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第1章会计新手入门第4章做事就要留有凭证通过前面几个章节的介绍，我们了解到，在会计核算中，编制会计分录是一项非常重要的工作。所有发生的经济业务都必须编制会计分录。这也是进行账户登记的依据。那么编制会计分录的依据是什么呢？首先，编制会计分录的依据就是记录所发生的经济业务的原始凭证，其次就是根据原始凭证所编制的记账凭证。所以，本章就要学习关于会计凭证的内容，编制会计凭证也是会计核算工作的开始。102\4.1会计凭证的种类我们经常提到会计凭证，那么什么是会计凭证呢？这里给会计凭证下个定义，会计凭证就是指记录企业经济业务发生及完成情况的一种书面证明，也是我们进行账簿登记昀基本的依据。会计凭证按照其填制的程序及用途不同，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。1.原始凭证原始凭证，也就是我们通常说的单据，指的是在经济业务发生时或者完成时所取得的（也可以是手工填制的）用来记录或者证明经济业务发生及完成情况的原始凭据。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据，是进行会计账簿登记的原始依据。以服务业发票为例，如表4.1所示。表4.1××市服务业、娱乐业、文化体育业专用发票发票联税号：110*********收款单位：××餐饮有限公司付款单位：××广告有限公司发票号码：0000049项目单价数量金额餐费58.00158.00小写合计￥58.00大写合计人民币伍拾捌元整收款单位（盖章有效）：收款员：×××开票日期：2010年6月3日2.记账凭证记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照各项经济业务的内容进行归类，并根据归类确定其会计分录后所填制的会计凭一发票联/103第章做事就要留有凭证4证。它是进行账簿登记的直接依据。记账凭证又称为记账凭单。它的依据是复式记账法的基本原理，确定该项经济业务是应借还是应贷及相应的会计科目，将原始凭证中所反映的一般数据转化为会计的语言，是介于原始凭证和会计账簿之间的中间环节，是登记明细分类账簿和总分类账簿的直接依据。以付款凭证为例，如表4.2所示。表4.2付款凭证贷方科目银行存款2010年3月28日银字第10号摘要借方总账科目明细科目记账符号金额购买材料款原材料甲材料√100000合计√￥100000财务主管记账出纳审核制单4.2会计凭证的作用任何单位在对其发生的任何经济业务进行处理时，都必须由经办和完成该项经济业务的有关人员从外部取得或者自行填制有关凭证，以书面的形式记录和证明所发生经济业务的内容、性质、数量、金额等，并在凭证上签名或者盖章，以表示对经济业务的合法性及凭证的真实性、完整性负责。任何会计凭证都必须按照企业会计制度规定的有关人员进行严格审核并确认无误后，才能将其作为记账的依据。合法地取得会计凭证，以及正确地填制、审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点，在会计核算中起着重要的作用。其在会计核算中的作用如图4.1所示。附单据张104\图4.1会计凭证在会计核算中的作用4.3原始凭证前面了解了会计凭证的种类及其作用，下面就按照会计凭证的种类分别对原始凭证和记账凭证进行详细介绍。首先是原始凭证，原始凭证主要包括以下四方面的内容。4.3.1原始凭证的基本内容因为企业经济业务的种类和内容不同，经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也有很大的区别。但无论是哪一种原始凭证，都必须做到记录的经济业务内容清晰，经济责任明确，因此，原始凭证应该具备以下基本内容，如图4.2所示。在实际工作中，根据经营管理和有些特殊业务的需要，除了上述的基本内容之外，也可以增加其他必要的内容。对于不同的单位经常发生的共同性的经济业务，有关部门也可以制定统一的原始凭证/105第章做事就要留有凭证4格式。例如，人民银行统一制定的银行转账业务结算凭证，标明了结算双方企业的名称、账号等内容；铁道部统一制定的铁路货运单，标明了发货单位、收货单位、提货方式等内容。图4.2原始凭证的基本内容4.3.2原始凭证的种类原始凭证是按不同的分类标准来进行分类的，其分类标准大致有以下四种。