实验一 会计信息系统基础设置及管理

实验一会计信息系统基础设置及管理［实验目的及要求及要求］通过完成本次实验，要求理解会计信息系统基础信息及系统管理的设置在整个会计信息系统中的作用及其重要性，掌握设置的具体方法及操作步骤，学会如何建立单位新账套及调整相关参数，以适应具体单位的日常工作需要，并能根据实际工作情况的不同，设置不同人员岗位，相互监督制约，共同协调完成账套日常工作及能较好地进行软件的维护。［实验内容］第一步，建立一套新的单位账套；第二步，增加新账套的具体操作人员，并按工作岗位的需要进行财务分工，分配权限；第三步，设置新账套共享的基础信息，调整软件参数，以适应具体工作需要。第四步，备份新账套数据。［实验准备］已正确安装用友软件教育专版。［实验资料］1．建立新账套（1）账套信息账套号：123；账套名称：武汉光谷高新电子技术有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：2004年12月；会计期间设置：1月1日——12月31日。（2）单位信息单位名称：武汉光谷高新电子技术有限公司；单位简称：光谷高新；单位地址：武汉市武昌区东湖路36号；法人代表：张子仪；邮政编码：430000；联系电话及传真：87284488；电子邮件：[e-mail];税号：128467920888664。（3）核算类型该企业的记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：新会计制度；账套主管：邱泽阳；选中“按行业性质预置科目”复选框。（4）基础信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。（5）分类编码方案该企业的分类方案如下：存货分类编码级次：1223客户和供应商分类编码级次：223收发类别编码级次：12部门编码级次：122结算方式编码级次：12地区分类编码级次：223成本对象编码级次：122科目编码级次：42222（6）数据精度该企业对存货数量、单价小数位定为2。2．操作人员设置及分工（1）01邱泽阳（口令：1）——账套主管负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始设置工作；负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运形；负责总账子系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作；负责报表管理及其财务分析工作。具有系统所有模块的全部权限。（2）02吴彦祖（口令：2）——软件操作员负责现金、银行账管理工作。具有出纳签字权、现金、银行存款日记账和资金日报表的查询及打印权、支票登记权以及银行对账操作权限。（3）03章敏（口令：3）——软件操作员负责总账子系统的凭证管理工作以及客户往来和供应商往来管理工作。具有总账子系统的填制凭证、自动转账定义、自动转账生成、凭证查询、明细账查询操作权限。具有工资、固定资产、应收系统、应付系统的全部操作权限。（4）04李小路（口令：4）——软件操作员负责购销存业务。具有采购管理、销售管理、库存管理、存货核算的全部操作权限。3．设置基础档案武汉光谷高新电子技术有限公司分类档案资料如下。（1）部门档案部门编码部门名称部门属性部门编码部门名称部门属性1综合管理部管理部门203汉阳销售分部专售软件101总经理办公室综合管理204沌口销售分部售配套用品102财务部财务管理3采购部采购供应2销售部市场营销4生产部研发制造201汉口销售分部专售打印纸401研发室技术开发202武昌销售分部专售硬件402制造车间生产制造（2）职员档案职员编码职员名称所属部门职员属性101张子仪总经理办公室总经理102邱泽阳财务部会计主管103吴彦祖财务部出纳104章敏财务部会计201张家辉武汉销售分部部门经理202林若兰武昌销售分部经营人员203孙浩汉阳销售分部部门经理204贾敬闻沌口销售分部经营人员301李小路采购部部门经理401周渝民研发室部门经理402李若彤制造车间部门经理（3）客户分类分类编码分类名称01事业单位0101学校0102机关02企业单位0201工业0202商业0203金融03其他（4）供应商分类分类编码分类名称01硬件供应商02软件供应商03材料供应商04其他（5）地区分类地区分类分类名称01东北地区02华北地区03华东地区04华南地区05西北地区06西南地区（6）付款条件编码信用天数优惠天数1优惠率1优惠天数2优惠率2优惠天数3优惠率3013052026054152301039054202451（7）客户档案客户编号客户名称客户简称所属分类码所属地区税号开户银行银行账号地址邮政编码扣率付款条件编码发展日期001武汉东湖职业技术学院东职学院010102工行52763810-Y武汉市武昌区湖滨路特1号4300005012004-12-01002深圳四海公司四海公司020202135626895248957工行88862392深圳市东兴工业园56号1600002004-12-01003上海天全咨询公司天全咨询020303265821211148565工行58963231上海市徐汇区东一路19号2004322004-12-01004南京喜洋020101526789中行6895南京市平56012004喜洋洋装饰公司洋装饰25455421025123房区南巷路368号0760-12-01（8）供应商档案供应商编号供应商名称供应商简称所属分类码所属地区税号开户银行银行账号邮编地址发展日期001天津万达有限公司万达0202256163613213126中行55668563360019天津市桥南区十里埔26号2004-12-01002武汉清华紫光分公司清华紫光0102256266226112233中行89561568100078北京市朝阳区宣武路13号2004-12-01003武汉大学多媒体教学研究中心多媒体研究中心0403325689123123898工行5567787430072武汉市珞瑜路100号2004-12-01004湖北三环商务印刷公司三环印刷0303310103695431012工行8511507200232上海市浦东新区东方路1号2004-12-01（9）开户银行01工商银行武汉分行水果湖支行，账号：6895566821。［操作指导］1．启动系统管理执行“开始”|“程序”|“用友软件教育专版”|“系统服务”|“系统管理”命令，系统管理启动并在任务栏中以后台方式运行。