廉洁有效财务管理指南（pdf 52)(1)

来自附錄附錄一《建築物管理條例》(第344章)摘錄23附錄二《防止賄賂條例》(第201章)摘錄31附錄三年度預算範本34附錄四預算和實際收支的比較範本37附錄五季度收支概算表範本39附錄六年度收支表範本41附錄七資產負債表範本43附錄八管理費按金分項範本45附錄九憑單範本46附錄十每月銀行對帳表範本47附錄十一內部檢查工作核對表範本48来自中国最大的资料库下载廉潔有效財務管理指南本指南的版權由民政事務總署、廉政公署和香港會計師公會共同擁有。歡迎複印當中任何內容作非商業用途，但須註明出處。任何有關本冊子的查詢，請聯絡：a)民政事務總署電話：21238399傳真：21470984電郵：[e-mail])廉政公署電話：21585920傳真：26016447電郵：[e-mail])香港會計師公會電話：22877228傳真：28656603電郵：[e-mail]二零零七年六月本指南由民政事務總署、廉政公署和香港會計師公會編製，僅供參考，其內容並非專業的法律意見。對於在個別情況下如何引用《建築物管理條例》，如有疑問，應尋求律師的協助。雖然民政事務總署、廉政公署和香港會計師公會已盡力確保本指南的內容正確無誤，但對於任何因使用或依據本指南所載的資料而引致的責任，民政事務總署、廉政公署和香港會計師公會均不會負責。来自引言指引的目的財務管理是大廈管理一項重要的工作，必須有完備的制度和有效的監管，這不但可以確保經費運用得宜和大廈財政健全，還可以減少貪污舞弊和其他不當行為。本指南由民政事務總署、廉政公署、和香港會計師公會合作編製，旨在協助業主立案法團(法團)有效地管理財務，內容包括如何採取適當的監管措施，以擬備預算、運用基金和備存帳目。附錄載有文件範本，以供參考。角色與責任《建築物管理條例》(第344章)(條例)賦權法團設立基金和維持銀行戶口，以便管理有關的大廈。此外，法團的管理委員會(管委會)須擬備預算和財務報表(包括收支表和資產負債表)，並在有需要時讓業主和主管當局(即民政事務局局長)查閱。財務報表須經管委會主席及秘書或司庫簽署，並連同會計師報告(如適用的話)，在法團業主周年大會上提交法團省覽。單位數目多於50個的大廈，有關的財務報表必須由執業會計師(或執業會計師事務所或會計師執業法團)審計和作出報告，說明他認為財務報表是否妥為擬備，以真實而中肯地反映該法團的財務往來以及該法團在財務報表的結算日期當日的財務狀況，而他可附加他認為適當的附帶聲明。法團可聘請職員或委聘物業管理公司管理大廈和執行上述部分職務，但管理大廈的權力和責任昀終仍屬於法團。因此，管委會作為法團的代表，必須妥為監督員工或物業管理公司的工作。條例的有關條文節錄載於附錄一。負責大廈管理的人士必須留意《防止賄賂條例》(第201章)的規定。来自廉潔有效財務管理指南該條例訂明，在代理人為其主事人處理事務或業務時，未得主事人批准，任何人均不得向代理人提供利益，而代理人也不得接受任何利益。代理人如使用虛假的文件、收據或帳目欺騙其主事人，也屬違法。就大廈管理而言，“代理人”指管委會個別委員或受聘提供各項服務的職員；“主事人”則指法團或聘用有關職員的公司。《防止賄賂條例》的有關條文節錄載於附錄二。来自每年預算制定預算的目的條例規定，管委會須擬備預算，列明支付妥善管理大廈公用部分和法團財產的各項開支合理所需的款項，以及預留款項，以供用作任何屬未有預計或緊急性質的開支。擬備預算，可讓業主大概知道未來一年法團的運作收支預測。內容詳盡的預算，會列明管委會計劃在預算期內的工作的範疇和先後次序，從而提高管理工作的透明度，並且加強外部監察。