1.按照来源不同分类按照来源不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。●外来原始凭证。它指的是在经济业务发生或者完成时，由经办人员或者相关人员从其他单位直接取得的原始凭证，如购买货物所取得的增值税发票、向外单位支付款项时取得的发票、员工出差所取得的飞机票、火车票等。其格式如表4.3和表4.4所示。106\表4.3增值税专用发票发票联发票号：开票日期：年月日名称纳税人登记号购货单位地址、电话开户银行及账号货物或应税劳务名称计量单位数量单价金额税率（%）税额合计价税合计（大写）￥名称纳税人登记号销货单位地址、电话开户银行及账号收款人：开票单位盖章（未盖章无效）：表4.4×××统一收款收据年月日NO：今收到交来人民币（大写）￥收款单位收款人（公章）（签章）●自制原始凭证。它是指本企业内部经办相关经济业务的部门及经办人员，在执行或者完成某项经济业务时自行填制的、仅供本企业内部使用的原始凭证，例如收料单、领料单、限额领料第二联发票联购货方记账第二联收据/107第章做事就要留有凭证4单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资单、折旧计算表等。其格式如表4.5所示。表4.5领料单领料部门：领料编号：领料用途：年月日发料仓库：数量材料编号材料名称及规格计量单位请领实领单价金额备注合计发料人：审批人：领料人：记账：2.按照填制手续和内容不同分类按照填制手续和内容不同，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。●一次凭证。它是指一次性填制完成的，只记录一笔经济业务的原始凭证。例如，收据、领料单、借款单、银行结算凭证等。一次凭证是一次有效的凭证。●累计凭证。它是指在一定时期内多次累计记录发生的相同类型的经济业务的原始凭证。累计凭证的特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照企业内部规定的费用限额进行费用的控制，期末按照实际发生额来记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，具有代表性的累计凭证是限额领料单。其格式如表4.6所示。●汇总凭证。它是指将一段时期内发生的相同的经济业务进行汇总的凭证。汇总凭证是对相同类型的经济业务进行合并，从而可以有效地简化记账的工作量。常用的汇总凭证有工资结算汇总表、发出材料汇总表、差旅费报销单等。其格式如表4.7所示。第联108\表4.6限额领料单领料部门：领料编号：领料用途：年月日发料仓库：材料类别材料编号材料名称及规格计量单位领用限额实际领用单价金额备注供应部门负责人：计划生产部门负责人：领用退料日期请领数量实发数量发料人签章领料人签章退料数量退料人签章收料人签章限额结余表4.7发出材料汇总表年月日领用材料会计科目领料部门原材料包装物低值易耗品合计一车间二车间小计供电车间供水车间生产成本小计一车间二车间制造费用小计管理费用行政部门/109第章做事就要留有凭证43.按照格式不同分类按照格式不同，分为通用凭证和专用凭证。●通用凭证。它是指格式统一、使用方法一致的原始凭证，是由有关部门统一印制的。通用凭证可以在某一地区、某一行业使用，也可以全国通用。例如，某省（市）印制的收据、支出凭证等，在该省（市）是通用的；又如，由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。●专用凭证。它指的是由企业自行印制，仅在本企业内部使用的原始凭证，如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。4.按照经济业务不同分类按照经济业务不同，分为款项收付业务凭证、出入库业务凭证、成本费用凭证、购销业务凭证、固定资产业务凭证和转账业务凭证。●款项收付业务凭证是指记录银行存款和现金收付业务的原始凭证。例如，现金借款单、现金收据、支出凭单、零星购物发票、车船机票、银行支票、付款委托书等。●出入库业务凭证指的是记录原材料、产成品出入库等情况的原始凭证。这类凭证可以是一次性凭证，也可以是累计凭证，例如入库单、出库单、领料单、提货单等。●成本费用凭证指的是记录生产产品费用的发生及分配情况的原始凭证。