成本会计应用计算机入门和准备

第1章成本会计应用计算机入门和准备【内容简介】本章主要讨论成本核算的一般流程和方法；MicrosoftExcel和MicrosoftAccess的基本操作以及如何利用VBA使各项操作自动完成。成本会计是运用会计的基本原理和一般原则，采用会计的基本方法，对企业在生产和经营过程中发生的各种耗费和产品或劳务成本进行连续、全面、系统的确认、计量、计算等活动。成本会计是现代会计的一个重要分支，包括成本预测、成本计划、成本决策、成本控制、成本分析和成本核算等具体内容。其中，成本核算是成本会计的基础。成本核算的计算工作量比较大，计算工程很规范，并且基本上每月的工作是重复的，需要编制各种成本计算或分配的表格。因此，成本核算特别适合采用计算机处理。但是，由于各类企业生产经营活动的内容不同，成本核算的过程和方法差别很大，因此，购买商品化的、现成的专用成本核算软件，并非是明智的选择。因为这些软件要么价格过高、要么是不能适应企业成本核算的需要。除非是大型企业可以从企业信息化整体考虑，实施ERP计划。一般的中小企业，自己动手，利用各种能够得到的价格相对比较便宜的通用软件实施企业成本核算，进而开展成本分析、预测、决策、计划等，是一个实用、可行的实施方案。采用计算机来完成成本核算和成本分析、预测、决策等任务，离不开选择适当的应用软件。企业在选择应用软件之前，首先要对企业的实际情况和软件市场有一个整体的了解。软件市场上各种应用软件种类繁多，从使用上讲，可分为两大类：一类是应用面广泛的通用应用软件；一类是专用于企业会计、财务、管理方面的专用应用软件。由于通用应用软件应用的面比较广，操作比较规范、简便，价格也比较便宜。对于中小企业，采用通用应用软件是一种明智的选择。计算机在成本会计中的应用·2·1.1使用Excel建立表格1.1.1Excel操作界面和主要功能MicrosoftExcel是微软公司推出的很有特色的电子表格软件，具有非常强大的数据处理、数据管理和报表制作功能。对于成本会计人员，Excel是进行成本核算、成本分析、预测决策的最重要的工具。Excel是微软公司Office系列办公软件之一，Excel有很多版本，从5.0版起，功能上已经基本定型，只是在操作的界面和简便性上提高不少，在与网络的结合方面也有较大改进。本书主要介绍Excel2000。Excel的界面如图1-1所示。图1-1第1章成本会计应用计算机入门和准备·3·Excel操作非常简便，但是功能却非常强大，应用面非常广泛，主要运用在财务、会计、统计、行政等领域。Excel的主要功能有以下几个方面：1．表格制作。Excel可以编制各种样式的财务或统计报表，可以通过建立查询从各种数据库中直接取数完成表格的编制。2．数值运算。Excel的公式和函数功能极大地方便了数字运算和数值处理，几乎可以完成所有的财务和会计日常业务所碰到的各种数据加工、处理和计算工作。3．数据分析。Excel的数据分析功能强大，可以制作各种分析方案和数据透视表，进行各种分析。4．VisualBasicforApplications（VBA）的运用。VBA运用在Excel，使Excel成为完全的开发环境，有时候仅仅使用宏录制器，便可以构建完美的宏，实现程序的自动操作。1.1.2建立表格的格式操作Excel最常用的功能就是编制各种格式的表格，为了使表格更美观，更容易阅读和理解表格的内容，通常要对表格进行格式化操作。Excel把表格看成是各个单元格的集合，每个单元格的格式组成表格的整体格式。单元格格式操作主要通过使用菜单栏的格式命令打开单元格格式面板和使用格式化快捷工具条完成。格式化快捷工具条如图1-2所示。图1-2使用格式化快捷工具条可以比较方便地对单元格进行格式化操作。但是，工具条提供的仅仅是一些常用的格式工具，要使用其他一些比较操作，就需要打开单元格格式面板进行操作。单元格格式面板如图1-3所示。格式化面板有6个标签，其中“数字”标签提供各种数字格式，包括数值、货币、会计专用、日期、时间等格式，并可以根据需要自定义各种格式。