管委會和業主可根據預算的內容，定期比較實際開支與預算開支，並按比較結果採取修正措施，藉以監管已計劃的工作的成效和進展。審慎理財法團管理大廈公用地方和法團財產所需的開支，由管理費、主要工程項目(例如保養、翻新和改善工程)儲備金、其他收入(例如公用地方的租金)和銀行利息支付。法團是獨立的法律實體，以自負盈虧方式運作，因此應嚴密監察收入和開支情況，以保障業主的利益。下文列出一些在擬備預算時須注意的審慎理財原則：•應避免制定赤字預算；•除應急外，管理費按金不應用作支付經常開支或資本開支，而有關按金須在支用後的合理時間內補足；•預留用作支付主要工程的開支、未能預計的開支或緊急開支的款項，只可用作既定用途，不應用作支付經常開支；•應預留足夠但不過量的儲備金；来自廉潔有效財務管理指南•在大幅增加開支前，應徵詢業主的意見；及•應採取適當措施，以減低可能引致財務損失的風險。擬備預算一般而言，須為每個財政年度擬備一份預算。擬備預算應注意以下各點：•相同性質的收入或開支項目，應納入同一預算總目項下(大廈管理的常見預算總目，見附錄三)；•覆檢所有現有的收入項目、經常開支項目及非經常開支項目；•根據適當的準則，估計所需的預留款項(例如參考以往的合約價格、市場價格、通脹率或承辦商／供應商的報價)；•紀錄各預算總目項下的分項，以及擬備預算時所依據的準則和作出的假設，以解答日後的查詢；•把預算開支與去年的實際開支比較，留意是否有重大的差異；•如有需要，在預算加上註釋，解釋新工程項目或開支有重大差異的原因；及•管委會應有所準備，解答業主就預算提出的任何查詢。公布預算草案增加管委會運作的透明度，有助業主有效地管理大廈。我們非常鼓勵管委會徵詢業主對預算草案的意見。管委會在進行諮詢工作時，應考来自慮以下做法：•把預算草案張貼於大廈顯眼處(例如法團的告示板)一段合理的時間(例如7天)，或派發予各個業主；•如有新工程項目，以及預算開支與去年的開支有重大差異，應加以解釋；•公開查詢預算的聯絡方法，例如指定的管委會委員的姓名和聯絡電話號碼；•預留合理的時間(例如14天)，讓業主發表意見；及•通知業主是否會召開法團業主大會，以討論和通過預算草案。審批預算管委會應聽取業主就預算草案提出的意見和建議。如大部分業主持不同意見，管委會應參考大多數人的意見，修訂預算草案。預算草案經修訂後，應按上述程序再徵詢業主的意見。在徵詢意見後，預算草案應交由管委會審批，昀理想是由法團在會議上通過。應注意的是，法團通過預算，不等同法團批准增加管理費或大廈管理基金的業主繳款，而增幅超過條例的規定。根據條例，如其後建議釐定的管理費或大廈管理基金的業主繳款的增幅，超過之前釐定的款額的150%，必須由法團藉業主大會通過的決議批准。公布獲批的預算我們非常鼓勵管委會向所有業主公布獲批的預算。預算獲批後，管委會可把預算張貼於大廈顯眼處(例如法團的告示板)一段合理的時間(例来自天)，或派發予各個業主。根據條例，管委會應按業主及其他獲授權人士要求，在收取複印費後提供預算的副本。檢討與修訂預算預算應每隔一段適當的時間(例如每季或每半年)進行檢討，讓管委會和業主知道大廈管理工作以及已計劃的工程或活動的進展。通過檢討，可分析預算收支和實際收支之間的差異，並找出出現差異的原因。檢討預算可參考以下各點：•更新各預算總目項下的實際收入和開支；•比較預算收支和實際收支，留意是否有重大的差異；•找出出現重大差異的原因；•就重大差異採取修正措施(例如加快工程進度，增加預留款項等)；•向業主公布檢討結果、問題原因和修正措施；及•有所準備，解答業主就預算提出的查詢。預算和實際收支的比較範本載於附錄四。風險管理條例賦權法團為大廈的公用部分及法團財產購買第三者風險保險，也賦權法團為大廈購買火險及其他風險的保險。