事业单位电子档案管理的主要措施的论文

事业单位电子档案管理的主要措施的论文摘要：近年来，我国事业单位在社会发展中所发挥的作用越来越大。事业单位作为服务广大人民的窗口，它的工作质量直接影响着人民生活。因此，有必要对事业单位职能的发挥给予足够的重视。目前事业单位的电子档案管理方式，与传统的档案管理相比有很大的提升，不仅大大减轻了工作人员的压力，提高了工作效率，还使得档案的查询和搜索等更加简单便捷，从而使事业单位的整体工作质量得到提升。本文对目前事业单位的电子档案管理的主要措施进行了具体分析，希望对我国事业单位的快速发展有所帮助。关键词：事业单位；电子档案管理；措施1事业单位电子档案管理现状随着社会的发展，办公自动化也在逐步地扩展。在目前我国的事业单位中，电子档案管理的方式正受到较为广泛的关注和应用。通过将档案信息电子化，不仅方便了对相关数据的录入和检索，使工作的简便性大大提升，降低了人员的工作压力，提升了工作的效率，还提高了事业单位的整体工作质量，使单位的发展与社会发展相协调，进一步提升了服务水平。另外，档案的电子化与传统相比虽然都有收集、整理和保存等环节，但在安全性、传输性以及可修改性等方面却有很大不同，这一方面给档案的管理带来很多优势，另一方面也造成了很多隐患。2电子档案管理中出现的主要问题2.1安全性问题。档案管理电子化虽然给相关人员带来了很大的便捷，提高了管理效率，但同时，它也造成了较大的安全问题。在现代，互联网已蔓延到各个行业及各个领域，它在带来很大好处的同时也使数据和信息的安全受到很大威胁。由于进入互联网的门槛较低，再加上全球网络正朝着共享性和开放性的方向发展，这就使得不法分子接近相关数据信息的难度大大减小，通过制造专门的病毒和木马等或者直接潜入目标的数据库中，窃取、篡改或破坏相关数据，给相关人员带来较大的损失。计算机系统中出现漏洞是十分普遍的事，这就使互联网所带来的风险始终存在，再加上在数据通过U盘等工具进行转移时所产生的泄露风险、计算机软件或者硬件的突然故障导致系统瘫痪的风险等问题，更突显了电子档案管理安全问题的重要性。另外，由于现代的黑x所使用的技术越来越高级，大多数防火墙往往防不胜防，在遇到较大的威胁时不能很好地起到作用。再加上电子档案管理人员的素质参差不齐，部分人员不能及时对档案系统的安全措施进行及时的维护和升级，使得数据信息面临较大威胁，而当管理人员为追求个人利益而泄露部分档案信息时，也不易被上层领导察觉，这进一步增加了档案管理的难度。2.2兼容性问题。由于各个事业单位的电子档案管理系统有一定差异，导致在不同的单位之间进行档案信息的传输和共享时可能会出现兼容性问题，从而造成信息往来的不便。在目前，大多数事业单位的电子档案的接收格式有很大不同，这十分不利于上级进行统一的管理，同时，又由于每个部门在对档案进行制作和处理时所使用的软件和所采取的形式不同，最终使得文件的形式差异较大，这给文件的管理工作带来很大难度，大大降低了档案管理的工作效率。2.3保管问题。电子档案的保管与纸质档案有较大区别。在保管纸质档案时，要注意的是防水、防火、防潮、防虫等问题，而电子档案的保管则略有差异。首先，电子档案同样要进行水和火的防护，防止水和火对电子设备造成损害；其次，电子档案在进行保管前，要彻底的查杀病毒和木马，要保证档案文件自身的安全，必要情况下还要进行加密工作，定期进行安全检查，确保记录信息的完整性和安全性；再次，要选择质量较好的存储设备，避免因设备的损坏而导致文件丢失；最后，还要对保管环境进行控制，远离有害气体和强磁场环境，同时选择合适的温度和湿度条件。2.4归档问题。由于电子档案具有一定的可重复性和可逆性，使得相关人员在对档案进行修改时不会产生修改痕迹，从而减少了在进行归类时所产生的错误，同时，由于错误可以被及时更正，为工作带来很大的便捷，但是，电子档案的这种性质也使其面临档案的真实性无法得到保证的问题，由于档案可被人无痕迹修改，使得其内部的数据信息无法被看出是否被人刻意改动，进而影响档案的使用。电子档案由于是通过虚拟的方式形成的，相关人员可以随时进行数据信息的修改等工作，使得其文件真伪的辨别难度大大提升，另外，由于其载体可通过复制粘贴等方式进行变更，从而使其缺乏法律方面的效力，因此，在电子档案的真实性和原始性的界定方面目前还存在较大问题。3相应的解决措施3.1加强安全防护。事业单位应定期的对档案管理系统进行升级和维护，设置完善防火墙系统，及时的'进行病毒和木马的查杀工作，定期进行漏洞的修补，对网络的安全加大监测力度，及时引进国外先进软件进行系统的防护工作。同时，要对设备所处的环境进行检查，远离水源和易燃易爆物品，对含有有害气体和较大磁场的环境应及时进行处理或更换设备安置地点。另外，还要提升管理人员的素质，提升人员的安全责任意识，必要时可制定危机处理应急方案以降低安全问题出现时所造成的损失。3.2规范统一格式。对于事业单位来说，若要减少在进行文件共享以及传输等情况下出现的不兼容问题的发生，唯有通过在各单位之间建立共同的标准，将格式等进行规范和统一，摒弃具有特殊格式的软件，使文件类型等保持一致。通过建立电子档案规范制度，对电子档案的收集、整理、保存等方面的具体细节进行严格规定，从而大大方便事业单位的整体工作效率，提升事业单位的服务质量。3.3加强档案文件真实性。档案文件的真实性和原始性的加强主要是通过借助先进的计算机技术以及严密的制度来实现。首先，事业单位应引进国外先进的文件加密技术，使得每次档案修改的内容及修改时间等信息完完全全的被记录下来，通过对电子档案的内部结构以及背景等的元数据进行保留，方便日后的查询和追踪工作；其次，要在制度上进行设置，在有相关人员进行档案的修改时务必要经过上级的批准，通过采用身份验证管理方式，防止无关人员对数据信息的篡改，具体来说，可使用包括用户信息验证、数字证书认证以及输入密码口令等方法，来对用户的权限进行一定限制，保证档案数据的真实性和原始性。4结论事业单位的电子档案管理工作还存在着诸多问题，包括安全性问题、兼容性问题、归档问题以及保管问题等，可通过加强安全防范措施、制定相应标准统一格式以及提升管理人员素质等方式来进行解决，从而提升事业单位的工作质量，减少错误的发生率，提升事业单位的服务水平。本文对事业单位电子档案管理的主要措施进行了仔细分析，对存在的问题进行了客观详细的探讨，并给出了部分解决方法，为相关研究人员提供了一定帮助。