附录一内部控制系统

附录一内部控制系统本书在第三章讲述了内部控制的原理，此外，还在其他的章节讲述了这些原理在各种审计应用中的运用。相信读者们都希望，本书除了提供上述信息以外，还能针对组织具体的经营活动，介绍相应的内部控制措施作为参考。为了满足读者这个要求，本附录列举了以下系统的内部控制措施：1市场和销售系统、2应收账款和应收票据系统、3购货和验收系统、4存货管理系统、5人事和工资系统、6生产和成本会计系统以及7固定资产管理系统。现金收支系统和电子数据处理系统的内部控制则已分别在第16章和第17章讨论过了。除了列举内部控制的措施外，本附录还列举了与各控制措施相关的能证实各控制措施是否存在、是否得到有效执行的典型审计证据的来源。本附录列举的内部控制措施具有传统性和一般性，适用于大多数组织。当然，为了适应社会和经济发展的需要，不少组织进行了工程再造，可能采取了新的控制机制和控制措施。不过，即便如此，内部控制的基本原理并没有多大变化。更何况到目前为止，由于缺乏一套统一标准，我们难以针对新的内部控制机制构建一个完善的控制体系。因此，我们只能向读者提供一般性的内部控制措施。本附录的编写参考了以下文献：JamesA．Cachin，《审计师手册），Me－Graw－Hill书籍公司，1971年出版；VictorZ．Brink和HerbertWitt，《现代内部审计》，JohnWiley&Sons，1982年出版；JackC.Robertson和FrederickG.Davis，《审计》，第三版，商业出版社，1982年出版。1、市场和销售系统内部控制措施审计证据的来源1．制定与组织目标和组织战略协调一致的营销目标和营销战略，形成书面文件，并由董事会审核批准。a．营销目标和营销战略的书面文件。b．组织目标。c．董事会对营销目标和营销战略进行审批的会议记录。d．与销售部门的经理和有关的高层管理人员进行面谈。2．以下活动应实行职责分离：a．销售部门负责接受顾客的购货订单，编制产品需求表和生产通知单。b．信用和收账部门负责核准信用和催收账款。这是总体的财务职能之一。c．开单部门负责编制货物发运单据和安排货物发运。这是总体的财务职能之一。d．由专门的部门或人员负责应收账款的会计记录和核算。这是总体的财务职能之一。这一职能也可以归到信用和收账部门，但要注意，记账应与现金收支严格分离。e．由独立于上述各职能的经理人员负责坏账的核销和销售退回及折让的审批并由专门的部门或人员负责有关的账务处理。f．出纳负责收取款项、存入银行，并编制收款的原始凭证。这是总体的财务职能之一。（更为理想的情况是，由至少两名职员共同开启邮寄汇款单．并编制收款的原始凭证。）a．组织结构图。b．职责说明书。c．每一活动的相关文件和记录。1、市场和销售系统续表内部控制措施审计证据的来源3．制定营销的政策和程序，形成书面文件，并经一定层次的主管人员审批。a．营销的政策和程序。b．营销的政策和程序审批人的签章。4．由销售部门编制销售预算。销售预算是生产预算和存货预算的基础。a．营销的政策和程序b．编制预算的政策和程序c．组织的预算d．与销售部门人员、高层管理人员和编制预算的主要负责人面谈5．定期向管理层报告销售的实际情况以及实际和预算相比较的有关信息。报告内容的分类和详略程序应能满足高层管理部门的需要。a．会计的政策和程序。b．财务管理报告（其内容应包含实际和预算相比较的信息）。C．与销售部门人员和高层管理人员进行面谈。6．向销售部门和会计部门的职员提供产品价目表a．产品价目表b．产品价目表的放置地点7．产品定价的变动应经过一定层次的管理人员的审批，并做好书面记录。a．产品定价的政策和程序b．产品定价变动的有关记录c．对产品定价变动进行审批的有关人员签章。8．产品调价超过定价幅度，应经过管理层的书面批准。a．定价的政策和程序b．价格调整业务的文件记录c．批准调价超过定价幅度的人员签章。9．由信用和收账部门对顾客订单进行信用核准。a．销售的政策和程序。