工商企业的财务漏洞

工商企业的财务漏洞•什么是财务漏洞？•它包含两层意思：第一，应该是说财务上处理不当之处。第二，公司内部控制制度的缺陷伪造，利用一些未授权的交易，造成浪费或达到非法目的。一，工业企业的财务漏洞•（一）、现场浪费：浪费是指一切不增值的活动。•第一步：寻找浪费的源头：•《红楼梦》王熙凤上任头一件就是找浪费源头：•凤姐总结出：头一件是人口混杂、遗失东西；第二件，事无专执，临期推委；第三件，需用过度，滥支冒领；第四件，任无大小，苦乐不均；第五件，家人豪纵，有脸者不服铃束，无脸者不求上进”。•探春、李纨和宝钗临时代理“财政大臣”职务时比王熙凤做得更好。探春一接手，•第一刀砍的是自己舅舅不合理的丧葬补贴；探春生母赵姨娘之弟赵国基死了，一个“大管家娘子”吴新登媳妇故意不说以前丧葬补贴的数字，也不出主意，要看看这位年纪轻、无经验、涉及自己与生母关系的探春如何处理。探春坚持按照制度，查明旧账，依照往例，赏银20两，不肯多加，既回击了别人的故意刁难，又不怕与生母发生当面冲突，鲜明地表现了探春的坦荡胸怀和无畏的战斗精神。•第二刀砍的是包括她自己在内的公子小姐们重复支付的月钱；探春提出取消宝玉、贾环、贾兰三人上学的点心、纸笔一年各八两银子的费用，因为这一项开支其实是以他们上学为名津贴给袭人、赵姨娘、李纨的，而她们三人本来就各有月银，不必再重复开支。•第三刀则是改革大观园的管理办法和副业收入分配办法，以调动园中众婆子的积极性，做到增收节支。•李纨对这种“承包制”作了更为简练的概括：“省钱事小，园子有人打扫，专司其职，又许她们去卖钱。使之以权，动之以利，再无不尽职的了。•在工业企业里浪费源头主要体现在：•人：遵守纪律、工作效率、责任心、经验、适任、身体健康、人际关系•设备：设备能力、工艺要求、保养及润滑、故障率、噪音如何•物料：数量、质量、标识、杂质及次品否、进货周期、加工方式等•方法：工序合理吗？安全吗？能保证质量吗？温度/湿度合理吗、通风和光照良好吗？•比如：一位新员工，没有给予适当的训练，就分派到工作站去操作机器，其所造成作业上延误的后果，就相当于机器死机的损失成本。所以要加强设备操作人员技能培训。•比如：缩短生产线，运用先进方法对生产线上的人数进行优化，尽量做到越精简越好，愈长的生产线需要愈多的作业员和愈多的在制品。人愈多，会有愈多的人为错误等不良发生，使质量成本上升，而且会使人工成本也上升。同时缩短生产线，降低库存，减少搬运，都减少了空间的需求。•比如：减少机器停机时间，机器停机会中断生产活动，以致过多的在制品、过多的库存以及过多的修理工作，质量也受损害。这些要素都增加了生产成本。•备注：财务是企业开源节流的智囊团，应该把握机会，发表意见，在部门会议上发出自己应有声音，助企业利润最大化，效益最大化。这财务追求卓越的主要表现。•第二步：现场改善的流程：计划、实施、核查、对策。•比如：我国汽车工业企业，一般的物流成本起码占整个生产成本的20%以上，差的公司基本在30%到40%，而国际上物流做得比较好的公司，物流的成本都控制在15%以内。•上海通用在国内外还拥有180家供应商，是怎么提高供应链效率、减少新产品的导入和上市时间并降低库存成本的呢？•①有些是本地供应商所生产的，会根据生产的要求在指定的时间直接送到生产线上去生产，不进入原材料库。•②有些用量很少的零部件，为了不浪费运输车辆的运能，充分节约运输成本，上海通用聘请一家第三方物流供应商，由他们来设计配送路线，然后到不同的供应商处取货，再直接送到生产线上。•③上海通用一条生产流水线可以生产不同平台多个型号的产品，如同时生产别克标准型、较大的别克商务旅行型和较小的赛欧。这种生产方式对供应商的要求极高，即供应商必须处于“时刻供货”的状态，会产生很高的存货成本。而供应商一般不愿意独自承担这些成本，就会把部分成本打在给通用供货的价格中。为克服这个问题，上海通用与供应商时刻保持着信息沟通。公司有一年的生产预测，也有半年的生产预测，让供应商也看到公司的计划，让他们能根据通用的生产计划安排自己的存货和生产计划，减少对存货资金的占用。