会计宝贝财务软件使用手册

1/34会计宝贝财务软件使用手册会计宝贝是一款极有特色的全新的财务软件。文件大小只有4.86MB，软件下载包只有1.5MB;自带自编的数据库，完全绿色不需要安装;可以拷在PC机上、U盘上、平板电脑上，双击打开文件就可以使用;还可以安装在手机上，在手机上做帐、查帐，用数据线连上电脑可以在电脑上打开，进行日常做帐、打印、设置等操作;这款软件可以单机使用，也能通过局域网、互联网协同作帐，能满足会计在各种硬件环境下灵活做帐的需求。功能模块包括期初设置、凭证、帐薄、报表、工资、固定资产、期末和权限设置等财务软件标准模块。一．运行环境及安装可以在windowsXP/Vista/windows7/windows8/Android等环境下运行。下载或拷入软件安装包“mfin..rar”，解压后打开“mfin”或自命名文件夹，双击打开“mfin.exe”文件，输入用户号和密码，点确定就可以打开程序了。本软件完全绿色，不需要安装。手机或平板电脑等Android系统，下载完“mfin.apk”文件，点安装就行了。二．帐套管理启动本系统后，出现“帐套管理”窗口，如下图。窗口内显示已建立的帐套，右边有五个按钮，从上往下依次为“打开”、“新建”、“备份”“删除”“取消”。帐套管理2/342.1打开帐套打开一个已经存在的帐套。在左边的窗口中，选择一个帐套，点“打开”，确认操作员身份，输入用户名与密码，点“确定”。进入主界面，如下图：会计宝贝主界面2.2新建帐套点“新建”进入建帐向导，输入账套名称（不能重名）、单位名称，选择凭证种类，如果要继承已有帐套的设置和期末数，点导入旧帐套，最后输入管理员姓名和密码，点创建账套，新帐套就创建好了。2.3帐套备份与恢复帐套数据要及时备份，避免由于病毒、硬盘损坏等原因造成数据丢失。备份有手工备份和自动备份两种方法：手工备份：打开会计宝贝文件夹“mfin”，找到数据文件“帐套名.wdb”，复制并粘贴到指定的位置，这样就做好手工备份了。如果帐套损坏了需要用备份恢复时，把手工备份的文件直接拷过去覆盖原来的文件就行了。自动备份：打开会计宝贝，在账套管理界面点击右边第三个按钮“备份”，出来“账套备份与恢复”窗口，共分3个子窗口。左边窗口列出了所有的帐套名，右上窗口显示自动备份数据文件夹存放的位置（自动备份文件存放在mfin/backup里。），右下窗口列出backup文件夹里的备份文件，文件名为帐套名称_备份日期，后缀名为wbk。选中文件后，点“账套恢复”，就恢复到这个帐套备份日期的数据。3/342.4删除帐套删除已经存在的帐套。在左边的帐套列表框中，用鼠标选择一个帐套名，按右边的“删除帐套”按钮（注：只有该帐套的系统管理员才能删除该帐套）。删除帐套后，与该帐套相关的日志、自动备份等，也一并被删除。因此，在确认删除帐套前，一定要慎重，为了保险起见，最好留几套手工备份。三.期初设置3.1基本信息设置设置对应会计科目的默认科目代码。本系统共提供了五个常用会计科目，他们分别是：现金、银行存款、累计折旧、应付工资、本年利润，他们后面的科目代码为其默认科目代码，用户可以根据自己的需要变动默认科目代码。3.2会计科目设置系统科目在旧会计制度的基础上加入了2013年开始实行的新会计制度，用户在新建帐套的最后一步时可以自行打勾选择。会计科目设置会计科目是对会计具体核算内容的分类，它是帐务处理的重要基础。第一次使用本系统时，一定要设置好会计科目。一般情况下，系统在使用前，应将科目设置完毕，使用过程中最好少作修改。点击期初的“会计科目”后，出现如上图的会计科目设置窗口。窗口中列出了已经存在4/34的科目，通过右边的功能按钮，可以进行增加同级科目、增加下级科目、修改、删除科目、导出导出科目等操作。下方有“分类”和“全部”按钮，点击“全部”按钮，可以通过筛选关键词快速查找某个特定的会计科目。3.2.1增加同级科目单击会计科目对话框右边的“增加同级科目”按钮，系统出现科目定义对话框。在该对话框内，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式。在辅助核算项目选择中，有结算、商品、往来单位、外币、项目、部门、员工、现金流量八个复选框。