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第1章了解会计电算化与财务软件（一级标题）现在是信息化的时代，名称术语满天飞，几天就会变换出新的花样来，令人目不暇接。于是总会有人问我，什么是会计电算化？它和财务软件有什么区别？亦或是有什么联系？“会计电算化”这个名字听起来好大、好宽泛、好吓人，似乎是一个常人不容易触及的高深领域。可是考取会计证时有一门功课就叫“会计电算化”，于是吓着了许多想要入门者。其实，让我来告诉你，你知道财务软件吗？你知道电脑记账吗？其实，所谓“会计电算化”只不过是通过财务软件实现电脑记账的“官方”术语罢了。这本书的目的，就是让你从一点也不知道开始，快速成为一个会计电算化的高手。1-1什么是会计电算化（二级标题）会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。目前已经时髦的叫做会计信息系统，其实说白了就是用财务软件代替手工记账而已。会计电算化也是当前工业与信息化融合的典范，随着全面信息化的时代前进，会计的电算化、信息化程度也必将越来越高。财务软件就是实现会计电算化的最重要的工具之一，当然除此之外还需要人。没有了人的操作，财务软件也不会自动工作。所以，只要有了一款合适的财务软件，再有了你——一个会计或希望成为一个会计的人，我们就可以实现理想中的“会计电算化”了。1-1-1会计电算化与手工记账有什么不同（三级标题）会计电算化和手工记账，一个基于计算机软件技术，一个完全依赖于人的手脑，它们之间当然存在着很多差别，但也不乏相互依存之处。这些虽然对我们做账没有什么实质性的影响，但作为一个常识，还是让我们简单了解一下吧。1．相同点目标相同，都是为了提供会计信息，提高企业效益。依据相同，进行核算的依据都是国家统一的会计制度和法律法规。结果相同，最终都是为记录经济业务，出具会计报表服务。对同一套账最终处理结果完全相同。流程相同，业务核算的流程基本是相同，由从建账开始，一直到出具报表。档案保管方式相同，无论是手工记账产生的凭证和账簿，还是电算化软件生成的数据，均需要按规定保管。2．不同点尽管手工账与会计电算化有诸多相通之处，但他们的区别还是十分明显的。手工记账与会计电算化的区别如所示。手工记账与会计电算化的区别项目手工记账会计电算化使用的工具不同算盘、计算器、笔计算机、财务软件信息格式及载体不同固定格式的账簿打印并自行装订的账簿、存放在软盘或硬盘的电子文件记账规则不尽相同使用固定格式的账簿记账，更正错误有划线更正法、红字冲销法、蓝字补记法，空白账页需要划销打印出的账页需自行装订，不能划线更正，已记账的凭证数据不能更改，只可红字冲销或蓝字补记数据处理过程不同根据凭证记账后，需要人工进行账证、账账、账表核对等各项对账结账工作录入凭证后，由程序进行各种勾稽关系的核对，自动对账结账出报表组织体制、人员分工不同明细账、日记账、总账由不同岗位人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录，专人负责制作报表人员分工发生变化，只需要设置凭证录入、审核、数据维护等岗位，后续工作全部自动化无须专人负责，增加了计算机软硬件维护人员。效率不同工作周期长、速度慢、效率低速度快、质量高、便于查阅信息1-1-2有了财务软件还需要手工账吗（三级标题）尽管用计算机代替手工记账是许多会计梦寐以求的事，但这并不是说一买了财务软件，就可以完全甩掉手工账了，即使大家都希望是这样，因为手工记账实在太麻烦、太容易出错了。因为财务软件毕竟是依靠机器来工作的，它的稳定性还是需要时间来考察的。为了保证会计电算化实施以后会计工作的质量，有一个大前提必须要满足，那就是一般由手工账转电脑账时，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，并行期间计算机与手工核算的数据相互一致，财务软件运行也安全可靠。另外，从财务软件中打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章也必须齐全。