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1内部管理缺乏有效制约机制—某事业单位现金结算等会计法违规行为案例分析上海市静安区财政局【摘要】本文以某行政事业单位在现金结算收入、库存物资管理、坏账损失处理、在建工程入账等方面会计法违规违纪行为为例，揭示该单位资金管理上的漏洞，资产入账依据不符合规定，内控严重失控。结合内外部原因对该单位产生违规问题的原因进行了分析，并根据有关规定提出了建议与对策。通过本文阐述的问题，提示我们应加强风险防范意识，防止舞弊、减少损失，保证国家资产的安全。关键词：行政事业单位现金收入库存物资一、背景情况为了规范会计工作秩序，提高会计信息质量，根据《中华人民共和国会计法》规定，我局派出检查小组，由2名专业执法人员组成，于2009年7月1日至2009年7月21日，按照上海市财政局《关于开展2009年会计信息质量检查和会计师事务所执业质量检查的通知》（沪财督〔2009〕3号）、《上海市静安区财政局会计监督检查通知书》[静财稽一(2009)36号]的要求，对某卫生中心2008年1月1日至2008年12月31日期间，执行《会计法》和财务收支情况以及会计基础工作情况，进行了监督检查。（一）、被检查单位基本情况××卫生中心于1995年5月30日成立，开办资金:人民币50万元，经费来源：自收自支；为事业单位，执行《事业单位会计制度》、科目设置执行《医院会计制度》；财税隶属关系为静安区，该中心享有财政补贴，08年财政补贴740.45万元，其中：专项补助381.61万元，业务范围：为人民身体健康提供医疗与保健护理服务。内、外、妇、儿、眼、五官等科诊疗与护理。截止2008年12月31日止该单位会计报表反映的年末资产总额4,393.52万元，负债1,782.22万元，净资产2,611.30万元，2008年度收支结余为0.11万元。（二）、基本案情2经过检查，发现该单位主要存在以下违法、违规行为：1、现金收入未及时入账，该中心当天收到的门诊现金结算款项未及时介入银行,登记现金日记账。2、库存物资账、实不符，该中心库存物资管理混乱,实际盘点情况与帐面不符。3、坏账损失处理不符合规定，该中心08年发生坏账损失，未经主管部门审核、审批,直接记入“管理费用”。4、在建工程长期挂账，该笔“在建工程”入账是根据上级主管单位调账通知单于02年6月记入“在建工程”，挂账至今。（三）、典型特点与突出意义该单位在资产管理方面比较薄弱,尤其是货币资金内控管理上漏洞较大，容易形成“坐支”，存在现金丢失甚至被非法挪用盗用的风险。内部控制方面明显缺乏有效控制措施,容易产生舞弊行为，造成单位和国家财产的损失。资产入账依据不够充分，应加强规范会计核算。提高风险防范意识，防止舞弊、减少损失，保证国家资产的安全。二、违法事实与查处过程（一）、检查方法与思路首先向财务人员了解该单位的基本情况,资金管理、经营管理,实物资产的管理,有关制度的建立与执行情况（财务制度、内控制度、重大项目的决策制度、岗位责任制等）财务人员的分工及会计核算记账方法等基础工作,并要求该单位提供有关书面资料,编制检查实施方案,进点实施检查。根据检查方案对货币资金、库存物资、应收款项、固定资产、收入、支出、药品等项目进行了重点检查。1、对库存现金及实物资产采取了突击盘点的方式。2、审阅该单位的资产负债表、事业单位收入支出总表，有关3会计账簿、记账凭证（包括原始凭证）以及与会计信息相关的其他资料。3、进行分析性复核以及抽查有关原始凭证。4、根据发现的疑点询问该单位的有关人员，了解具体情况。（二）、检查中发现的主要违法行为事实1、现金收入未及时入账该中心门诊医疗现金收入款项未及时介入银行、登记现金日记账。比如2008年1月9日至15日的门诊医疗现金收入共计15.69万元，于1月15日入帐。现金日记账未按照《会计基础工作规范》做到日清月结，现金内控管理上存在很大漏洞，将现金收入款项直接用于支出，坐支现金，库存现金存在账实不一致现象，严重违反了《内部会计控制规范—货币资金》的有关规定。