•（二）、工业企业要严防防止被供应商控制，及相关采购漏洞•许多企业对某些重要原材料过于依赖同一家供应商,导致供应商往往能左右采购价格,对采购方施加极大的影响或压力,这样采购方就落入供应商垄断供货的控制之中。•应对策略：•1、扩大采购范围:当采购方得到许多商家的竞价时,不管实际能供货的有几家,采购方准有把握找到最佳供应商。扩大采购范围全球采购往往可以打破供应商的垄断行为。•2、另找一家供应商:独家供应有两种情况：•A、供货商不只一家,但仅向其中一家采购；多半是采购方造成的,将原来许多家供货商削减到只剩下最佳的一家，只要“化整为零”,变成多家供应商,造成卖方的竞争,对方自然不会任意抬高价格。保持供应商之间的良性竞争。•B、仅此一家别无分号。是供应商造成的,如独占性产品的供应商或独家代理商等。,破解之道在于开发新来源,包括新的供货商或替代品。供应商知道采购方没有其他货源,可能会咬定一个价,但采购方可以说服供应商在送货、延长保修期、付款条件等方面作出让步。•3、严防企业自身的采购人员与供应商结盟，获取不当利益。•曾有朋友对我说：我现在手里有一个项目，报价过去了以后，对方采购说我们的价格太低了，我不知道他的意思是不是想让我把价格抬高点，然后从这个价格里捞点油水呢？•比如：在协理宁国府的过程中，王熙凤娴熟地运用了不相容职务应予以分离这种内部控制手段。•授权和审核这两项大权由她亲自掌握，执行、记录和保管这些不相容职务由不同的下人担任。•例如，丫环彩明作记录员、买办作采购员、库房作保管员等。•（三）、仓库管理中的漏洞与防范•我在大型工业企业做财务主管时，每天要求材料库主管及成品库主管每天发工作日志及工作分析给我，这两个环节没管理好，企业的财务核算就无从谈起。•大型工商业都应该实行存货条码管理：采购条码扫描枪以及条码打印设备，打印箱标以及各种业务单据，提高出入库等作业效率和作业精度。•仓管员每天所做的工作可以概括为：收货、发货、退货、备货；物料标识、•摆放及账本（系统数据）对应的整理工作；•仓管员的责任心可以表现在：•1、对日常的账与物要做到确认再确认，以确保一致；•2、完成一件工作后要作（做）自我检查，以发现问题及时解决；•3、对每天的工作进行总结和反思，以提高工作质量；•4、有强烈的时间观念，凡事及时处理，不说等一下；•5、工作主动，而不是被动等待安排；•6、对工作现场管理做到眼到手到，•遗憾的是，很少仓管员能日复一日地坚持这样做。•库存信息的失准对企业的影响：物料就有可能提前订购或订购不及时，要么库存增加、资金占用，要么因缺货而导致订单的推迟甚至取消。•1、入库时要把好三关：•数量关：入库时要点清数量；•②质量关：•③单据关：单据不全不收，手续不齐不办。审核收到的单据与来料是否相符和一致，并及时送单给录单员。•2、保管：•①摆放科学：摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取•②确保质量：防锈、防尘、防潮、防压、防爆、防变质、防损害、防跌落•③确保安全：防灾、防霉变、防损、防呆滞、防报废•④帐、卡、物相符（数量、库位、状态必须与ERP系统一致）•3、盘点：相当于总结、规范物料的核销制度，严防浪费、消除呆料及坏帐。•4、发放：根据不同的生产需求，决定具体的发料方式，目的是确保及时供应生产、保障销售、服务企业赢利大计。•仓库较常出现的问题：•表现一：仓管员把多出来的货拿出去卖等现象，多货一般出现在本应给客户的赠品，送货人员没有拿走忘留在仓库。•表现二：已报破损商品充好发出。导致有盈余，私下变现或拿走。•这二种还是比较胆小的做法，从账面数字上不容易看出来。仓库不能长期只要让一个人管理，那样的话容易出现专政，库房里面的东西很杂，多一个少一个也看不出来，所以最好还是要两个来个互相监督，分别负责管理工作，倒班每日清点，问题出在谁的班上，调查谁，制度及人的素质都很重要。