如果是银行存款等科目，需要录入结算方式与结算号的，选择“结算”；如果是原材料、产成品等需要核算数量的科目，选择“商品”（商品汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；如果是需要核算外币的科目，选择“外币”（外币金额明细帐要体现出来必须选择该项）；对于应收、应付等需要对往来单位进行核算的，选择“往来单位”（往来帐汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对项目进行核算的，选择“项目”（项目汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对部门进行核算的，选择“部门”（部门汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对员工进行核算的，选择“员工”（员工汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对现金流量进行核算的，选择“现金流量”（现金流量表要体现出来必须选择该项）。这些辅助核算项目的具体内容在凭证录入时输入。对于帐簿格式，系统默认的有几种，如总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐等，这些格式不需要指定。只有多栏式明细帐，需要在科目定义中设置。对多栏帐的约定为：该科目下须设有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐的某一栏（具体内容参看帐簿章节）。3.2.2增加下级科目单击会计科目对话框右边的“增加下级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式，确定后，所定义科目作为选定科目的下级科目加入科目表中。3.2.3修改5/34在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“修改”按钮，系统出现科目定义对话框，修改相关内容。3.2.4删除在会计科目设置中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“删除”按钮，系统出现提示信息，确认是否删除，如果确认，系统将删除该科目。如果要删除一个多级科目，删除必须从最下级科目开始。对于系统已经使用的科目，不允许删除。要想删除已经使用的会计科目，首先必须删除使用过该科目的凭证。3.2.5导入Excell从外部生成的文件里导入已设置好的会计科目。3.2.6输出至Excell导出会计科目，生成会计科目表供参考。有科目代码、科目名称、余额方向、帐薄式样、辅助核算项目勾选情况等栏。3.3期初数设置科目期初数设置用来设置科目的期初数据。录入窗左上角有一排功能按钮，从左到右依次为：数据平衡性检查、存盘、保存到文件、输出至Excell、打印、帮助。6/34在录入数据前，要将科目定义完毕，借贷方向要准确。只有明细科目才允许录入数据，借方累计为本年借方累计额，贷方累计为本年贷方累计额。对于有外币或数量核算要求的科目，要录入外币与数量辅助帐。数据录入完毕后，首先要检查一下数据的平衡性，按左上角的“数据平衡性检查”按钮，若平衡，出现“期初数据平衡”的提示。否则，出现“期初数据不平衡”的提示。如果确保数据录入完毕，且已平衡后，按左上角的“存盘”按钮，系统再一次对数据的平衡性进行检查，若发现不平衡，重新检查输入数据，直到平衡后再存盘。3.4外币设置用来定义外币代码、名称、汇率。外币设置窗口中，左上角有三个功能按钮：增加、删除、关闭。如果要增加外币，单击左上角“增加”按钮，输入外币代码、外币名称、汇率，然后点击“确定”。注：外币汇率只能精确到小数点后面一位。如果要删除外币，单击左上角“删除”按钮。如果外币在某一会计科目的辅助核算项目中被具体选定，并且该会计科目在凭证中使用过，则该外币不能被删除。要想删除已经使用过的外币，首先必须删除使用过该外币的凭证。3.5结算方式设置是指在与往来单位进行经济业务时发生的现金收付、支票收付等方式。