此舉為着保障法團及業来自主，避免因意外而需要作出公眾責任賠償或修復損毀的公用財產，因而出現財政困難。賠償或修復費用可能會為法團和業主帶來沉重的財政負擔。為保障業主利益，我們促請法團：•為大廈及相關構築物購買公眾責任保險，昀理想是也為其他風險購買保險，並保持有關保單有效；•定期檢討和評估任何存在或潛在風險(例如火警、斜坡、高空墮物、正在進行的維修及保養工程)可能造成的影響，並制定預防措施及對策(例如清理在公眾地方的垃圾，以減低發生火警的危險)；•主動進行預防性質的大廈維修及保養計劃(例如定期檢查大廈狀況及消防裝置)；及•加強業主及承辦商的公眾安全意識(例如在工程進行期間必須採取安全措施)。来自廉潔有效財務管理指南備存帳目及帳項紀錄有關帳目的法例規定條例規定：•法團須以本身名義開立和維持一個有利息的銀行戶口，並只將該戶口用於大廈管理方面；•管委會須備存帳簿、帳項紀錄以及有關的證明文件昀少6年；•管委會須在法團註冊日期起計昀遲15個月內，以及其後每12個月，擬備法團財務報表(須包括收支表及資產負債表)。法團財務報表須由管委會主席及秘書或司庫簽署；•大廈單位數目如多於50個，法團須委聘執業會計師或執業會計師事務所或會計師執業法團審計財務報表。獲委聘的會計師須作出報告，說明他認為該財務報表是否妥為擬備，以真實而中肯地反映該法團的財務往來以及該法團在財務報表的結算日期當日的財務狀況，而他可附加他認為適當的附帶聲明；•管委會須在法團業主周年大會上，把法團的財務報表以及會計師的財務報表審計報告(如適用的話)提交法團省覽；•司庫須在每一段連續3個月的期間後的1個月內，擬備法團的收支概算表，並於大廈的顯眼處展示至少連續7天；•司庫須按業主及其他獲授權人士的要求，在收取複印費後向該等人士提供財務報表及會計師報告(如適用的話)的副本，或法團的季度收支概算表的副本；来自•管委會須在不少於5%的業主要求下，准許業主或業主委任的任何人在任何合理時間內，查閱任何有關法團的單據、發票、憑單、收據或其他文件；及•如法庭作出命令，管委會須准許獲法庭授權的任何人士在任何合理時間內，查閱任何有關法團的單據、發票、憑單、收據或其他文件。誠信管委會委員受法團委託處理大廈的管理事宜，委員一職重視誠信，因此，他們履行任務時，必須誠實盡責。為維持誠信，管委會委員應：•遵行法團通過的任何決議；•申報利益和避免任何利益衝突(例如在法團委聘的承辦商的業務擁有財務利益，使用法團的承辦商處理私人事務等)；及•避免與法團的承辦商或供應商的交際應酬過於頻密，或接受他們過分優厚的款待。擬備帳目妥善備存的法團帳目報表，可顯示法團的財務往來和財務狀況，有助管委會及法團作出恰當和合理的管理決策。妥善擬備的法團帳目報表，對於管委會在任期屆滿時，把法團的財務事宜順利移交下一屆管委會，尤其重要。擬備帳目報表應注意以下各點：•管理費按金應按各業主單位列出結算分項數字，如按金帳目有任何變動，應在財務報表說明；来自廉潔有效財務管理指南•應以分類帳目分開紀錄各類收支項目(例如維修及保養費用、薪金、公用事業設施費用等)；•應在合理時間內把帳項記入適當的帳目內；•定期(每月或昀少每季)就各分類帳目內的帳項作出總計，以便擬備收支概算表；及•在會計年度結束時，把所有個別帳目(包括資產負債表的帳項)作出總計，以便擬備財務報表。文件範本(包括有關樓宇管理的季度收支概算表、收支表和資產負債表，以及管理費按金的分項細目)載於附錄五、六、七及八。憑單的用途妥善的存檔系統，可方便查閱和檢索分類帳目內各個項目的證明文件(例如發票、收據等)。這些證明文件十分重要，可用以核實會計紀錄，