司业务过程中，实现公司利益最大化，并保证公司所有的活动都是在总经理授权情况下进行的。™治理结构主要解决外部股东、内部股东、董事会与高级管理人员的关系。主要帮助董事会在开展业务过程中，秉承董事会的战略，实现股东利益最大化。™因此，内部控制无法解决高层管理人员的舞弊因素。五会计内部控制制度的基本目的与内容一、会计内部控制目的与内容（一）会计内部控制主要是为了‡保护企业资产‡提高经营效率‡坚持既定管理方针而采用的组织计划以及各种协调方法和措施™曲突徙薪无恩泽™焦头烂额为上客（三）贯彻会计内部控制制度时应注意的事项‡内控制度不局限于这些内容，单位可以根据公司的具体情况进行补充、完善及细化。（四）会计内部控制制度的局限性‡控制过多会影响效率（发票传递时间过慢等）‡内部串通会妨碍控制功能发挥（如会计与出纳不独立）‡控制制度的运行与书面规定可能不一致（如预决算突破，没有执行严格的分析制度）(五)减少会计内部控制局限性的措施‡对一些非关键控制的环节，予以简化。（如零星采购等）‡加强对会计内部控制制度的监督，使会计内部控制制度的实施与书面规定一致。（如审计建议，月未对帐、盘点等）人员招聘及培训人员考核制度人员轮休制度人员控制不相容职务分离岗位责任制业务流程组织控制预算控制会计控制内部审计风险财务管理财务控制采购制度保管制度盘点制度实物控制内部控制二、会计内部控制制度框架三、人员控制(一)人员控制的目的‡在充分发挥职工雇员的积极性时，防止一些不利因素的出现。‡在人员录用之前，防止招聘一些不合格人员，给单位造成不必要的损失。‡通过轮换、休假制度，对财务或资金保管人员的工作进行定期复核。(二)人员招聘和激励1.人员招聘‡人员招聘不仅要注重人员的专业能力，更要重视人员的道德素质。一定要进行背景调查。‡人员的道德素质包括：“思想品质：招聘人员应以为人正直、品行端正、作风严谨为基本标准。“职业精神：即将招聘录用的人员必须要有敬业的精神，对工作一丝不苟，严谨认真。“工作经历：注意招聘录用人员以前的工作经历，不得有空白阶段，防止有隐匿不报的犯罪记录。2.激励机制‡在制定激励机制时，其考核标准不仅要包括专业能力，还要考察人员的思想品德和职业精神。要给超出贡献的员工获取应有激励。（只有约束，没有激励的控制，将会失支动力。如费用中心对预算的节约，没有相应的激励）(三)职务轮换与休假1.职务轮换‡在单位的每个部门中实行职务轮换制度。‡凡是直接保管或接触实物、资金的工作人员，每二年轮换一次工作岗位。在实行职务轮换制度时，原则上在同一专业领域内对换，不跨专业。‡在每一次职务轮换过程中，重点办好相互交接，划清各自责任。‡如在交接过程中发现前任工作中的差错，应立即予以报告。‡职务轮换制度的目的“职务轮换能使部门人员有机会接触到整个工作流程，使人员素质更全面。“后任在接替前任工作后，有机会发挥自己的主观能动性。“有利于发现前任工作中存在的问题与差错。2.带薪休假单位员工的带薪休假期包括法定节假日和年度休假两部分。法定节假日遵照国家有关规定执行。年度休假的天数则由单位自行设定。在员工带薪休假期间，其工作可交由同等职位、同等级别的人员担任。带薪休假的优点带薪休假可以使员工调整身体和精神状况，有助于提高员工工作效率。带薪休假期间，有内部审计部门对该员工的工作进行审核，便于对该员工的考核。四、组织控制1.组织控制原理‡利用工作分工，形成一些职能上的互相牵制。‡通过对业务流程的分割，使同一业务由不同部门进行操作、稽核，监督，从而减少可能出现的差错。2.组织控制的内容‡对不相容职务予以分离‡明确岗位责任制‡制定清晰的作业流程图（一）不相容职务分离1.不相容职务的原理‡有些职务如同时由一人担任，其出现差错的可能性就大得多。‡二个人犯同种错误的概率比一个人犯同种错误的概率低。‡不相容职务分解到不同人来担任，将大大降低错误的可能性。各单位应分离的不相容职务‡授权进行某项业务的职务与执行该项业务的职务，如部门领导不得同时兼任业务员，或部门不得同时兼任全部业务的谈判、客户的选择、合同签定等。‡执行某项业务的职务与审核该项业务的职务，如出纳不得自己去审核、勾稽银行对帐单。‡执行某项业务的职务与记录该项业务的职务，如出纳不得兼任会计。‡保管某项财产的职务与记录该项财产的职务，如仓库的存货管理与物料会计的存货记账不得同一人兼任。（二）岗位责任制1.完善的岗位责任制应当达到三个方面的效果：‡明确的职责界定，以保证经营中每个环节功能的实现。‡各岗位之间有效的沟通与协调，使各项工作流程顺利进行。‡明确权、责、利，避免不必要的推诿。2.岗位责任制的形式‡应当是书面的，应尽量避免一些在实际工作中形成的事实分工或口头分工等形式。‡在确定职责时应尽可能地细化、明确、周全，应考虑到责任和权利的匹配。‡应要求各人员阅读相关部分，并在阅读后予以签字，避免事后的推诿。