工会财务管理软件讲课

工会财务管理软件讲课安徽省总工会财务部陈月富软件安装•通用财会软件（工会版7.0）分为单机版（即ACCESS版）、网络版（即SQLServer版），但为了安装方便，只在安装开始画面选择时，进行单机版或网络版的选择，两者的安装过程是一样的，现以单机版安装为例进行说明。•1．将通用财会软件（工会版7.0）光盘放入光驱中，双击桌面上“我的电脑”图标，在打开的窗口中，用鼠标左键双击光盘驱动器符号，显示光盘中的文件或目录。双击AutoRun.exe文件，进入安装选择界面•2．点击安装ACCESS版（或者点击安装SQLServer版），开始通用财会软件的安装，如图所示。软件安装软件安装•3．单击“下一步”，将显示许可协议，单击“同意”将显示下一个安装画面。选择“不同意”将退出安装程序。•4．输入姓名及单位名称。5．单击“下一步”，显示“选择安装目的地”画面。•6．选择软件将要安装的目录。系统默认为“C:\ProgramFiles\Gasfgh70”,若要改变路径，可单击“浏览”按钮，在“选择路径”对话框中选择新的安装目录。•7．单击“下一步”，显示“选择程序文件夹”画面。默认文件夹为“通用财会软件（工会版7.0）”•8．单击“下一步”，系统显示出所有的安装信息，如果正确无误，可单击“下一步”，开始复制文件。软件安装•9．文件复制完毕，显示出图Ⅰ—4所示画面：•10．单击“下一步”，稍等片刻，待ADO组件安装完成。•11．单击“完成”，软件安装完毕。•Access网络版的设置方法：•作在为服务器的计算机上正常安装Access版软件，并将软件目录下的Data文件夹设置为完全共享。然后在客户端计算机上找到该共享文件夹，并映射为网络驱动器，再进行客户端软件安装，在安装过程进行到选择安装目的地时，将数据文件夹中的安装账务数据前的勾选项去掉，点浏览将路径设为映射网络驱动器，即可。一、系统管理•双击“通用财会软件（工会版7.0）”，然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。•启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，ACCESS版第一次登录，直接点击“确定”即可登录系统SQLServer版第一次登录要先进行数据库设置，输入服务器名称，用户名以及密码（这些信息可以从你们的系统管理员处获得），一、系统管理•第一次只能以系统管理员（dba）的身份进入系统，在“用户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。为了系统的安全，应及时为dba设置一个密码。•系统管理员（dba）不能删除，用户只需增加即可。一、系统管理•用户必须先建一个会计帐套，新建账套是为一个核算单位建立财会核算的账簿体系（数据文件）1．在系统管理子系统的主窗口中，单击账套管理图标打开账套管理窗口。在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上〖新建〗按钮，打开增加账套对话框。在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。•1）账套代码：以3位字母或数字标识一个账套，必须唯一。我们这里输入辽宁省总工会，在建立沈阳市工会和鞍山市总工会，在建立岫岩县总工会•2）账套名称：账套的名称。最大长度为10个汉字。•3）账套类型：从下拉列表中选择您要操作的账套类型。本系统中提供县以上工会单位及基层工会单位两种账套类型供选择，用户应根据本单位性质选择。一、系统管理一、系统管理•4）会计科目代码长度：•·科目级数：科目总级数为10级，不能改变。•·代码长度：设置每级科目的代码长度，总长度不能超过25位。本系统中，一级科目代码长度设定为3位，二至十级科目的代码长度自行定义。•·是否使用内置会计科目：该复选项必须选择，系统强制必须使用内置会计科目。一、系统管理•５）其他设置：•·本位币：设置本账套的记账本位币的代码和名称。默认是RMB：人民币。•·会计年度／启用月份：定义账套启用的会计年度和月份。默认日期为当前登录的年度和月份。•·结账截止日期:在下拉列表中选择结账截止的日期。•·会计期数：每个会计年所包括的会计期数目，本系统将每个自然月定义为一个会计期，共12期。•·部门级次：定义本账套的部门编码录入时的级次规则。