结合内控建设谈合同管理

财务处结合内控建设谈合同管理目录合同管理的意义和要求一二三合同签订前常见问题与对策四合同签订过程常见问题与对策合同履行常见问题与对策第一部分：合同管理的意义和要求第一部分：合同管理的意义和要求加强合同管理有助于防范公司法律风险，维护合法权益。加强合同管理有助于降低企业运营风险，提高经营管理水平。加强合同管理有助于控制企业财务风险，提升资金使用效率。为什么要加强合同管理：第一部分：合同管理的意义和要求合同管理贯穿于企业各项经营、投资和筹资活动的全过程，做好合同管理，实际上在很大程度上就是做好企业采购销售管理、工程资产管理等多项业务管理。加强合同管理对于企业防范和降低合同风险，促进长期可持续发展具有重要意义。加强合同管理的意义：第一部分：合同管理的意义和要求建立分级授权管理制度实行统一归口管理明确职责分工健全考核与责任追究制度内控对合同管理的总体要求：第二部分：合同签订前常见问题与对策第二部分：合同签订前常见问题与对策计划管理常见问题与对策1供应商调查常见问题与对策2招标及比价常见问题与对策3第二部分：合同签订前管理-计划管理使用单位供应处、保全处初审公司评审小组评定公司领导审定自下而上物资采购计划管理—内控指引第二部分：合同签订前常见问题与对策企业内部控制应用指引第7号《采购业务》第3条：采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。企业内部控制应用指引第7号《采购业务》第6条：企业应当建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。计划管理常见问题—计划申报不准确第二部分：合同签订前常见问题与对策上虞海螺物资采购计划编制不准确，造成资金占用。3月21日编制4月份钢材采购计划10吨、4月30日又申报23吨钢球急件采购计划、6月份计划采购20吨、8月份计划采购78吨，年度合计采购钢球147吨，消耗121吨，造成钢球库存增加26吨。计划管理常见问题—超计划采购第二部分：合同签订前常见问题与对策重庆海螺部分备件超计划和合同采购后未及时使用，增加了库存，如：与重庆日迅机电有限公司签订备件CQBJ11058合同中，型号为3V310-10常开220V电磁阀，合同及采购计划审批数量为30个，4月份到货验收实际入库数50个，当月也仅出库30个，剩余20个截止到检查日未补办计划。计划管理常见问题—急件计划较多第二部分：合同签订前常见问题与对策弋阳海螺急件采购计划频繁，物资采购管理的控制难度较大。据统计，10年6－12月，各部门累计申报急件计划81次，涉及采购项数471项，占公司总采购项数的13.9％，由于急件计划申报较多，造成公司物资采购管理难度较大，不能及时比质比价，先采购后补签合同现象严重，扰乱了正常的程序化工作流程，工作量波动较大，不利于物资采购行为的规范化。计划管理常见问题—计划未报批第二部分：合同签订前常见问题与对策中国厂10年10月份维修矿山分厂5000T破碎机及孔山破碎机，从如皋市苏北建机实业有限公司采购备件一批，金额26万元，其中部分备件金额超过2万元，根据装备部下发的“一区（厂）一策”分级采购管理要求，子公司采购单价在2万元以上的备品配件需经装备部批准，但中国厂未履行书面报批手续；另外，ZGBJ10083号合同购买型号DCY400-40-3N减速机一台，金额49500元/台，也未履行报批手续。计划管理常见问题—对策第二部分：合同签订前常见问题与对策公司各业务部门应根据实际需求准确及时编制采购计划；公司应加强采购计划的评审力度，严格按照内控手册要求做好计划会签审批工作；供应、保全等部门加强计划执行和监督管理，避免急件计划过多、超计划采购、计划执行滞后等不合理现象。第二部分：合同签订前常见问题与对策供应商的调查1、市场调研2、资信调查第二部分：合同签订前常见问题与对策市场信息了解市场走访调研调研报告撰写供应商调查的步骤第二部分：合同签订前常见问题与对策供应商调查的风险点忽视被调查对象的主体资格审查。