安全生产标准化记录管理制度

安全生产标准化记录管理制度1、目的确保安全记录完整、准确、清晰，以证明安全体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正、预防措施提供客观证据。2、范围1、本程序适用于酒店安全管理体系所涉及的所有安全记录的管理。2、本程序规定了安全记录的分类、形式、编制、审核、编号、格式修改、填写、收集、存档、贮存、借阅、销毁的要求。3、职责1、保卫部是安全记录的归口管理部门，负责制定、修订本程序，并负责监督执行。2、各单位负责人负责批准本单位的安全记录清单与记录归档管理。4、管理要求1、质量记录的标识、编号、填写、保存、保护、借阅、复制和销毁执行质量体系的记录控制程序。2、各专业职能部门下发的记录，必须制定填写标准和要求的规定，使记录填写标准统一化。3、记录管理工作程序见图一。4、安全记录的分类表一、、安全记录分类表记录类别记录范围1、与安全运行有关的记录包括文件的修订、变更记录、考核记录、安全内审报告、管理评审记录及报告、组织安全工作计划及总结、安全责任书、培训记录、安全会议记录、合格承包商和供应商名单、危害识别及风险评价记录、法律法规识别与获取及跟踪记录、风险控制及隐患治理记录等。2、与安全日常管理有关的记录包括各类安全作业票证、各类安全管理台帐、班组安全活动记录、安全工作月报表、事故调查和处理报告、消防记录等。3、来自承包方的安全记录包括承包方的安全运行、检查监督及考核记录等。5、安全记录的形式5.1、书面、照片。5.2、电子媒体、磁带、磁盘。6、安全记录的编制、审核及批准6.1、各单位根据安全活动的需要建立安全记录表格时，由使用单位编制后送交本单位领导审核及批准并报主管部门备案。6.2、安全记录的使用单位在送审安全记录表格时，应由本单位领导在会审单上确定其保管地点和保存期限，并将保管地点和保存期限通知各使用单位。6.3、安全记录保存期限一般应遵循下列原则：一、具有永久性保存价值的记录，应整理成档案，长期保管；二、有保管时间要求的安全记录，则按要求时间保存；三、无保管时间要求的安全记录，一般保存期限一年。7、安全记录的编号7.1、为保证安全记录有唯一的标识，每一种安全记录表格应有唯一的编号，编号由安全记录所在部门的主管领导指定专人进行，方法如下：7.2、记录分类将记录统分为四类，对照的字母分类为：档案类记录：DA管理类(审批、备案、登记的表格)：GL检查类：JC记录类(包括值班、生产等的`格式记录)：J7.3、专业按主管部门分为：安全：AQ，办公：BG，保卫：BW，工程：GC，企管：QG，安全标准化：AQB7.4、单位编号编号单位名称编号单位名称编号单位名称01办公室02保卫部03康乐部04人力资源部05工程部06财务部07餐饮部08客房部09采购部10市场营销部7.5、顺序号由组织编写的部门按照单一的记录分类、专业分类、部门排序，给记录表赋予一个单独的号码，组织编写的部门同时建立一个记录清单，明确记录使用的范围、对象、频率，防止一号多表或一表多号。7.6、年代号年代号由一个四位数字组成，代表记录的编制年代，如“2011”代表2011年编制。7.7、记录编号位于记录的首页右上角，距页边不小于1厘米，新时期罗马四号字体。8、安全记录格式的修改或换版8.1、安全记录格式有修改需求时，由提出部门按《变更管理程序》填写“变更申请审批表”，并附修改后的格式样品，在申请单中陈述修改的理由和依据，经安全记录所在部门的主管领导审核批准后编号、印刷、使用，并报主管部门备案。8.2、使用新格式的安全记录取代原旧的记录表格，各使用单位应在新表格投用时，立即收回旧表格，并自行销毁。不允许在使用场所出现新旧记录交替使用的现象。8.3、安全记录的格式修改由各单位在“安全记录清单”备注栏上记录格式修改时间。9、安全记录的填写9.1、所有安全记录都应用钢笔或签字笔填写，填写要求字迹清楚，填写正确、完整和及时。9.2、安全记录上应写明年、月、日及记录人签名，签名时要写全名，必须是记录人本人签字。9.3、安全记录表格的填写应遵循下列要求：一、对有要求的记录栏目，做到字迹清晰、持久，内容完整，具有真实性、准确性、及时性；二、对于记录空格，用“以下空白”章或用“——”符号注销；三、当遇到缺项时，填写“缺项”；当问题记录结果为无问题，填写“无”；四、技术性安全记录数据不变，须重新抄上，管理性安全记录竖向整格内容相同，可用“同上”或“〃”表示；五、从某行开始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符号填满；六、安全记录不能随便更改，若确因笔误需更改时，用“—”(文字可用“0”)符号注销，在符号上方由本人更正重新记录。对外发送的文件内容更改除用上述规定的符号更改外，还需有更改人的签名与更改日期。10、安全记录的收集与归档10.1、各单位负责对本单位主管的(自己编号的)安全记录和所有安全记录列出总的“安全记录清单”。10.2、每年12月份各单位安全记录人员负责收集主管范围内各“安全记录清单”中自己主管的部分与主管部门进行核对，主管部门将年度核对清单报安全管理部备案。10.3、各单位将使用完的安全记录按“安全记录清单”上的保存地点、保存期限按编号、时间顺序进行装订、编目、归档。10.4、保卫部依据各部门上报的“安全记录清单”编制酒店年度“安全记录总览表”，以便各单位部门查询。11、安全记录的保存11.1、各单位应按照相关档案管理要求，指定专人管理，保存环境符合要求，防止因日晒、雨淋、受潮、霉变、鼠咬、虫蛀、火灾而损坏。11.2、所有安全记录的保存应便于存取和检查。11.3、电子媒体安全记录由使用单位自行妥善保存。11.4、记录的保存时间在记录清单中逐个注明。12、安全记录的借阅12.1、借阅安全记录须办理借阅手续，各单位在借阅安全记录时应填写“记录借阅登记表”，并要求借阅人签名。12.2、若需外借，需经归档单位领导批准。保密安全记录外借必须经文件主管部门领导同意。12.3、合同有要求时，在商定期内安全记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。13、安全记录的销毁根据安全记录的保存期限，各归档单位对到期安全记录由保管人员填写“安全记录销毁登记表”由主管领导批准进行销毁。附则1、本办法由标准办公室起草，并负责解释。2、本办法自发布之日起施行。