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•照片档案的管理•一、概念介绍•1、照片档案•国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。•2、常规照片档案•用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。二、照片档案管理现状国家关于照片档案的管理规范国家技术监督局2002年批准发布国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002苏州市出台的相关文件苏州市档案局档发［94］21号文件《关于国家标准照片档案管理规范的贯彻意见》苏州档案局档发［98］16号文件《关于加强对机关照片档案管理的意见》•照片档案存在的问题：1、收集不全。2、整理凌乱。3、装具混乱。尤其是收集不全的问题特别突出。a材料不全b底片不全c照片说明不全•三、照片档案的作用•1、历史记录的真实见证。•2、维护单位利益的旁证。•3、基建维修的依据。•四、照片档案的收集•1、范围(七个方面)•a本单位各种重要工作会议的照片。•b党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察检查本地区本单位的工作时的照片。•c本单位重要外事活动照片。•d记录本单位重大事件活动的照片(反映主要工作职能、工作成果)•e本单位获得各种荣誉的照片。•f与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充)•g其它具有保存价值的照片。•2、归档时间a随时归档b阶段性工作结束归档c年底归档3、归档要求：a底片、照片、说明三者齐全b底片与照片影像相符c注意画面形象d有选择性的归档•五、照片档案的整理：1、照片档案的整理原则。有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于利用的原则。照片档案分为照片和底片两大部分，底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。•2、照片档案的组卷方法•分专题，混年度组卷法•分年度，混专题组卷法3、照片底片档案的装具式样。•照片档案的案卷格式•1、封面，芯页，内封面。•2、内封面的填写。•档号、案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限。3、卷内目录的填写。照片号(底片号)、照片题名、拍摄时间、备注。•4、照片说明a符号说明b文字说明(六要素)事由时间地点人物背景摄影者•文字说明的编写要求a概括揭示照片反映的全部信息b文字简洁，语言通顺，一般不超过200字c用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“.”来表示，即1999.10.25。5、照片背脊标签编制方法•标签格式及填写方法。案卷背脊粘贴标签。上部贴四线格标签。全宗号目录号案卷号卷内照片流水起止号11-50底片的整理1、底片可不分类。2、底片的组卷。3、底片按时间先后排列编号。4、底片芯页。大张照片、底片的整理大张照片、底片与其他照片、底片一同整理，单独存放。(一般卷放)大张照片的文字说明，写在相应的案卷内，并在卷内目录中注明“大张”。数码照片的管理平时存放在电脑硬盘中，设置相应的目录夹。•归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘，给一个光盘顺序号。•每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成照片做成照片档案。•数码照片分辨率最起码要达到1280dpi*960dpi以上，采用光盘介质bmp或jpg格式。数码照片参照底片管理。数码照片做在照片档案中时，在底片号一栏填写：光盘号+目录顺序号+照片号。比如：GP.1.2-3其中GP指数码照片刻录成的光盘，1指某一年度，2指该年度中的第二次活动，比如职代会。--3是指照片号，该活动中的第三张照片。编制数码照片检索指南编号填写：光盘号+目录号标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称编号标题照片张数编制保管期限备注部门日期年月日GP.1.12007.1.17省教育厅高红处长检查教学工作10GP.1.22007.2.8学校召开职代会，王芳校长主持，市教育局李玉副局长到会15GP.1.3GP.2.1GP.2.2照片(底片)档案整理要求：1、要组成保管单位(即组成案卷)，数码照片要刻录成光盘。2、案卷题名要大致概括卷内照片的基本主题。3、编号要规范、准确、清晰，不得出现重复，漏编或空号。4、说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。5、装订美观，卷内目录、备考表填写完整。6、有完整、符合标准格式的案卷目录。•会计档案管理•一、定义•会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。•二、新会计档案管理办法出台•1、1984年6月1日财政部、国家档案局出台《会计档案管理办法》•2、1998年8月21日财政部、国家档案局下发文件，新的《会计档案管理办法》自1999年1月1日起实施。•三、会计档案管理•1、会计档案收集归档•a归档范围(四部分)•会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。•会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。•财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。•其他：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。b不归档范围会计管理、预算计划等财务管理方面的文件材料不属于会计档案归档范围。c归档时间当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。•2、会计档案的分类：四大类•会计凭证类•会计账簿类•财务报告类•其他类3、会计档案的组卷组卷工作由会计部门负责。(分三步)核算单位-------年度-----类型4、组卷方法•会计凭证会计凭证会计账簿•会计报表5、编目编号按核算单位--年度编一个流水号，从第一本凭证开始为1，连着帐簿、财务报告到其他类结束，一个年度流水号。一个核算单位编制一本案卷目录，给定一个目录号。6、移交归档手续a内部移交移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。•b单位之间移交会计档案•应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等内容。•交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。•各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案目录清册。•在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。•出纳人员不得兼管会计档案。•7、会计档案上架排列•首先核算单位分开，按年度、案卷号依次排列。