2、帐、实不符该中心“库存物资”（低值易耗品、卫生材料、其他材料）账、实不符，08年账面余额9.77万元，2008年12月31止实际盘点8.7万元，差异1.07万元，其中：报废0.13万元，盘盈0.93万元，盘亏1.87万元。经核实账面数与实际库存不附，发生盘盈、盘亏的原因主要是由于该中心物资采购入库、领用环节内控管理失控，财务管理混乱，记账人员业务生疏,未按照有关制度规定登记账簿,随意更改账簿记录，造成差错，导致帐、实不相符，事后该中心并未按规定及时查明原因，作出处理，调整账务，做到帐、帐相符；帐、实相符。3、坏账损失处理不符合规定该中心按应收医疗款、应收在院病人医药费等应收款项计提坏账准备，08年发生坏账损失6.21万元,并未经主管部门审核、审批,直接记入“管理费用”，也未冲销已计提的“坏账准备”，4账务处理不符合相关会计制度规定。4、在建工程长期挂账该单位在建工程959.07万元长期挂在账面上，未及时进行账务处理，经了解该项目为卫生中心原址办公使用房屋（该房屋现已拆迁）和现址办公使用房屋款项及装修费，至今未办理产权证书，该笔“在建工程”入账是根据上级主管单位调账通知单于02年6月记入“在建工程”，挂账至今。(三)、违规动机与手段该单位长期以来从财务部门到负责人习惯于服从行政命令,出于个人利益考虑和小团体思想驱使，主管单位叫怎么做就怎么做,不依照相关制度与法规来操作,目的就是保住自己的位置，比如,在建工程入帐问题，并未根据制度规定依据该项目实际发生费用的原始凭证（发票等）编制记账凭证，登记入帐，而是依据主管部门一纸调账通知单为依据进行会计核算,理由就是“上级指令”敢不听吗！又如现金收入不及时入帐，随用随支，给资金使用者提供了方便，特别是对管理者更是网开一面,至于是否违纪、违规，也就无所谓了，由于该单位没有一套可行的内部制约机制，使其在会计核算、资金管理上随心所欲，缺乏会计人员应有的职业道德，充分利用内控上的漏洞。(四)、检查结果的处理根据《会计法》的有关规定限期进行整改，检查小组对该中心会计人员进行了业务指导和政策、法规宣传教育，并对存在的问题，要求该中心在规定的期限内整改完毕，检查小组将对整改情况进行复查，视整改结果再决定是否依法进行行政处罚。三、启示与思考为何现金收入未及时入账的问题长期未引起重视？究其原5因：1、法律观念淡薄，缺乏责任心（1）单位负责人及相关管理人员法律、法规意识淡薄，单纯追求经济效益，管理松懈，缺乏有效的内部控制制约措施，相关制度不够健全，已经建立的有关制度，财务管理制度、内控制度、岗位责任制等在执行过程中缺乏有效的管理，使制度疏于形式，停留于表面现象，执行不到位，实际未起到真正的监督和制约作用。（2）根据《会计法》的有关规定，各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符。《内部会计控制规范—货币资金》第十五条规定，单位现金收入应当及时存入银行，不得用于直接支付单位自身的支出。第十六条规定，单位取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得帐外设帐，严禁收款不入账。由于财务人员责任心不强，未按照制度规定及时将现金收入入账，定期核对资金和实物资产，如前述问题中现金及库存物资存在的问题。2、会计人员综合素质较差会计人员综合业务能力较差，专业知识不够熟悉，对新制度、新政策缺乏足够的认识和掌握，甚至比较陈旧，观念比较老化，受传统思维观念影响，习惯于原有操作模式。实行会计电算化代替原有的手工记账，不仅仅是提高工作效率同时也是规范会计工作秩序。该中心虽实行会计电算化进行会计核算，但财务人员对电算化的相关制度规定并不熟悉。单纯将电算化认为是输入原始数据的操作工具而已，如前述问题中出纳根据原始凭证手工直接登记现金、银行流水账目，由会计每月统一录入编制电子记账凭证，再进行账目核对，失去了实行电算化会计核算的意义，也没起到相互制约作用。