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週期性財務工作與期末結帳工作蔡文賢中央大學企管系教授SAPCertifiedFIConsultant壹、週期性財務工作（PeriodicFinancialActivitives）此工作包括：自動付款及收款程序監控分類帳、傳送適當的報表、催款帳戶以及收取利息建立循環期間，即實際分錄建立循環性的財務報表結帳程序1.自動付款程序哪一張發票何時支付支付給誰支付方法從那裡支付貳、自動付款及收款處理2.自動付款程序最好採用自動轉帳方式收款，收款後將更新總分類帳與顧客明細帳。在應收應付中，若有某一筆款項未付，則稱其為openitem，若已支付，則為cleareditem參、對帳單(Correspondence)1.發給顧客與供應商之對帳單內容包括：帳戶往來清單與未結項目清單通訊信函餘額確認文件選錄2.發給顧客之對帳單內容還須有：付款通知(PaymentNotices)付款單(PaymentForm)肆、過帳期間(PostingPeriods)可以藉由修改過帳期間，來對已非本期但未對帳之帳目進行對帳。過帳期間變數(PostingPeriodVariant)用以指定各類帳戶之開啟與關閉的過帳期間，以及前一年尚可調帳的期間(如下圖所示)數個公司碼可使用相同的過帳期間變數，以便同時一起控制。不同公司有可能其性質不同，結帳期間或許不同，故提供過帳期間變數來幫助處理。過帳期間圖示伍、期間結帳(PeriodClosing)1.會計期間之結帳工作包括以下三步驟（1）管理性結帳(ManagerialClosing))結帳前工作(Pre-CloseActivity)財務性結帳(FinancialClosing))結帳前工作(Pre-CloseActivity)記錄應有之週期性分錄或應計分錄。確認整體系統所有必要分錄均有記錄(如折舊、材料評價、薪資等)。確定所有外部程式均已執行。確認所有分錄有被記錄、取得管理性結帳（ManagerialClosing）會計期間之初步結帳。整個組織之成本分攤。內部報表之審視與分析。重新開啟會計期間，以修正及調整會計資料。財務性結帳（FinancialClosing）執行再調整程式以確保業務範圍與利潤中心之帳目平衡。重新對資產負債表評價，以考慮外匯之波動。調節FI與CO模組。執行財務會計之比較分析(如明細帳與總帳之比較分析)。產生供審視與分析之財務報告。1.會計期間之結帳工作包括以下三步驟（2）見下頁產生供審視與分析之財務報告資產負債表/損益表：可用不同的財務報表版本(FinancialStatementVersions)來編製，以供內外不同之需要。總分類帳資訊系統：產生不同財務報表版本之報告。鍵數字與財務比率分析。特種分類帳報告：依企業特定需要而產生報告。當貨品與發票之到達時間不同，使用的帳戶為GR/IR(GoodsReceived/InvoiceReceived)貨品先到，則借記存貨，貸記GR/IR；發票先到，則借記GR/IR，貸記應付帳款。若貨品或發票於期末仍未收到，GR/IR仍有餘額，其期末重新分類方法如下：2.GR/IR期末重新分類(GR/IRReclass)（1）貨到發票未到時所做的分錄2.GR/IR期末重新分類(GR/IRReclass)（2）Inventory5,0005,000GR/IR期末GR/IR重新分錄(發票仍未到)Inventory5,000GR/IR5,000GoodsReceivedNotInvoiced5,0005,000發票到貨未到時所做的分錄2.GR/IR期末重新分類(GR/IRReclass)（3）Acc.Payable5,000GR/IR5,000期末GR/IR重新分錄(貨仍未到)GR/IR5,000Acc.Payable5,000GoodsInvoicedNotReceived5,0005,000MM完成實體存貨物及物料評價SD所有已送出之貨品與發票應過帳HR將薪(工)資之資訊傳送到FI模組FI-AA（資產會計）將需要提列之折舊、應計之利息與稅過帳3.資產負債表之編製需要各模組之配合事項：資產負債表帳戶餘額結轉至下一期與開帳到年度末了時，要將本年度的餘額結轉至下年度中，其中只有實帳戶會有餘額如:資產、負債、業主權益4.損益計算使用者不需在年度末了時做手動過帳，因為在SAPR/3系統中有二項B/S項目會被自動算出：本年度利潤（損失）結轉至下一年度之利潤（損失）