这类凭证大多是企业内部自制的凭证，例如工资费用汇总表、折旧费用分配表、制造费用分配表、产品成本计算单等。●购销业务凭证指的是记录材料采购或者劳务供应、产成品（商品）或者劳务销售情况的原始凭证，前者为外来的凭证，后者为自制的凭证，例如提货单、发货单、交款单、运费单据等。●固定资产业务凭证指的是记录固定资产购置、调拨、报废和盘盈、盘亏业务的原始凭证，例如固定资产调拨单、固定资产移交清册、固定资产报废单和盘盈、盘亏报告单等。●转账业务凭证是指会计期间终了，为了结平收入和支出等账户，计算并结转成本及当期利润等，由会计人员根据会计账簿记录110\而进行整理制作的原始凭证。这类原始凭证没有固定格式，但需要注明制单人并由会计主管签章。4.3.3原始凭证的填制要求原始凭证是经济业务昀基础的资料，也是用来编制记账凭证的主要凭据。因此，正确地填制原始凭证在会计工作中非常重要。具体来说，原始凭证的填制必须符合下列要求。1.记录要真实原始凭证所填列的经济业务的内容和数字，必须是真实发生的，必须符合实际情况。2.内容要完整原始凭证所需要填制的内容必须填制完整，不要有漏项或者省略不填。日期应该按照经济业务发生之日填写，不能空着不填；名称要填写齐全，不得简化；品名或者用途要填写明确，不能含糊不清；有关人员的签章必须齐全。3.手续要完备企业自制的原始凭证必须有经办经济业务的部门和人员签名盖章；对外部单位开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部单位取得的原始凭证，要注意看是否加盖了单位的印章（公章、财务章或者发票专用章）。只有手续完备了，才能分清经济责任，才能保证原始凭证的真实性和合法性。4.书写要清楚、规范原始凭证要按照规定来填写，文字要简洁明了，字迹要工整清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不可以写连笔字，在金额前要加上人民币符号“￥”，人民币符号“￥”和阿拉伯数字之间不能留有空白，金额数字一律填写到角分，没有角分的，写“00”或者“—”，有角无分的，不得用符号“—”代替；大写金额用汉字壹、/111第章做事就要留有凭证4贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或者行书来书写，大写金额前没有印“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样与大写金额之间也同样不能留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或者“正”字，有分的，不写“整”或者“正”字。5.编号要连续各种凭证要连续编号，以方便查询。如果凭证已预先印有编号，例如发票、支票等重要凭证，在写坏、作废时，应加盖“作废”戳记，妥善登记保管，不得撕毁。6.不可以涂改、刮擦及挖补原始凭证如果有错误的，应该由出具单位重新开具或者进行更正，更正处应当加盖出具单位的印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重新开具，不得在原始凭证上更正。7.填制要及时各种原始凭证一定要填写及时，并按规定的程序及时送交到会计机构、会计人员进行审核。增值税专用发票的填制方法如表4.8所示。表4.8增值税专用发票发票联发票号：000032开票日期：2011年08月28日名称达兴商贸有限公司纳税人登记号110******购货单位地址、电话详细填写开户银行及账号按实际填写货物或应税劳务名称计量单位数量单价金额税率（%）税额销售货物吨508004000017%6800合计50800400006800价税合计（大写）人民币肆万陆仟捌佰元整￥46800名称利兴经销处纳税人登记号110*******销货单位地址、电话详细填写开户银行及账号按实际填写第二联发票联购货方记账112\4.3.4原始凭证的审核在收到原始凭证后，还应该对其进行严格的审核，审核程序及相关的审核制度由企业的会计部门制定，并监督执行。具体包括以下几方面的内容。●审核原始凭证的真实性。原始凭证作为会计核算的基础信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。真实性，就是该原始凭证是根据真实的经济业务编制的，也就是说，其包含的日期、内容、金额等都是与事实相符的。如果是企业自制的