原因就是出纳人员电子计算机不够熟悉，会计人员监督意识不强,专业判断能力较弱,会计核算上存在很大6漏洞，给坐支现金、发生舞弊提供了机会、条件。3、风险意识不足，缺乏有效的风险管理机制该中心风险意识认识不足,缺乏有效的风险防范机制，管理层风险意识没有提到应有的高度，对本单位所面临的风险认识不够深刻，更缺乏有效的风险管理机制。因此，会计核算中随意性较大,如前述问题“库存物资”核算上,物资的领用发放记录随意更改,未严格按照会计制度进行核算,造成帐、实物不符，之后相关部门也未依据规章及时进行处理。现金收入结算按照习惯做法，对当天收到的现金款项未及时编制记账凭证登记入帐，对由此产生的风险和后果的严重性内部管理层并未意识到，缺乏足够的防范风险意识。4、内、外部监管力度不够事业单位虽建立了相关制度，但在执行过程中自身缺乏监管，或监管不力。（1）内部原因，事业单位管理层缺乏监督意识,对会计人员不合法的操作或违反政策、制度的行为未能及时予以制止，造成不必要的错误和违规行为的发生。同时财务部门受制于管理当局，不少单位管理者集人、财、物三重管理与一身，独揽大权，也阻碍了会计监督的有效实施。（2）外部原因，法制尚不够健全，虽然《会计法》已颁布实施多年,但相关配套的法律、法规尚不健全或已不适用,如《事业单位会计制度》目前执行的是1997年颁布实施的版本,随着经济的发展，事业单位的经济业务事项发生很大变化,现有制度某些方面已不符合会计核算的需求。因此在相关部门执法监督检查中难以定性，判断正确与否。执法情况不容乐观,《会计法》执法检查主要针对企业，对行政事业单位的监督检查较少，即便检查，在查处问题的力度上较轻，往往大事化小,小事化了,大多已整改7为主，处罚较轻，因此对有关责任人无法起到应有的警示作用。上述问题带有一定的普遍性，我们认为要进一步提高会计信息质量、会计管理水平必须采取以下措施：1、建立健全有效的内控机制内部控制是现代社会经济管理的重要手段，各单位建立有效的内部控制制度是经济管理工作的重要基础。尤其事业单位要加强内控，营造良好的控制环境，内部控制不仅仅是管理层，财务部门的工作。管理层应当通过权限及职责的分配，绩效考核及培训等各种途径将内部控制传递到各个管理层，直到基层工作人员，做到人人有责，使内部控制真正在该单位经营管理活动中发挥应有的作用，才能防范舞弊、减少损失，保证国家资产的安全。2、加强财务人员业务培训，提高财务人员综合业务素质财务人员担负着对医院财务情况的反映、监督等职能，这要求财务人员必须具备扎实的基础知识和熟练的专业技能，较强的法制观念。提高会计从业人员的综合素质，加强对会计人员的在岗继续教育，良好职业道德教育和法制意识建设,使他们及时掌握新知识，更新观念，是直接影响到本单位监督工作能否有效实施的关键。要打破传统的思维模式，把会计人员培养成具有较高业务素质和较强综合能力的人才，树立会计人员工作的责任感和荣誉感，具有客观、公证严禁的工作态度,坚持原则，在处理会计事务中坚持秉公办事，严格按照制度规定进行会计核算,以适应现代管理的需求，为单位决策者提供翔实的财务信息和管理信息。3、加强防范风险意识提高管理层的风险意识，针对本单位经营的各环节、各部门应制订相应一套有效的风险管理机制，严格按操作权限和操作流8程办理，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，完善会计人员岗位责任制。按照国家有关医疗卫生事业的方针、政策，根据医院事业发展的需要，在提高经济效益前提下，进一步增强收支管理责任，有效的防范财务风险。4、加强对事业单位财务监管和监督检查力度（1）企业自身要建立和完善财务监督与监管机制，切实加强资金、物资的管理。单位要对自身财务活动进行检查、督促和处理处罚，是确保本单位财务行为符合国家法律、财政规章的手段，也是保证内部控制制度的有效执行，实现会计行为规范化。建立健全相关的财务决策制度、财务决策回避制度、财务稽核程序，内部审计制度，财务考核办法等。（2）加强对事业单位外部监督,社会审计和政府监督互补。财政部门作为管理会计工作的智能部门应承担起管理和监督的职