定义这些方式后，在录入凭证时，直接选取使用，不必重复录入。3.6部门设置、录期初数用来设置部门。右边有增加、修改、删除、排序、输出至Excell等按钮，上面可以筛选关键词。点“期初数”录入部门期初数。点开借贷栏变换借贷方向，点开上面第二个按钮与辅助核算科目期初数对照，还可以把部门数据导出Excell。3.7员工设置、录期初数用来设置员工。最上面有筛选关键词，右边有：添加、修改、删除、排序、输出至Excell等。筛选关键词：输入员工登记内容的任一项作为关键词，可以快速筛选出符合条件的内容。7/34排序：为了查询的方便，往往要对员工按一定的要求进行排序。单击左上角的“排序”按钮，左上角出现排序选择方式，本系统提供了员工编号、姓名、性别、部门、职务与学历共六种排序条件，选择其中一种。如果按降序排列，选择“降序”复选框，然后按“确定”按钮。如果不选择“降序”复选框，则默认为升序。往来单位、商品的设置用相同方法。3.8项目设置、录期初数用来设置项目。有些情况下，需要对项目进行核算，以项目多栏帐的形式反映某个项目具体的收支情况，如果没有要求对项目进行核算，可以不进行该项设置。3.9期初未达帐设置用来设置单位与银行的期初未达帐。单位期初未达帐表上方有一排功能按钮，依次为：单位与银行未达帐切换、增加、修改、删除、筛选、输出至Excell、打印、设计等。要录入单位期初未达帐，点上方第一个按钮，点“添加”，出现未达帐项录入对话框，录入摘要、结算方式、结算号、收入、付出、余额等内容，按“确定”退出。要修改单位期初未达帐，点击“修改”，或在“单位期初未达帐”表中双击某一项，系统出现修改对话框，显示所选中的未达帐内容，修改后，按“确定”按钮。要删除未达帐，首先用鼠标选择要删除的未达帐，单击左上角的“删除”按钮。3.10期间选择在进行帐务处理时，往往要对期间进行切换，以查看或对比不同期间的数据。有时，也要对以往期间的数据进行修改或调整。本系统为期间选择提供了非常方便的切换方式，使用户能随时操作不同的期间。选择期间时，用鼠标在期间选择窗口选择某一期，按“确定”按钮即可。可以在这里修改开帐期间，如果更改开帐期间后影响到跨年度期间，要从开始期间往下逐月重新结转，以保障数据的连续性。点帐套信息按钮可以查看帐套的详细信息，包括帐套名称、使用单位、凭证种类、每一个会计期间包含的月份数，并可以在这里修改。不推荐中途改变凭证种类，可能会引起部分凭证丢失。点整理数据按钮可以自动修复帐套的错误，使用前请先咨询技术服务人员。每次期末结转后，期间自动增加。8/34四．凭证4.1凭证录入凭证录入新建帐套时，可选择建立一种凭证种类（记帐凭证）或三种凭证种类（收付转凭证）。现以收付转凭证为例，介绍凭证的录入方法。点开凭证按钮里的录入新凭证，进入凭证录入窗口（如上图），在显示的凭证顶部有一排功能按钮，从左到右依次为：新录入、存盘、打印、批量打印、插入一行、删除一行、插入一张、删除一张、保存为凭证模板、读取凭证模板、凭证样式设计、放大、缩小、第一张凭证、上一张凭证、下一张凭证、最后一张凭证。通过最后这四个按扭可以浏览所有凭证。新录入按钮下面有3种凭证的切换按钮，可以任意切换到收款凭证、付款凭证、转帐凭证。4.1.1日期：凭证的日期是指在本期内，经济业务发生的日期，它的范围不能超出本期的日期范围。4.1.2摘要：摘要是对经济业务的简单描述，在一张凭证中，至少应有一条摘要。摘要的内容可以直接在摘要栏中输入，也可以在摘要库中选择。在录入摘要栏内，其右边有一个按钮，点击该按钮，会出现一个摘要选择框。在该对话框内，可以选择某一条摘要，按“确定”按钮后，所选择内容即填入摘要栏内。可在窗口内对摘要进行添加、修改、删除。4.1.3凭证号：凭证号是自动累加的，它根据录入凭证的先后次序自动生成，用户不可以更改。9/344.1.4附单据：录入所附原始凭证（或称单据）的张数。4.1.5会计科目：在会计科目栏内，可以直接输入科目代码，也可以点击右边的按钮进行选择输入。当点击按钮后，出现会计科目对话框，该对话框内，列出了所有的会计科目与名称，选择一个科目，按“确定”按钮后，所选科目即填入“会计科目”栏内。4.1.6借方金额与贷方金额录入：用鼠标选择借方金额或贷方金额栏，二者只能选择其一，不能