合同签订前错误的判断被调查对象的信用状况。对被调查对象的履约能力给出不当评价。供应商调查常见问题—未进行市场调研第二部分：合同签订前常见问题与对策临湘海螺脚手架外部租赁业务未进行市场调研，如与乔新钢个人签订的LXZH11042生产、维修性脚手架搭建协议，直接签订了租赁协议，未开展市场调研。供应商调查常见问题—调研滞后第二部分：合同签订前常见问题与对策怀宁海螺存在先签合同后调研的现象，如HNZH11062合同，签订日期为2011年5月9日，但市场调研日期为2011年6月6日。供应商调查常见问题—未形成调研报告或调研报告未进行报批第二部分：合同签订前常见问题与对策英德海螺与韶关市松尧环保建材有限公司签订的YHCYR11018煤渣采购合同采购前无书面市场调研报告。供应商调查常见问题—供应商资质未进行审查第二部分：合同签订前常见问题与对策石门海螺部分备件合同供应商资质未评审，如与湖南伟晴工贸科技有限公司签订SMBJA11027D电气备件，未对供应商资质评审。供应商调查常见问题—供应商资质审查不严第二部分：合同签订前常见问题与对策广元海螺合同评审时对供应商资质审查不严，如：配件采购合同(GYC11011）中供应商营业执照仅在2009年进行年审，后期均未年审。供应商调查常见问题—对策第二部分：合同签订前常见问题与对策根据《供应商管理制度》规定，采购员对供应商进行综合性的调查、分析、论证，必要时与专业技术人员一起进行联合调研与资信审查，形成书面调研报告，报公司领导审批。并建立调研台帐和调研报告，形成供应商信息库。第二部分：合同签订前常见问题与对策发放标书制作标书议标及定标开标评标签订合同招标流程第二部分：合同签订前常见问题与对策发放报价单编制报价单汇总比价表回收报价单签订合同议价及定价比价流程招标比价-比价单要素：第二部分：合同签订前常见问题与对策品牌及型号供应商名称联系人及方式印章及报价日期价格及税率询比价管理-内控指引第二部分：合同签订前常见问题与对策企业内部控制应用指引第7号《采购业务》第8条：企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。一般物资的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议。招标管理常见问题-大额钢材采购未进行招标第二部分：合同签订前常见问题与对策达州海螺金属钢材采购合同未按供应部下发《关于规范钢材采购的通知》要求进行招投标方式采购，而采取比值比价形式进行，如：8月份与成都筑力物资贸易有限公司签订10.04万元金属合同（DZC11140)，采用询比价方式进行采购。招标管理常见问题-未制定标书第二部分：合同签订前常见问题与对策台州海螺年度招标采购合同未严格按照《招议标管理办法》执行；如年度辅材招标未制定标书，投标单位未缴纳投标保证金。招标管理常见问题—未按照招标结果签订合同第二部分：合同签订前常见问题与对策枞阳海螺公司因生产检修需要，于10年4月27日进行了吊车租用业务密封招标，共有三家单位参与投标，并进行了现场电话二次议价，最终铜陵市鑫隆吊装有限责任公司报价最低成为签约单位，比价表会签栏备注中详细记录了各类吨位吊车台班费用下调的幅度，其中35吨吊车台班费用同意下调500元，而该单位第一轮原始报价表上35吨吊车台班费是2400元，但最终合同条款35吨吊车台班费为2100元，只下调了300元，没有按照议标结果1900元/台班执行。经统计2010年枞阳海螺公司共租用35吨吊车17.4个台班，因合同签订错误导致多支付费用3400元。询比价管理常见问题-比价不规范：第二部分：合同签订前常见问题与对策贵阳海螺部分合同比质比价和签订不规范，不利于合同执行与管理，查如11年11月与贵阳市南明区刘华家具经营部签订GYZH11045#合同，三家比质比价表中仅一家单位盖章报价，其他两家单位未盖章报价。