会计档案管理规定

一汽山东汽车改装厂管理文件编号：YQSQG/JC-GL-18-2007批准：马聪祥会计档案管理规定2007年6月6日发布2007年6月6日实施一汽山东汽车改装厂发布关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第2页共8页前言本规定依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》的有关规定、财政部颁布的《会计档案管理办法》和集团公司的《会计档案管理规定》制订，是一汽山东汽车改装厂管理文件之一。本规定由计划财务部提出并归口。本规定由计划财务部负责起草。本规定主要起草人：杜进江、李桂昆关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第3页共8页1、适用范围本规定适用于企业各相关部门对会计档案的管理。2、术语和定义2.1会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下四类：2.1.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证；2.1.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄；2.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；2.1.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、库存现金盘点表、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案分类目录、会计档案销毁清册，以及采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等形式保存的会计档案等；3、职责3.1厂长及计划财务部部长负责对档案部门编制的会计档案销毁清册进行核查、审批，并签字确认；3.2计划财务部负责本企业会计档案的收集、整理、装订等工作，并将保存期满一年的会计档案向档案管理部门移交；3.3计划财务部负责对档案管理部门提出的会计档案销毁意见及编制的《会计档案销毁清册》进行核实、确认，并会同档案部门共同监销,且负责保管会计档案销毁清册；关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第4页共8页3.4档案管理部门负责本企业会计档案的接收、立卷、编目、保管、整理、借阅、鉴定等工作，同时办理交接手续；3.5档案管理部门负责对保存期满的会计档案提出销毁意见并编制销毁清册，配合计划财务部核实、确认；3.6档案管理部门负责销毁会计档案，同时将销毁清册存档。4工作内容和要求4.1会计档案的收集、整理按照集团公司《会计档案的管理规定》对本企业形成的会计档案进行收集、整理、编目。4.2会计档案的移交4.2.1会计档案由计划财务部等会计部门向档案部门移交，交接双方办理会计档案移交手续,填写《会计档案归档移交清单》（一式两份），其中一份随会计档案一并交档案部门归档，另一份保存于计划财务部。4.2.2交接双方按照《会计档案归档移交清单》所列内容逐项交接,并由交接双方的部门负责人负责监交。4.2.3会计档案交接完毕后，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清单上签名或者盖章。4.2.4计划财务部内部因工作岗位变动发生的档案移交，参照上述方法，由交接双方的部门负责人负责监交。4.3会计档案的保管4.3.1保管期限4.3.1.1会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第5页共8页4.3.1.2会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。4.3.1.3会计档案的保管期限按照“附件1”所列期限执行。4.3.1.4本规定中“附件1”中规定的会计档案保管期限为最低保管期限。4.3.2保管要求4.3.2.1会计档案必须采用书面资料形式保存，同时应对相关的计算机数据文件采用磁盘、磁带或光盘等形式保存。采用光盘等存储形式保存的会计档案，保管期限应大于“附件1”中规定的最低保管期限。4.3.2.2当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由计划财务部保管一年。计划财务部对保管一年以上的会计档案，编制移交清单，在会计年度终了的第二年一季度前，移交档案部门集中统一管理。4.3.2.3出纳员及电算化会计不得兼管会计档案。4.3.2.4对移交档案部门保管的会计档案,要保持原卷册的封装。特殊需要拆封重新整理的,档案部门会同计划财务部和经办人员共同拆封整理。4.3.2.5对于采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等保存的会计档案，要作到防磁、防火、防潮、防尘、防折、防压等，并且要双备份异地存放；系统管理员对备份内容要定期进行检查、复制，防止因介质损坏导致会计档案数据丢失。4.4资产与产权变动中档案处置4.4.1企业因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,由档案部门和计划财务部共同整理，移交集团公司档案部门。关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第6页共8页4.4.2企业分立后原单位存续的，其会计档案由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；企业分立后原单位解散的,其会计档案经各方协商后由其中一方代管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。企业分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。4.4.3因业务移交其他单位所涉及的会计档案,由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。4.4.4合并后原单位解散的,原单位的会计档案由合并后的单位统一保管；合并后原单位仍存续的,其会计档案仍由原单位保管。4.4.5建设单位在项目建设期间形成的会计档案,在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。4.5会计档案借阅4.5.1企业内部实行会计档案查阅、借阅、复制登记制度。4.5.2会计档案不得随意借出、不得携带出境。如有特殊需要,经企业负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。4.5.3查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.5.4非财务会计部门查阅会计档案时,必须由财务会计部门陪同,涉案查阅除财务会计部门外,还需有纪委部门参加。4.6会计档案的销毁4.6.1对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第7页共8页会计档案,在会计档案销毁清册和会计档案分类目录中列明。4.6.2保管期满的会计档案,除本办法4.6.1规定的情形外,按照以下程序销毁：4.6.2.1档案部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,提交计划财务部部长及厂长签署意见。4.6.3.2销毁会计档案时,由档案部门和计划财务部共同派员（至少三人）监销。4.6.3.3监销人在销毁会计档案前,按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案销毁后,在会计档案销毁清册上签名并加盖公章,并将监销情况报告厂长。4.7其它规定4.7.1财务信息化系统分析资料、源代码等文档资料应视同会计档案管理。4.7.2预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。5相关文件5.1《会计档案管理规定》6相关记录及保存期6.1《会计档案归档移交清单》保存期永久6.2《企业档案案卷分类目录》保存期永久6.3《档案借阅登记簿》保存期永久6.4《销毁清册》保存期永久关于会计档案的管理规定版本/修改状态：1/0第8页共8页附件1：一汽山东汽车改装厂会计档案保管期限表序号档案名称保管日期（年）备注一会计凭证类1原始凭证152记帐凭证153汇总凭证15二会计账簿类1总账15包括日记总账2明细账153日记账15现金和银行存款日记账保管25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助账簿15三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告1月、季度财务报告15包括文字分析2年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年6库存现金盘点表5年