一、系统管理•（二）修改账套•修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。•（三）删除账套•如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该账套。一、系统管理•·只有系统管理员才有删除账套的权限。•·删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。•·如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。•删除帐套必须把数据库的某年删除后。才能再建立同样帐套。如删除001辽宁省总工会。建立001沈阳市总工会。必须把这个路径001删除才可以建立•·删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。•·如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。•删除帐套必须把数据库的某年删除后。才能再建立同样帐套。如删除001辽宁省总工会。建立001沈阳市总工会。必须把这个路径001删除才可以建立一、系统管理•用户管理是对使用系统的用户进行管理，包括用户的基本信息管理及用户权限管理。本系统内置两个用户：系统管理员dba和一般用户guest。dba拥有“系统管理”中的所有权限，而用户guest的权限则由系统管理员来设置。一、系统管理•增加用户是对有权使用本系统的人员进行登记注册。•1．在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上出现用户管理窗口：•2．选择【编辑】菜单中的【增加用户】，或单击工具栏中的〖增加〗按钮，窗口右边“编辑区”清空。•1）代码：这里根据经验还是写你自己的名字好，当然也可以如001、00等。•2）名称：最长为10位，不能为空。还是写你的名字。•3）岗位：选择新用户的“岗位”信息。包括：系统管理、主管、出纳、会计，可以为空。一、系统管理•3．密码：输入新用户的初始密码。为用户设置密码，以防止他人非法进入系统。用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。•密码最大长度为10位。密码在屏幕上显示为星号（*）。•4．填写完毕后，必须单击“保存”按钮，同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续增加下一个用户。•注意：•·系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。代码可以写你的名字•·对于新增加的用户，系统根据不同的岗位，为用户设置默认的系统使用权限。设置后，岗位变更将不改变其权限。•·用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。一、系统管理•修改用户信息•对于系统中已有的用户信息进行修改。如会计升为主管•1．在用户列表中选中要修改的用户，此时窗口右边显示出该用户•的信息。•2．可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。•3．单击“保存”按钮，即可完成修改。一、系统管理•删除用户•对不再有权限使用本系统的人员从记录中删除。•1．在用户信息列表中选中要删除的用户。•2．选择【编辑】菜单中的【删除用户】，或单击工具条中的〖删•除〗。•3．根据系统给出提示信息，确认是否删除。删除后，该用户信息将从列表中消失。•4．已使用过的用户不允许删除。但先将其日志删除后，则允许删除。一、系统管理•为了保证数据的安全性，还需要对已经进入系统的用户设置权限。用户的权限是指用户对每个子系统中各项功能的操作权限。你进入系统看不见帐套。就是用户权限没有设置好•1．在用户信息列表中选择要设置权限的用户。•2．选择【权限】菜单中的【权限设置】，或单击工具栏中的〖设置〗按钮。打开“用户权限”话框。•3．为当前用户设置权限。一、系统管理•设置权限的方法：•Ａ：系统管理权限•选中的权限功能对于本系统中所有账套均有使用权限。•Ｂ：账套及功能权限•①在“账套及功能权限”列表中选择某个账套。•②设置列表中最右边一栏的选择框。•·如果选中，表示当前用户可以使用该账套；•·如果取消选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。