询比价管理常见问题-未进行比价第二部分：合同签订前常见问题与对策贵阳海螺部分合同比质比价和签订不规范，不利于合同执行与管理，查如11年11月与贵阳市南明区刘华家具经营部签订GYZH11045#合同，三家比质比价表中仅一家单位盖章报价，其他两家单位未盖章报价。第二部分：合同签订前常见问题与对策南昌海螺部分合同签订时未履行相应的比质比价手续，如：江西华达气体邮箱公司氧气乙炔合同（NCCL1137）、尹继林杂品合同（NCCL1121），均以长期合作单位进行商务谈判后直接签订合,与南昌百合实业发展公司签订的劳务合同（NCZH11008）无谈判议标记录，NCCL1139、NCCL1138仅有一张报价单，无比质比价的其他材料,未进行必要的市场调研或比质比价手续。询比价管理常见问题—未进行比价第二部分：合同签订前常见问题与对策六安海螺2011年5月与六安绿宇果树花卉研究中心签订的绿化合同，3份比价单（原件）均来自绿宇公司，涉及金额5.03万元，目前已支付4.03万元，余1万元质保金尚未支付询比价管理常见问题-比价单来自同一个单位询比价管理风险-未拆分采购购第二部分：合同签订前常见问题与对策序号配件名称规格型号数量上海摩根（合同价）常州群安差异1碳刷J20112.5*32*502037193602碳刷J20120*40*602050284403碳刷CH1725*32*6015030344碳刷J201F25*32*644055358005碳刷D172NM25*32*606024526碳刷J20125*10*40203110420节约2020元第二部分：合同签订前常见问题与对策建阳海螺物资采购合同比价不规范，比价单格式不统一，未注明价格是否含税、部分未形成比质比价汇总表，履行评审会签手续，个别合同比价单未盖章，不能作为比价依据。询比价管理常见问题—比价单要素不齐全第二部分：合同签订前常见问题与对策合同经办人员日常要提高工作责任心，规范比质比价程序，加强对比价材料的审核力度，确保报价单规范有效，要素齐全；以公司内控建设为抓手，建立健全公司比价机制，真正发挥公司比价采购的意义。各公司要严格执行供应部下发的《物资采购招投标管理办法》、《关于规范钢材采购通知》等各类比价招标制度流程，确保招议标过程公开、公平、公正。招标比价管理常见问题—对策第三部分：合同签订过程常见问题与对策合同签订过程—内控指引要求第三部分：合同签订过程常见问题与对策企业内部控制应用指引第7号《采购业务》第10条：企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。第三部分：合同签订过程常见问题与对策合同文本拟定常见问题与对策1合同评审常见问题与对策2合同签订常见问题与对策3合同文本拟定常见问题—合同条款拟定不严谨第三部分：合同签订过程常见问题与对策临湘海螺合同签订不严谨。1、2011年5月份与石化集团巴陵石化分公司签订粉煤灰合同，有效期为2011年5月1日至2012年4月30日，洽谈时间为2010年3月2日，且合同中签订的总金额大写为150万元，小写总金额为15万元。2、采购消防器材同一时期签订两份合同（LXZH11011和026），有效期重叠，且同一物资价格均不一致。3、同一合同中同一物资两种价格（LXZH026)合同中5KG二氧化碳灭火器价格为1900元/瓶，实际为24kg规格，审核时未发现。合同文本拟定常见问题—对策第三部分：合同签订过程常见问题与对策合同经办部门要严格根据招标比价或谈判结果拟定合同文本。重大合同或关系复杂的法律条款应当与集团法律事务室等专业部门沟通交流，确保合同条款完整严谨。合同文本评审常见问题—评审内容与合同条款不一致第三部分：合同签订过程常见问题与对策股份公司与江西海峰重型汽车配件有限公司签订的矿车配件合同，合同评审表中为“卖方在接到买方有效订单后15天内发货至买方指定地点”，而合同文本则规定“卖方在接到买方有效订单后30天内发货至买方指定地点”。合同文本评审常见问题—合同评审把关不严第三部分：合同签订