注意：如果启用某个产品模块，系统管理也会自动启动并以后台方式运行。2．登录系统管理（1）单击任务栏的“用友软件教育专版［系统管理］”按钮，进入“用友软件教育专版［系统管理］”窗口。（2）执行“系统”|“注册”命令，打开“系统管理员登录”对话框。（3）系统中预先设定一个系统管理员Admin,第一次运行时，系统管理员密码为空，单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。注意：为了保证系统的安全性，在“系统管理员登录”对话框中，可以设置或更改系统管理员密码。如设置系统管理员密码为super的操作步骤是：首先选中“改密码”复选框，单击“确定”按钮，打开“设置操作员口令”对话框，在“新口令”和“确认新口令”文本框中均输入super，最后单击“确定”按钮。一定要牢记设置的系统管理员密码，否则无法以系统管理员的身份进入系统管理，也就不能执行账套数据的输出和引入。考虑实际教学环境，建议不要设置系统管理员密码。3．增加操作员（1）执行“权限”|“操作员”命令，进入“操作员管理”窗口，窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框，按下表中所示的资料输入操作员。编号姓名口令确认口令所属部门完成操作001邱泽阳11财务部单击“增加”按钮002吴彦祖22财务部单击“增加”按钮003章敏33财务部单击“增加”按钮004李小路44采购部单击“增加”按钮（3）最后单击“退出”按钮结束，返回“操作员管理”窗口，所有操作员以列表方式显示。再单击工具栏中的“退出”按钮，返回“用友软件教育专版［系统管理］”窗口。注意：只有系统管理员才有权限设置操作员。操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同账套，操作员的编号也不能重复。设置操作员口令时，为保密起见，输入的口令以“*”号在屏幕上显示。所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。4．建立账套（1）执行“账套”|“建立”命令，打开“创建账套”对话框。（2）输入账套信息。已存账套：系统将已存的账套显示在下拉列表中，用户只能查看，不能输入或修改。“［999］演示账套”是系统内置的。账套号：必须输入。本例输入账套号123。账套名称：必须输入。本例输入“武汉光谷高新电子技术有限公司”。账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为C：\WINDOWS\SYSTEM\UFSYSTEM，用户可以手工更改，也可以利用“…”按钮进行参照输入，本例采用系统的默认路径。启用会计期：必须输入。系统默认为计算机的系统日期，更改为：2004年12月“。输入完成后，单击“下一步”按钮，进行单位信息设置。（3）输入单位信息。单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。本例输入“武汉光谷高新电子技术有限公司”。单位简称：用户单位的简称，最好输入。本例输入“光谷高新”。其他栏目都属于任选项，参照实验资料输入即可。输入完成后，单击“下一步”按钮，进行核算类型设置。（4）输入核算类型。本币代码：必须输入。本例采用系统默认值RMB。本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”。企业类型：用户必须从下拉列表框中选择。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。本例选择“工业”。行业性质：用户必须从下拉列表框选择。系统按照所选择的行业性质预置科目。本例选择行业性质为“新会计制度科目”。账套主管：必须从下拉列表框中选择。本例选择“001邱泽阳”。按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该复选框。本例选中“按行业性质预置科目”复选框。输入完成后，单击“下一步”按钮、，进行基础信息设置。（5）确定基础信息。如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，也可以等到分销软件启动时再设置分类核算。按照本例要求，选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”4个复选框，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”，单击“是”按钮，稍候，打开“分类编码方案”对话框。（6）确定分类编码方案。为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。按实验资料所给内容修改系统默认值，单击“确认”按钮，打开“数据精度定义”对话框。（7）定义数据精度。定义数据精度是指定义数据的小数位数，如果需要进行数量核算，需要认真填写该项。本例采用系统默认值，单击“确认”按钮，弹出系统提示“创建账套{武汉光谷高新电子技术有限公司：［123］}成功。”单击“确定”按钮。5．财务分工（1）执行“权限”|“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。（2）选择123账套；2004年度。（3）从操作员列表框中选择“邱泽阳”，选中“账套主管”复选框，确定邱泽阳具有账套主管权限。注意：由于在建立账套时已设定“邱泽阳”为账套主管，此处无须再设置。一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。（4）选择“吴彦祖”，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框，双击左侧的“GL总账”使之变为蓝色；根据实验资料在右框中双击需取消的权限，使之变为白色，单击“确定”按钮。同此，设置操作员章敏的权限。（5）选择“李小路”，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框，双击左侧的“IA存货核算”、“PU采购管理”、“SA销售管理”、“ST库存管理”，使其变为蓝色；单击“确定”按钮，返回“操作员权限”窗口。（6）单击工具栏中的“退出”按钮，返回系统管理。注意：在系统管理中，对操作员的权限设置分为几个级别。最高级别为账