“对齐”标签提供水平和计算机在成本会计中的应用·4·垂直对齐方式、文本的缩进量、自动换行、文本方向、倾斜角度等格式功能。“字体”标签提供字体、字形、字号、下划线、颜色、上下标等格式功能。“边框”标签提供各种边框线的设置、颜色、类型等格式功能。“图案”标签提供单元格底纹图案和颜色等格式功能。“保护”标签提供单元格锁定、隐藏和工作表保护功能。图1-3表1-1是运用各种格式化工具编制的表格，其中，表格的标题采用“楷体”字体、“粗体”字形、18号字号、并且跨列置中。表内各行的标题和各列的标题采用“隶书”字体、“标准”字形、11号字号，表内的数字采用“TimesNewRoman”字体、“标准”字形、11号字号，所有单元格都居中。表1-1南希公司年度销售情况表产品一季度二季度三季度四季度全年A产品25302563246312368792B产品24652856245618549631C产品25872684254313579171D产品27092512263014259276合计102911061510092587236870第1章成本会计应用计算机入门和准备·5·单元格格式化使表格更加清晰、更加易于理解。1.1.3Excel的公式和函数Excel通过在单元格中输入的公式和函数进行数值计算或处理，所有公式和函数都是以等号开头，如“=A1-B1”、“=SUM(A1:B12)”。如果省略等号，Excel会将输入内容作为文字或数值处理。Excel的公式和函数依赖于单元格引用，单元格引用有3种方式：1．相对引用。相对于输入公式的相对位置引用单元格，当含有公式或函数的单元格移动或复制时，相对位置的列差和行差保持不变。2．绝对引用。是对于固定位置的单元格的引用，应在单元格的列号行号前加上一个美元符号如“$A$1”，可以在引用时按“F4”键，系统会自动加上“$”。3．混合引用。该引用包含绝对引用和相对引用，如“A$1”的列为相对引用，行为为绝对引用。Excel的公式和函数有两种，一种是一般公式或函数，如在C1单元格中输入公式“=A1-B1”，表示将A1单元格的值减去B1单元格的值的结果放在C1单元格中。另一种是数组公式，数组公式由一个数值数组或一组单元格的引用组成，一般多用于函数的输入。如：在C3单元格输入数组公式“{=SUM(IF(MOD(ROW(A1:B30),2)=0,A1:B30,0))}”。这个数组公式的意思是将A1:B30单元格范围的各偶数行单元格的值相加，并将结论放在C3单元格。其中，SUM用于求和，IF函数用于判断是否是偶数行，“MOD(ROW(A1:B30),2)=0”表示行号除以2的余数是否等于0，等于0的就是偶数行。数组公式输入时应该在输入公式内容后，同时按下Shift+Ctrl+Enter键，即先按住Shift和Ctrl两键，然后再单击Enter键。这时，在编辑栏里可以看到用花括号{}括起来的数组公式。注意，不要执行输入花括号。单元格引用样式也有两种，即A1引用样式和R1C1引用样式。A1引用样式表示在绝对位置上引用，R1C1引用样式表示可以在相对位置上引用。为了使公式或函数能够更好地被理解，可以给单元格或单元格区域命名。要给单元格或单元格区域命名，可以先在工作表中选定要命名的单元格或单元格区域，再选择“插入→名称→定义”菜单命令，并在“工作簿名称”编辑框中输入具体名称，或选择“插入→名称→指定”菜单命令，指定工作表的列标题或行标题为单元格区域的名称。也可计算机在成本会计中的应用·6·以在选定要命名的单元格区域后，单击编辑栏左端的“名称”文本框，并直接输入名称来对选定的单元格区域命名。要使单元格引用后在公式中能够正确的显示单元格或单元格区域的名称，还要选择“插入→名称→应用”菜单命令。使用名称可以使公式或函数更加易于阅读，同时，在创建公式时可以粘贴名称。在输入公式时，可以使用“插入→名称→粘贴”命令，并在“粘贴名称”列表框中选择要用的名称。这种方法既可以减少击键，加快操作时间，也可以防止输入错误。图1-4就是使用了名称的公式，在编辑栏里，公式完全以汉字表示。