采购与付款内部控制

采购与付款内部控制企业内部采购与付款的控制，可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。采购与付款的内部控制要注意以下几个方面：一、采购与付款业务的职务分离l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。4、确定供应商和询价人员应分离；5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作，防止绕过验单，减少或误记货物数量金额的可能。6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离；7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。二、采购计划的内部控制1、采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。2计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途（包括哪个部门、项目使用，何时要用）。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。3、采购部门根据请购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。三、订货报价内部控制订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有：1、注意收集供应商的基本资料并定期审查及调整。2、对所有潜在供应商应就其质量和财务可行性进行检查；评估内容包括：他们的设备、工艺竞争能力、质量控制、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向等。3、购置大批货物应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。4、就以上各因素确定目标价格，并不断与一批供应商协商以达到最优价格。四、货款支付内部控制l、发票价格、运费、税费等必须与合同复核无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款；如有部分退货，注意从原发票中扣除后再办理结算。2、除了向不能转账的或不足转账金额单位或个人支付现金外，货款一般须办理转账。货款支付前应由企业授权人签字。支票签章时应仔细审核有关单据。3、购货发票以外增加的成本、费用及损失，如：装卸、搬运、在途损耗等；支付前须经会计部门的凭证审查和损耗原因分析，以确定其合法性和合理性。采购与付款业务控制案例分析某企业仓库保管员负责登记存货明细帐，以便对仓库中的所有存货项目的收、发、存数量及价值等进行永续记录。当收到验收部门送交的存货和验收单后，根据验收单登记存货明细账。平时，各车间或其他部门如果需要领取原材料，都可以填写领料单，仓库保管员根据领料单发出原材料。公司辅助材料的用量很少，因此领取辅助材料时，没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余（根据每天特定工作购买而未消耗掉，但其实还可再为其他工作所用），这些材料由车间自行保管，无须通知仓库。如果仓库保管员有时间，偶尔也会对存货进行实地盘点。根据上述描述，回答以下问题：1、你认为上述描述的内部控制有什么弱点？并简要说明该缺陷可能导致的弊端。2、针对该企业存货循环上的弱点，提出改进意见。1．存在的弱点和可能导致弊端。（1）存货的保管和记账职责未分离。将可能导致存货保管人员监守自盗，并通过篡改存货明细帐来掩饰舞弊行为，存货可能被高估。（2）仓库保管员收到存货时不填制入库通知单，而是以验收单作为记账依据。将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题，无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。（3）领取原材料未进行审批控制。将可能导致原材料的领用失控，造成原材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。案例分析（4）领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、对剩余的辅助材料缺乏控制。将可能导致辅助材料的领用失控，造成辅助材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。（5）未实行定期盘点制度。将可能导致存货出现帐实不符现象，且不能及时发现，及计价不准确。2、存货循环内部控制的改进建议：（1）建立永续盘存制，仓库保管人员设置存货台账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量；财务部门设置存货明细账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。（2）仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后，根据入库情况填制入库通知单，并据以登记存货实物收、发、存台账。入库通知单应事先连续编号，并由交接各方签字后留存。（3）对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。即各车间根据生产计划编制领料单，经授权人员批准签字，仓库保管员经检查手续齐备后，办理领用。（4）对剩余的辅助材料实施假退库控制。（5）实行存货的定期盘点。谢谢！