也就是说，电脑记账的同时还需要手工记账一段时间，两者互相印证，以免电脑出问题带来大麻烦。1-1-3应用财务软件前的准备（三级标题）一个企业要想上一套财务软件，应该事先做一些基础准备工作。1．配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统。设备是会计电算化的物质基础，必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或终端，以及相应的操作系统。软硬件系统的配置需要按照打算购买的财务软件的类型和版本来进行。2．配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员。总之基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。3．建立健全相应的内部管理制度。包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。会计电算化中人员分工管理是十分重要的，每个人对财务软件的操作权限都要严格规定，以免财务数据被窜改、盗取或丢失。当然，对于一个人员有限的小企业来说，严格的分工管理显得不太实际，但会计人员的自律就变得十分重要了。1-1-4你知道哪些财务软件（三级标题）目前市场上的财务软件有很多，大的小的、简单的复杂的……，还有很多小公司出的小软件可以免费让你用，要想了解得多一些，不妨上网搜一搜。每款软件、特别是大型开发商开发的财务软件都会区分不同的系列和版本，以适应不同类型企业的需求。不过，一般的财务软件在财务处理流程上都大同小异，只是每个软件在界面上会有所差异，操作方法略有不同，但在账务处理方面的主要功能差别并不大。因此，只要学会使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自学掌握。1-2初识好朋友（二级标题）如果要问那款财务软件被用得最多，我想大概要数好朋友财务软件系列了。好朋友财务软件应该是我们国家最早的一批电算化软件之一，因而被广大的老板们所熟知。如果你去一个地方应聘财务，被问到会不会好朋友是常有的事。所以我们这本书的目的就是要教会大家如何使用好朋友财务软件。1-2-1版本及功能模块简介（三级标题）好朋友财务软件分为几个系列，适应于不同规模的企业，每个系列下又有多个版本，在功能上有所调整。为目前好朋友财务软件的各个系列的适用范围以及所包含的功能模块的大致情况如所示。好朋友财务软件版本及功能简表好朋友版本所包含的主要功能模块所解决的需求适应企业类型好朋友T3—财务通普及版总账（现金银行/往来管理）财务报表核算管理账务处理、报表处理满足一般企业会计核算电算化要求创业型企业、小公司、兼职会计、记账公司好朋友T3—好朋友通标准版总账（现金银行/往来管理/项目管理）财务报表、核算管理、工资管理、固定资产管理、财务分析业务通、出纳通、老板通业务（购/销/存）和财务一体化管理提供一般企业部门级应用中小型企业好朋友普及型ERP-T6企业管理软件财务会计总账UFO报表固定资产工资管理出纳管理网上银行应收款管理应付款管理财务分析供应链管理采购管理销售管理库存管理存货核算委外管理生产制造管理简单生产管理计划生产管理财务管理或财务业务一体化管理提供中小企业全面应用中小型企业好朋友ERPU8系列财务会计总账UFO报表固定资产应收款管理应付款管理专家财务评估网上银行现金流量表出纳管理报账中心网上报销人力资源管理人事管理人事合同管理薪资管理……管理会计资金管理成本管理……供应链管理采购管理销售管理库存管理存货核算……生产制造管理决策支持系统集团管理网络分销内部控制企业应用集成……企业全面应用管理提供企业经营管理平台大中型企业好朋友NC管理软件略对下属企业进行集中管理提供集团企业全线管理平台集团型企业提示：并不是说一个软件的功能越多就越好，要根据自己企业的规模大小、业务范围等实际情况选择不同的系列和版本购买和使用。