b．对顾客订单进行审批的人员的签章10．由运输部门负责货物的发送。a．销售和运输的政策和程序。b．与销售业务有关的凭证（经审核的顾客订单和销售发票）和发运文件（发货业务日志和发货单）11．发运货物前，由专人检查有关的凭证。a．销售和运输的政策和程序。b．与发运货物相关的凭证，特别是销售发票。C．批准发货人签章。12．销售发票预先顺序编号，妥善保管并定期与有关文件核对。a．已用和未用发货单的保管b．与发货单有关的政策和程序c．对发货单进行核对和调整的记录d．发货单的保管设施13．销售发票预先顺序编号，妥善保管并定期与有关文件核对。a．开单的政策和程序。b．已用和未用销售发票的保管。c．对销售发票的核对和调整记录销售发票的保管设施14．在签发销售发票前，应对发票的内容进行审核。这些内容包括品名、销售单位名称、单价、延期付款条件、总金额和过账的标志，等等。审核人应在发票上签章并注明审核日期。a．开单的政策和程序。b．经审核的发票c．审核人的签章1、市场和销售系统续表内部控制措施审计证据的来源15．验收部门负责对客户退回的货物进行检查，并出具验收报告。a．与验收工程和售后退回业务有关的政策和程序b．将因售后退回而编制的贷项通知单或类似的记帐凭证与相应的验收报告进行核对。16．非常规性的销售（例如，销售使用过的办公室家具、车辆、计算机或其他设备）需经管理层的审批，并作成书面记录。a．销售的政策和程序。b．有关的文件和凭证。c．有关的记账分录。d．实物资产盘点表（可将本次盘点表与上次比较，以便查明资产的处置和其他变动情况。）17．销售量的会计账面记录定期与盘点记录进行核对和调整。a．会计的政策和程序。b．销售量的会计账面记录。C．盘点记录。18．通过招标方式选择运输单位，并经过双方的协商和谈判签订货运合同。（若由内部的运输部门发运货物，其内部控制措施可参照其他职能部门制定。）a．运输的政策和程序。b．各运输单位的报价单。c．货运会同。d．运货单和有关会计记录（用来与货运合同进行比较）。19．对废品、废料的销售应作好记录。a．销售的政策和程序。b．废品、废料的盘点记录。c．销售废品、废料的销售发票和收款凭证。20．在销售部门同建立客户服务部。a．组织结构图和职责说明书b．与客户服务部管理人员和销售部门有其他管理人员面变谈。21．产品计划和产品发展应配合销售、市场和产品研究、广告、财务以及生产等活动。a．产品计划和产品发展的政策和程序。b．产品发展和市场导人的记录。c．与产品计划和发展、钻售、市场研究、广告、财务以及生产等部门的经理面谈22．定期审查由组织外部的广告和促销代理机构提供的广告和促销服务。注意查明三点：（1）合同的适当性。（2）向外部的广告和促销代理机构支付的费用的正确性。3）与代理机构联系的密切性。a．销售的政策和程序。b．与代理机构签订的合同。c．从代理机构取得的帐单。与销售部门的管理人员和广告、促销代理机构的有关人员面谈23．销售部门职员进行适当的定向并对其提供多种职业发展机会。a．销售部门的政策和程序。b．人员培训和职业发展的措施以及人力、物力条件。c．与销售部门的主管、其他高层管理人员、培训人员及其他职员面谈。d．按区域和产品品种分类统计的销售记录。2、采购和验收系统续表内部控制措施审计证据的来源10．验收报告预先连续编号，并妥善保管，未经授权，不得接触。a．空白的验收报告。a．已归档的验收报告。c．验收报告的保管设施。11．验收报告一式多联，分送会计、仓储和采购等部门。a．与接受货物和劳务有关的政策和程序。b．各部门保存的已归档的验收报告副本。12．发生部分到货，应正确的予以记录，并做好在途货物的监督和控制。a．接受货物的政策和程序。b．部分到货的有关记录。c．未全部到货的购货订单。13．对验收不合格的货物，验收部门应送交运输部门，并做好记录。运输部门负责处理需退出的货物，并做好记录。退货单、货运单等应一式多联，其中一联应送交会计部门入帐。a．退货单。b．退货业务的有关会计记录c．