•一、系统管理•③当选择了某个账套后，在“功能名称”列表中设置当前用户对各项功能的使用权限。方法是设置列表的最右边一栏的选择框。•·选中，表示当前用户对所选的账套可以使用该功能；•·取消选择，表示当前用户对所选账套不能使用该功能。•·如果要设置或取消某个子系统中的所有功能权限，可双击列表左列中对应的子系统名称。•·如果要为当前用户赋予所有的权限，可双击“功能权限”列表中“功能名称”列表头。•④单击“确定”按钮，权限设置完成。单击“取消”按钮，本次权限设置无效。一、系统管理•数据管理是为账务数据提供各种保护功能。包括：数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。•数据备份是将本系统存放在硬盘中的数据建立软盘副本或硬盘文件副本，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故或操作造成的硬盘数据丢失；一旦硬盘数据被破坏，通过恢复功能能使系统数据得到尽快恢复以保证业务的正常进行。一、系统管理•数据的恢复是指当计算机发生故障或账务处理系统软件发生故障时，使当前的账务数据遭到破坏而必须对已备份的数据进行恢复处理，它将使当前的财会数据恢复到系统破坏前的状态或最接近的状态。•恢复已删除数据是对已删除的年度账进行恢复。•1．在【数据】菜单中选择【显示所有账套】，在“年度账”列表中将列出当前所选账套中的所有年度及其数据文件信息，包括已经删除的年度账。•2．按照“数据恢复”过程进行数据恢复。•3．若想不显示已删除的年度账信息，可再次选择【数据】菜单中•的【显示所有账套】。一、系统管理•对整个财会管理系统的基础信息、凭证、部分账表的引出操作。•1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据引出的账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。•2．在“年度账”列表中选择进行数据引出的年度账。•3.从【数据】菜单中选择【数据引出】，或按工具条中的〖引出〗，弹出“数据引出”对话框•4．双击引出项左侧的方框，选中需要引出的部分选项，或单击“全选”按钮选中所有选项，确认后系统出现提示窗口•5．单击“确定”后，即开始数据引出操作。一、系统管理•对整个财会管理系统的基础信息、凭证、部分账表的引入操作。是数据引出的反向操作。•操作日志用于记录各用户使用本系统的详细情况，便于系统管理员查看每个人的工作详细记录，对系统进行维护。系统管理员及其他用户在进行操作后，在日志文件中会有相应的记录。日志管理包括“日志查询”和“日志删除”。二、账务处理•账务处理是整个通用财会软件的主体和核心部分，包括期初建账、日常账务处理、月末结账和年末结账。期初建账包括建立各种编码和设置账务参数；日常账务处理以记账凭证为依据，可完成对记账凭证中分录信息的分类汇总，生成总账、明细账、日记账等账务信息；月末、年末结账主要完成各科目余额的结转。二、账务处理•1．在“通用财会软件”中双击账务处理图标，屏幕首先显示通用财会软件主画面，然后进入用户登录，如图二、账务处理•一、基础设置•编码是计算机存贮数据和查询数据的基础和前提条件。在初次使用通用财会软件时，首先要通过基础设置建立各种编码和设置会计参数。这些代码表包括：部门、项目、银行、职工类别、职工。如果这些代码表尚不能满足一个单位会计核算要求，通用软件还提供了由用户自定义核算编码的功能。会计参数的设置包括：会计期、货币、会计科目、结算方式、多栏账设置、凭证类型和参数设置。二、账务处理二、账务处理部门是指一个单位从行政上划分的一个内部管理机构，如管理部门、各分厂、各车间等。职工指在本单位从事科研、服务或管理等工作的全部人员。职工类别指从单位管理等工作的需要而人为地将职工区分为不同的类别。如在职、离休、退休等等。在本软件中主要用于工资转账及工资汇总。银行指本单位使用到的不同银行的信息。项目指本单位需要独立进行收支核算的各种项目，如投资项目、科研项目、建设项目等。二、账务处理•自定义核算：核算类（6个级次）--核算项目•本系统为账套设置的会计期，不能修改。但可以查看各会计期起始日及是否结账。•货币是指一项经济业务发生时所使用的价值计量单位。在通用财会软件中，本位币已由用户在账套中设置，各种外币业务可以折算到本位币上，生成本位币账。对于有外币核算要求的单位