图1-4使用名称的公式，更容易理解，也比较容易记住。1.1.4Excel的图表和数据透视表功能Excel的图表和数据透视表是非常有用的两项功能。图表是以图形方式来表达表格中第1章成本会计应用计算机入门和准备·7·的数据，通过使用图表可以更形象、更直观地理解表格数据的意义，图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。使用者可以在工作表上创建图表，或将图表作为工作表的嵌入对象使用，也可以在Web页上发布图表。Excel的图表有两种，一种是嵌入式图表，嵌入式图表“浮”在工作表上，是置于工作表中的图表对象，保存工作簿时，此图表会随工作表一同保存。当要查看或打印图表及其源数据或工作表中的其他信息时，嵌入式图表就非常有用。另一种是独立图表，又称图表工作表，它是工作簿中只包含图表的工作表，独立于工作表数据或数据透视表报表。该图表在用户希望单独查看图表或数据透视图报表时，图表工作表非常有用。数据透视表是一种交互式工作表，用于对已有数据清单、表和数据库中的数据进行汇总和分析。使用“数据透视表和数据透视图向导”可指定所需的源数据。在创建数据透视表报表之后，就可以通过拖动数据字段和数据项来显示和组织数据。数据透视图是为现有数据清单、数据库和数据透视表报表中数据提供图形化分析的交互式图表。在创建了数据透视图报表后，就可以查看不同级别的明细数据，或通过拖动其字段和项或显示和隐藏下拉列表中其字段的项来重新组织图表的布局。对于常规图表，用户必须为要查看的每张数据摘要视图创建一张图表。对于数据透视图报表，则只需创建一张图表，而用户可以通过使用鼠标以多种方式查看汇总情况。如果要比较相关的总计值，尤其是在要汇总较大的数字清单并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表报表。在要使用Excel进行排序、分类汇总和汇总时，就应该使用数据透视表报表来达到预期的目的。如果要在Excel中创建常规图表，则可以使用“图表向导”。例如某企业的历年销售情况如表1-2所示，使用Excel的图表功能绘制的数据图表如图1-5所示。表1-2历年销售情况表年份销售量2000年5632001年5722002年5832003年594如果要创建数据透视图报表，则使用的方法将取决于所使用的源数据。如果要创建数据透视图报表用以反映同一工作簿中已有数据透视表报表的视图，则可以使用“图表计算机在成本会计中的应用·8·向导”。如果要创建的数据透视图报表并不基于某个已有数据透视表报表的视图，则可使用“数据透视表和数据透视图向导”。使用此向导时，Excel会自动创建相关联的数据透视表报表。历年销售情况表5405505605705805906002000年2001年2002年2003年图1-5常规图表的源数据是直接链接到工作表单元格上的，而数据透视图报表并不直接链接到工作表单元格上。它们可基于多种类型的数据，包括Excel清单和数据库、需要进行合并计算的多个数据区域以及外部数据源（如MicrosoftAccess数据库和OLAP数据库）。1.1.5Excel的数据库功能“数据库”就是为了实现一定的目的，按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，虽然Excel工作表最大的用处是处理数值型数据，但是，Excel工作表也可以用于存储和检索文本及其他非数字型信息的数据库。从某些方面看，Excel是中小企业理想的数据管理工具，因为Excel的数据管理和分析的功能十分强大。Excel可以像其他专业数据库管理系统一样进行数据查询或检索。在Excel中，数据清单是数据库的代名词，根据设计元素和使用方式，Excel会自动将数据清单认作为工作表，Excel数据库表的列可以看作是数据库的字段，行可以看作数据库的记录，一般可以将列标题作为字段标签，可以以不同的字体或字形与列中的数据区分开来。Excel数据清单可以交互使用，或者通过