退货业务的程序。14．收到供应商的发票，应及时做好记录，并与购货订单、验收报告核对。a．已付款和未付款的供应商的发票。b．发票登记簿。c．购货订单。d．验收报告。e．对供应商发票进行处理的有关程序。15．会计部门负责将供应商发票和相应的购货订单、验收报告进行核对，核实数量、价格及其他有关的条款。a．对供应商发票进行处理的有关程序。b．供应商发票。c．发票审核人的签章。d．购货订单。e．验收报告。16．应付账款、应付票据明细账（或应付凭单登记簿）定期与总分类账进行核对。a．账户核对的政策和程序。b．会计人员进行账户核对后，编制并已归档的试算平衡表。17．购货发票与应付账款、应付票据明细账或应付凭单进行核对。a．已付款和未付款的购货发票。b．收到发票时的应付账款、应付票据的帐户记录。c．对购货发票进行处理的政策和程序。18．单已到、货未到时，应对该类发票进行经常的检查，以监督在途货物的送达。a．货物未到的销售发票。b．购货订单。c．验收报告。d．对收货和付款进行控制和程序。19．货已到单未到时，应对相应的验收报告进行经常的检查。a．与货到单未到相应的验收报告有关的政策和程序。b．有关的验收报告。20．会计部门负责发票金额的审核和入账。a．为支付所购商品和劳务而编制的付款凭单。b．与付款凭单相应的购货发票。c．付款凭单审核人的签章。2、采购和验收系统续表内部控制措施审计证据的来源21．为雇员需要进行的采购应经专人审批，并记录于单独的总分类账户。a．购货订单。b．购货订单上审核人的签章。c．有关的付款凭单。d．总账科目。e．为雇员需要进行采购的有关政策和程序。22．采购业务的账务处理由会计负责，而不能由出纳负责。即使由出纳编制现金支付的原始凭证，会计部门也应编制付款凭单并予以归档。a．购货业务的政策和程序。b．现金支出日记账。c．付款凭单。3、人事与工资系统内部控制措施审计证据的来源1．人事管理职能集权化，由专门部门和人员负责。组织结构图。2．人力资源计划的制定与其他的组织活动相协调。a．制定人力资源计划的政策和程序。b．人力资源计划。c．计划协调性的定量分析。3．制定人事和工资的预算。a．制定预算的政策和程序。b．人事和工资的预算。4．人员的招聘要针对不同部门的实际需要。a．人员招聘的政策和程序。b．与人事部门及其他部门的经理面谈。c．人事部门和其他部门联系沟通的备忘录。d．人事部门关于职位空缺和职位填补的记录。5．对重要的职位进行工作业绩的分析、考核与评价。a．人事管理的政策和程序。b．负责工作业绩的分析、考核和评价的工作小组的成员。c．对工作业绩进行分析和评价的文档资料。6．为员工提供适当的培训和发展机会，并将培训和发展的活动记录于单独的人事管理文件。a．人事管理工作的政策和程序。b．与有关管理人员和其他职员面谈。c．员工培训的记录。7．为员工提供适当的福利待遇。a．组织的福利政策。b．员工个人享受福利待遇的有关记录。c．经审批的奖金和福利方案。d．与员工报酬有关的可供比较的经济和行业数据。有关的政府部门和私营机构能够提供这方面的数据。8．由管理层对员工的业绩进行定期的考核与评价．并将考核结果记录于员工个人的人事档案。a．人事管理的政策和程序。b．业绩考核评价表。c．与管理人员和其他员工面谈。3、人事与工资系统续表内部控制措施审计证据的来源9．职员的提升、职务调整和解聘必须经过审批，并记录于员工个人和部分的人事档案。a．人事管理的政策和程序。b．员工个人的人事档案。c．部门的人事档案。10．人事档案应妥善保管，以防损坏、遗失和非法接触。a．与人事档案的记录、归档和保管有关的措施。b．处理和保管人事档案的政策和程序。c．进行人事和工资业务处理的计算机软件。d．人事文件。11．组织向养老基金、政府有关代理机构和保险公司所尽义务的情况，应由管理层、外部审计人员和法律顾问进行审查，以保证组织更好地遵循有关的规定，履行有关的义务，并及时调整组织的有关政策。a．人事和工资的政策和程序