3.在进行岗位职责设计时，应当运用不相容职务相分离原则‡利用各岗位分工形成的内部牵制作用，达到各岗位相互勾稽的效果。‡某项业务的全过程不能由一个部门或某一人来完成。（三）工作流程图1.流程图目的‡通过符号使会计内部控制制度得以全面、直观、形象的反映。‡便于对业务流程进行分析、考察和改善。‡有助于轮岗时了解与熟悉程序与责任。2.流程图绘制时注意事项‡要对各个工作程序予以图解化。‡符号规范，线路清晰，一般由上向下，由左到右，尽量避免交叉。‡绘制流程图应当简单、清晰，但不能有所遗漏。五、财务控制1.公司财务控制的目的‡保证实现某公司的财务大循环，提高资金使用效率。‡为保证单位资金的集中使用，必须做到资金的统一调度、统筹安排。2.财务控制的主要内容‡预算控制‡会计控制‡内部审计‡财务风险管理（一）预算控制1.预算制度的目的‡将一些可能发生的资金浪费控制在业务发生之前。‡使高层管理部门摆脱一些繁琐的日常复核工作。‡便于单位的事前资金调度，发挥单位的资金效益。‡降低单位财务拮据风险。因此，财务预算制度应成为公司的一项最为重要的财务制度之一。可能会有较多困难。但经过改造后，其效果会有较大提高。2.预算制度的内容整个综合预算体系的内容分为‡资本预算——对资本性项目的运作所作的计划安排，按年度编制。‡经常预算——对日常经营发生的各项目的预计，经常预算按年度编制和按月度滚动编制。‡财务预算——对单位资金的筹资、投资以及调度进行预算，由计财部门按月、旬进行编制。、3.预算制度适用的部门‡根据年度投资计划下达的任务书，，由各部门、名子公司根据经营使用需要按年度编制‡经营性部门（编制收入预算，对收入、成本和费用项目进行预测和计划‡非经营性部门编制部门预算，对部门费用支出进行计划安排。4.财务预算——依据其他部门的资本预算与经常预算的资料，进行资金预算并编制预计财务报表。‡资金预算按月编制‡根据各期间的经常性收支项目和资本性收支项目进行现金收支存预测‡安排资金余缺的调剂方案固定资产预算投资预算资本预算部门预算往来项目预算营业收入预算营业成本预算营业费用预算营业预算经常预算资本性资金预算经常性资金预算资金预算预计财务报表财务预算综合预算综合预算体系结构如下图所示：5.预算编制依据‡以前一期的实际发生数为基础。‡综合考虑各种因素变动之影响，如物价变动、新出台的国家政策法规等。‡单位下一年度的战略计划。6.预算的调整（重点）‡必须对预算与实际的差异进行分析‡建立差异调整的各级审批权‡定期进行差异总结7.预算编制的审批权‡综合预算的最后审批权为董事会8.预算制度实施的原则‡采取分阶段建立、逐步规范化的方式‡先易后难‡有一定容忍度‡对参编人员进行培训（二）会计控制会计控制是指利用会计的一些特殊方法与手段，对各部门及下属单位的财务进行监督、管理与控制。一般常用的会计控制主要包括：1.银行账户分帐制度银行分帐制度与预算制度配合使用。所谓银行分帐是指某公司为具有对外经营职能的各部门、分局、下属单位等设立两类银行账户，规定A类账户只能存入款项，不能支取，由某公司控制将存款转入本部账户。B类账户只能提取款项，不能存入款项。某公司根据预算计划将款项划入该账户。实行银行分帐制度后，各单位有收入只能存入A类账户，不能使用，由公司统一支配；支出只能来源于B类账户，公司财务总部可以根据各营业单位的成本、费用支出预算，按时、按需地将资金划入B类账户，以供开支的需要。这样，不仅简化了公司的预算控制，而且有效的杜绝了各级单位以收抵支、帐外循环的状况。银行分帐制度的有效运转依赖于严厉的约束制度来维护。公司一旦发现两类账户混用的情况，无论金额大小，立即重罚主要责任人，以防银行帐户分帐制形同虚设。2.会计科目统一制度会计科目的统一，有利于某公司的会计监管以及报表的合并。与此同时，也便于互相对帐及控制。由于公司要对各部门及下属单位进行有效控制，因此，在会计科目上，还要设置一些特殊的科目名称：如对分别设置上级拨入资金、拨付所属资金，内部往来以及其他会计科目等。3.财务报告（三）内部独立审计1.公司内部审计的设置原则‡保持高度独立性‡有监督权但无处置权‡直接向分管副总经理报告‡与其他部门不存在利益关系2.公司内部审计的职能‡进行财务审计，保证资产安全完整及既定方针的实施，包括：“对下属下属单位进行财务监督，以加强对下属单位的控制“检查单位内部是否存在差错“评价单位的会计内部控制制度的执行情况，提出改进建议“协助外部审计人员‡进行管理审计，提高单位的经济效益，包括：“评审各部门的经营业绩及工作效率“评价各部门之间的协调程度及人际关系“针对经营现状，提出增进效率、提高效益的建议3.内部审计部门的职权‡内审人员应有权随时调阅各单位的会计资料、各项计划、预算、报表等文件、资料‡有权参加有关财务会议‡有权对严重事态采取应急措施‡有随时向公司