1-2-2运行环境（三级标题）硬件环境：如果选择安装U872服务端（如应用服务器、Web服务器、数据服务器和文件服务器等），最好使用Server版的操作系统，且磁盘分区的文件系统格式应为NTFS；确保系统盘有1G以上的空闲空间；如果安装数据库服务器，则需要确保存储数据文件的逻辑磁盘至少有10G以上的空闲空间，因U8产生的所有数据和临时数据均存储在这台服务器的硬盘上。软件环境：Windows2000及以上操作系统（Server版或Professional版，打相应版本关键补丁），同时安装IISIE6.0及以上版本SQLServer2000及以上版本的数据库系统系统（打相应版本关键补丁）若安装有其他好朋友版本，必须全部卸载干净。1-2-3安装与卸载（三级标题）在安装好朋友财务软件时必须安装配套的数据库程序。每个系列及版本所需要的数据库支持版本可能是不同的，要安装前一定要看清所购买版本中的安装说明。安装注意事项：必须按顺序安装。安装U8前要将数据库及其他关键程序和补丁全部安装好，否则好朋友安装环境检测无法通过。安装数据库过程中，要记住数据库服务器的名称，以便安装结束后U8与数据库的连接测试。建议数据库名称不要起得太长。好朋友U8是一个功能复杂、相当庞大的系统，对系统硬件要求比较高。如果你的电脑配置较低，而又将U8的所有服务（包括数据库和应用服务）都安装在了一台电脑上，那么运行U8将会相当缓慢。1-2-4基本操作流程（三级标题）好朋友U8是一款适用于大中型企业的集成财务管理软件，不仅包括了财务处理系统、还包含有供应链管理、人力资源管理、生产制造管理等多项产品功能。不过，对于不同的功能，都有大致相同的操作流程……对于小企业来说，U8的模块显得太过繁复了。实际工作中我们能够用到的功能非常有限，最主要的就是总账的部分功能和UFO报表。本部分我们主要教给大家好朋友财务软件的最基本的、最常用的，也是最有效的功能模块——总账。好朋友总账系统的操作流程如所示，希望大家有所了解，这对于我们以后的学习具有提示性作用，也便于大家今后在实际工作中遇到问题时进行参考。好朋友总账系统操作流程图1-2-5带着你快速上道（三级标题）财务软件的使用和手工做账一样，是一个流程性的工作，除了初始建账时比较麻烦之外，以后的工作都是重复性的，仅有个别时候需要进行些微调整。为了让大家对好朋友U8有一个比较全面的认识，我们在开始系统学习之前，带领大家一起快速浏览一下好朋友财务处理的过程。建账（在系统管理中进行）进行初始设置启用进入总账创建新的账套设置会计科目设置凭证类别录入期初余额设置各类辅助核算档案结转上年数据进入总账系统建立新年度账调整会计科目初始设置调整调整期初余额调整辅助核算录入凭证审核凭证记账账簿查询打印对账结账出报表日常业务处理备份并开始下月工作第一步：以系统管理员登录系统管理第二步.新建用户（即操作员）第三步创建新账套第四步进入企业应用平台，进行初始设置。第五步启用其他模块，进行初始设置和日常业务处理第六步进入总账系统，进行日常业务处理第七步对账结账第八步生成报表第2章建楼打地基——系统设置（一级标题）从这一章开始，我们进入到系统地学习使用好朋友U8的过程。无论是好朋友的哪个版本，首次使用时必须进入到系统管理中进行相应的设置，之后一些关键性的操作也仍需在系统管理中进行。也就是说，系统管理是好朋友U8的工作起点，只有系统管理运行正常，其他功能才能正常发挥作用。系统管理包括：新建账套、新建年度账、账套修改和删除、账套备份，根据企业经营管理中的不同岗位职能建立不同角色，新建操作员并为其分配不同的权限等功能。能够通过系统管理进行上述操作的人员包括两类：系统管理员admin和账套主管。2-1进入系统管理（二级标题）首次进入系统管理模块，先要以系统管理员的身份注册登录。新建账套、增加账套主管必须由系统管理员操作。好朋友U8默认的系统管理员情况如下：操作员名称：admin密码：为空系统管理员的名称不能修改，但密码可以更改。提醒大家注意，更改登录密码要谨慎。在正式使用U8系统进行账务处理时，建议更改系统管理员登录密码以防非授权人员进入，但在练习阶段建议大家不要改密码、而是保持为空较好。