••【案例】：有一个老板是销售化妆品的，仓库设有几处，其中总仓的保管是老板的妹妹担任，因为老板请的自已的妹妹，当然放心了，有好几次，会计到仓盘点，发现保管的实物和会计的账不符，会计查账时，老板说是会计的账做错了，后来，会计到仓库突击检查，发现老板的妹妹在收钱，还有几个顾客在仓库拿货，会计这时终于明白是什么回事了，然后问保管为什么这样做，保管说，这是我们家的东西，想怎么处理就怎么处理，这是典型的内耗，老板任用亲人，如果管理不好，内耗更严重。如果会计没有现场检查，根本就不知道有销售款在账务之外。•【案例】：有一个做食品的经销商，经营各种品牌的牛奶，牛奶由司机送到各个卖场，有一个春节后的周末，财务人员到仓库盘点，发现有几大箱牛奶放在仓库外面的场地上晒太阳，于是就问保管，保管说是已经堆了几天了，没有人来办理入库，后来经打听，这几箱牛奶是几天前一个送货的司机顺路稍过来的，当时没有人接收，司机把货卸到仓库门口就走了。这在企业是一种很常见的现象，有的企业会司空见惯，见惯不怪了。但仔细想下，什么地方有问题？退货的流程有问题，财务人员没有参与退货管理中。•【控制】控制原则，牵制、岗位不兼容，比如保管只收货、发货、不开单据，领料单、收货单、提货单由另一不同的岗位担任。•（四）生产数据管理漏洞及防范•成本漏洞：•（1）公司的财务成本核算是不是只达到统计局的水平？•（2）成本核算不准确有什么危害？销售得越多为什么还越赔钱？•（3）成本核算有那些基本要求？怎么样才能做到精准核算？••比如：A由于该产品工艺复杂，用的辅料也较多，会计都没有考虑，把原材料成本乘以2报成公司的生产成本。致使公司某产品比市场上同类产品都要好销售，销售量是同类公司的几倍，结果到年底公司算总帐，却没有赚钱，结果导致全公司白忙活了一年!•成本核算是一个专业又细细致的过程，需要相关会计人员从采购入库，到生产领料，到生产过程的统计归集，到完工入库等一系列精确周密的监督及核算流程，在仁和的C班管理课程里有详细的讲解。在这里就不一一细述。•【案例】：打个比方，一个服装厂投入1000件的外套，平均每件外套耗用布料1.2米，如果投入1200米的面料，必须生产1000件的外套，如果当月入库了998件，那余下的2件要么就没完工，要么就浪费了，总之，这个数据是有平衡关系的，车间管理通常通过定额管理来控制成本，但是如果一个企业，在生产初期，没有定额的资料来控制，也就是没有限额领料单管理，生产是一种粗放式的生产，数据没有人跟踪，这时很容易造成隐形浪费。•【控制】：定额管理、损耗控制、数据分析、成本核算•（五）周转材料管理漏洞及防范•1、物品没有登记造册；•2、没有专门的领用部门；•3、购买后直接使用，没有办理入库手续；•4、员工异动时，物品没有办理交接；•5、残废物品报废时没有手续，周转材料报废没有人监督，相关人员把残值变现后，款项不交公司；•6、经常购买办公用品，而另一方面有很多物品闲置；•如很多管理人员利用财务对贵重物品没人登记造册，将贵重物品长期据为已有，时间长了，就变成自已的东西。如数码相机、高档摄像机、移动硬盘等高档办公用品。给员工宿舍配的电视机、洗衣机、空调等，这些物员因为是公用的，没有指定责任人，员工离职、异动，就可以随时带走。•案例1：•某公司有一个给老板开车的司机，这个司机经常跟随老板，有时参加老板的一些社会活动，司机常年累月的背着一个摄像机，不熟悉的人以为摄像机是司机本人的，因为他下班也随身带着。后来，司机换岗了，然后给老板摄影的人换成了人事部的专人，摄像机也换了，原来的那台摄像机一直由司机带着，后来，司机离职了，摄像机也带走了。后来问人事部，人事部的经手人也换了，也说不清楚。•案例2：•某公司给员工宿舍配备了洗衣机、彩电等，一个宿舍住几个人，大件物品是公用的，其中有员工不想住集体宿舍，然后在外面另租了房子，于是，顺便把彩电带走，因为其他的员工都不知道是公司配给大家集体用的，久而久之，彩电成了私人物品，把公司财产当成公司发的福利。•【控制】周转材料不同于固定资产，数量多，流动性大，管理起来有一定